Sistemas de Gestão: a importância para as empresas interessadas na certificação e manutenção do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA)

Qual empresário ou executivo não deseja fervorosamente superar as expectativas da empresa ou de seus clientes? A resposta é óbvia. Se uma empresa consegue alcançar a satisfação de seus clientes, esta poderá aspirar novos objetivos, como por exemplo o de despertar novas necessidades, ampliar mercados, oferecer novos produtos ou serviços, etc.

No entanto, juntamente com este enfoque ao cliente, é necessário que a empresa olhe também para seu interior, identificando assim suas capacidades de produzir com “zero defeito”, como meta. Esta prática deve ser incorporada por todo escalão, incluindo obrigatoriamente a estrutura operacional, que deverá possuir a capacidade para cumprir com estes objetivos.

Diante do exposto, para se alcançar tais objetivos, é necessário que se defina um processo integrado, concebido segundo as características da empresa, para assim operar de forma coordenada, respeitando um sistema de atividades preestabelecidas. Assim, se todos os processos responderem a este critério integrado, o resultado inerente das capacidades permitirá ser claramente diferenciado, gerando assim competências e proporcionando uma percepção de qualidade.

Para se criar e desenvolver um sistema de gestão – seja ele qual for, que permita alcançar níveis elevados de qualidade é necessário que todo pessoal esteja preparado e familiarizado com as intenções da empresa, incluindo especialmente os profissionais que lideram o projeto de implementação que deverão efetuar processos de auditorias internas, ou acompanhar diretamente as verificações externas para encontrar inconsistências, empreender ações preventivas e corretivas, bem como garantir a melhoria contínua dos processos.

Baseado no sistema de gestão implementado, a empresa deverá determinar objetivos, com a finalidade de melhorar seus processos operacionais e controlar de maneira eficiente os aspectos mais importantes de sua atividade, melhorando assim com o tempo seus controles internos e a qualidade de seus processos, através da sistematização das operações, do aumento do nível de competitividade, da geração de um alto nível de confiança interno e externo, da redução dos custos operacionais, da adequação correta à legislação, do aumento dos investimentos dos acionistas, sócios e investidores, do aumento de desempenho dos profissionais, da redução de tempos e desperdícios.

Por fim, também este processo é passível de possíveis problemas, onde geralmente a principal dificuldade se destaca com a falta de compromisso por parte da Administração, em fazer a efetiva implementação deste sistema de gestão.

Normas de Conformidade e Segurança no Comércio Exterior
Com a necessidade de proteção da cadeia logística internacional contra as ameaças de terrorismo, narcotráfico, pirataria, contrabando e demais riscos presentes no comércio internacional, surgiram diversos programas de conformidade e segurança como por exemplo OEA, C-TPAT, ISO 28000, BASC e tantos outros que desenvolveram suas próprias normas ou procedimentos a serem aplicados nas empresas que atuam direta ou indiretamente com importação, exportação ou como intervenientes destes processos.

No Brasil, o Programa de Operador Econômico Autorizado – OEA, que foi criado pela Organização Mundial das Aduanas no ano de 2005 e efetivamente implementado a partir de 2008, foi implementado em dezembro de 2014 e atualmente conta com 111 certificações no geral, onde tais, recebem o benefício de acreditação pela Receita Federal do Brasil e a simplificação de controles aduaneiros nos processos de importação e exportação (de acordo com a modalidade escolhida para a certificação), traduzindo assim em redução de custos monetários e de tempo.

Para a implementação do programa acima mencionado foi elaborado pela Receita Federal do Brasil a Instrução Normativa nº 1598 de 09 de dezembro de 2015, esta, juntamente com suas atualizações, determina as diretrizes mencionadas anteriormente, em busca da implementação e aplicação de boas práticas de conformidade e segurança para evitar riscos de inconformidades, contaminações da cadeia logística ou a promoção de atividades ilícitas.

Tal Norma, se assim podemos considerar, contempla um aspecto importante para desenvolvimento da qualidade e da competitividade: a necessidade de aplicação dentro de um Sistema de Gestão e Controle. Esta como todas as demais deverá ser definida e contemplada de forma inter-relacionada com um conjunto de elementos (com procedimentos, instruções de trabalho, formulários e elementos similares de controle), mediante os quais as empresas requerentes deverão planejar, executar e controlar as atividades.

Ainda cabe informar que, como em todos os demais sistemas de gestão, a implementação do programa de Operador Econômico Autorizado – OEA deverá contar com uma metodologia de criação, estruturação, processo de implementação e validação/verificação quando possível por uma terceira parte, fazendo assim com que as empresas certificadas se constituam como uma força importante, para o governo (gerando confiança e oportunidades de reconhecimento/simplificação), para o mercado (impulsionando a competitividade nas atividades que operam).

Basicamente, estas empresas que se certificam como Operador Econômico Autorizado – OEA, serão consideradas empresas que realizam suas atividades dentro das melhores práticas e que conduzem de forma econômica sua energia, tempo, recursos, horas, menores riscos, melhores trâmites, etc. Ainda o contínuo e sistemático bom uso destes recursos, por parte de um conjunto de empresas, produzirá ao longo do tempo uma somatória de efeitos positivos, de benefícios sociais e econômicos, gerando assim um consequente aumento nos índices de competitividade entre as empresas.

Por fim, reforçamos a importância da necessidade de se implementar e manter um sistema de gestão aplicado ao Programa de Operador Econômico Autorizado – OEA, esta necessidade está explicita no ANEXO II – Questionário de Auto Avaliação, e determinado logo nos Requisitos de Admissibilidade – Itens 1.6 (Certificações em Segurança e Conformidade Aduaneira) e 1.7 (Periodicidade de Auditorias) – onde em muitos casos estes pontos são negligenciados pelas empresas requerentes e empresas de assessoria que suportam tais certificações, fazendo assim com que o pedido seja de pronto inadmitido e arquivado.

Artigo escrito por Daniel Gobbi Costa (dgobbi@allcompliance.com.br)
Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos. Atua desde 2007 em atividades de Auditoria e Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos, agora como Sócio/Responsável nas empresas Alliance Consultoria e Treinamento Empresarial (www.allcompliance.com.br) e Innova Consultoria Empresarial e Qualificação Executiva (www.innova-bpc.com.br). Professor da Devry do Brasil, unidade Metrocamp de Campinas.