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Conteúdo 10 de janeiro de 2018

As engrenagens do tempo em logística

Outro dia eu estava saindo de um restaurante quando vi um homem com um aspecto ansioso, aparentemente a espera de alguém ou alguma coisa. Ele olhava para o relógio de pulso e depois no celular, parecia que estava conferindo o sincronismo dos relógios, ou simplesmente não acreditando na situação de ficar a espera. Essa situação, extremamente corriqueira, que todo o ser humano passa, me fez pensar o quanto nós da área de logística somos aficionados pelo tempo.

Quase todas as métricas de desempenho de logística estão embasadas, ou simplesmente relacionadas, com essa variável que o homem vem medido através dos séculos “o tempo”. Por um momento eu me peguei fazendo um paralelo com o funcionamento de uma operação logística e o “funcionamento” de um relógio. Convido o amigo leitor a se colocar na posição de um relojoeiro da logística e descobrir o quanto as atividades de logística tem em comum com os mecanismos deste que muitas vezes parece ser nosso maior inimigo, o relógio.

Durante muitos e muitos anos o homem utilizou como principal medidor de tempo os relógios de sol, Clepsidra, ampulheta e relógios de fogo. Só no ano 850 de nossa era que foi construído por Pacífico, arcebispo de Verona, o primeiro relógio puramente mecânico, consistido de um conjunto de engrenagens movidas por peso. Tal mecanismo, complexo até para os dias de hoje, exige um conhecimento profundo para entender dos aspectos técnicos do relógio. Mas fique calmo, não é minha intenção fazer que o amigo leitor se torne aprendiz de um senhor suíço para conhecer as técnicas da construção de um relógio mecânico. Vamos nos ater apenas aos aspectos gerais.

A precisão é um adjetivo perseguido tanto por nós de logística quanto pelos relojoeiros, no caso do relógio mecânico 90 % da precisão está relacionada à espiral do balanço, é claro que tudo precisa estar em ordem, pois quase qualquer peça pode afetar a precisão, mas mesmo se tudo estiver correto, se a espiral não estiver perfeita, a precisão será ruim. Assim como no relógio a operação logística também tem a espiral do balanço, que é um bom líder, que sabe exatamente onde colocar cada peça, neste caso pessoas, no lugar certo para que tudo funcione em sincronia. É comum haver um engano por parte das empresas em achar que aquele funcionário que é muito bom operacionalmente será o melhor gestor, um bom gestor tem que conhecer pessoas, motivar as pessoas e se tornar um exemplo a ser seguido. Se isso não acontece as engrenagens não se movem. Não estou dizendo aqui que um bom colaborador operacional não possa ser um bom gestor, mas um treinamento de capacitação é fundamental nessa transição de função.

Vale a pena lembrar que precisão num relógio mecânico não é meramente quantos segundos o relógio atrasa ou adianta. Um relógio, para ser dito preciso, tem que apresentar regularidade e estabilidade de marcha. Em logística “estabilidade de marcha” também é muito importante para garantir uma operação robusta transmitindo confiança ao cliente final. Tem algumas empresas que “correm” para cumprir o prazo, muitas vezes se valendo do fator sorte, e se esquecem de fazer um plano para evitar situações criticas garantindo a estabilidade de marcha. É comum em logística achar que uma situação diferente do dia a dia que causou grandes transtornos dificilmente se repetirá, e assim não se registra tal acontecimento. Se não registramos o histórico operacional como podemos construir um plano operacional consistente a fim de cobrir quase todas as variações da operação?

Uma sugestão que tem funcionado muito bem é ter um pequeno grupo especialista em tratar essas situações excepcionais e garantindo o registro do fato. Nesse ponto estou certo que toda a equipe, independente da função, se beneficia.

Num relógio às vezes é necessário fazer ajustes e regulagens para garantir a precisão. Amigo leitor pode parecer redundante, mas devo dizer que no mundo dos relógios ajustes e regulagens são coisas diferentes. Ajuste é uma série de procedimentos de alterações especialmente referentes à espiral. Regulagem por sua vez é a mera alteração da marcha absoluta por meio do regulador. O ajuste precede a regulagem, e sem um bom ajuste, qualquer tentativa de regulagem será em vão. Além disso, o ajuste é algo que muda muito pouco com o tempo, ou seja, um relógio bem ajustado, em teoria, será bem ajusto por muitos e muitos anos, Já a regulagem sim, precisa ser feita de tempos em tempos.

Em logística eu considero ajuste como a necessidade de formação de equipe, se o turnover da equipe for muito alto demandando ajustes de tempos em tempos temos que chamar o “relojoeiro”, no caso o gerente. Para garantir que uma equipe seja bem ajustada é importante que ela seja formada por profissionais treinados e com procedimentos operacionais robustos a serem seguidos. Já a regulagem, considero como as operações do nosso dia a dia; basicamente a distribuição de recursos para garantir a eficiência da operação, e sabemos que essa regulagem em logística é bem corriqueira dado a flutuação de nossas demandas. Essas duas funções não tem nada de novo, mas por que nos deparamos com empresas que aparentemente tem todos estes elementos e parecem não funcionar? Pela minha experiência eu arisco dizer que na maioria dos casos é porque “ajuste / regulagem” que são feitos não estão sendo percebidos pela equipe, é fundamental que todos entendam e se envolvam nas metas do time e este envolvimento acontece quando existe um reconhecimento do valor de cada peça que compõe esse “relógio logístico”. Elas precisam se sentir parte integrante de todo o processo e não simplesmente só mais uma engrenagem.

Parece que o nosso maior inimigo tem muito mais coisas em comum do que eu imaginava, e agora toda a vez que olho no meu relógio não deixo de sentir uma sinergia entre o meu trabalho e o dele. De certa forma, agora tenho um olhar diferente para o relógio quando passo por situações de espera e penso no que eu fiz de errado para desregular a marcha do meu relógio interno.

Espero que todos aqueles que têm passado por situações de espera como o senhor da porta do restaurante, possam refletir se não é hora de fazer uma regulagem nas engrenagens do seu relógio interno.

Até a próxima.

Marcos Miranda

Pós-Graduado em Administração para engenheiros (FEI)
Formação acadêmica em Engenharia de Produção
15 anos de experiência com supply chain

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