Uma luz sobre os processos concorrenciais

A aquisição de matérias primas, peças, insumos, serviços e produtos em geral é, em maior ou menor grau, comum a qualquer empresa, porém nem sempre o modelo adotado para a sua efetivação segue um processo bem estruturado.

A falta de equalização entre o entendimento do que se pretende adquirir (comprador) e o que se deve entregar (fornecedor) é um motivador de insatisfação, sem contar o alto preço pago pelo desgaste no relacionamento.

Mais comum do que possa parecer, essa é a realidade no dia a dia das negociações comerciais entre as empresas.

Algumas regras devem ser seguidas e o alinhamento buscado incessantemente, para que não haja perda de vantagens competitivas para aquele que compra, e entrega incompleta ou divergente por parte daquele que fornece.

Para o êxito dessa tratativa, vale a pena jogar uma luz sobre as três principais ferramentas de suporte ao processo de compras, que, invariavelmente, são ignoradas ou, tanto pior, confundidas pelas empresas compradoras e seus respectivos profissionais da área de suprimentos. Vamos a elas:

RFI – Request For Information ou Solicitação de Informações – Mostra, na fase preliminar do processo, o escopo do que será adquirido e colhe informações detalhadas das empresas que foram previamente qualificadas para a concorrência.

Essas informações são de cunho técnico, financeiro, de referências comerciais e bancárias, e sobre a sua capacidade de fornecimento, devendo ser utilizada para fundamentar a decisão sobre quais empresas estão aptas a atender à demanda requerida e para habilitar fornecedores a participarem das fases seguintes do processo.

Vale lembrar que “preços referenciais” podem até ser solicitados na RFI, mas apenas para balizamento e não como fator decisório exclusivo para escolha de um fornecedor específico.

Recomenda-se a geração de um documento padronizado, para facilitar a análise das respostas e necessariamente deverá ser acompanhado de um contrato de confidencialidade, já que os fornecedores revelarão dados e informações importantes sobre seus negócios.

RFP – Request For Proposal ou Solicitação de Proposta – Utilizada para formalizar a solicitação de produtos e serviços claramente definidos, com base em dados técnicos específicos ou escopos bem detalhados.

Geralmente aplicada a processos de fornecimento em que se pretende ter um regime de parceria de médio/longo prazos com os fornecedores ou em fornecimentos pontuais que possuam especificidades exclusivas e/ou que envolvam grandes investimentos.

É através desta ferramenta que se obtêm os diferenciais competitivos e os pontos de relevância que distinguem cada um dos competidores.

RFQ – Request For Quotation ou Solicitação de Cotação – Utilizada na obtenção de preços e condições comerciais de bens de produção regular repetitiva, serviços padronizados ou, ainda, para itens considerados “commodities”, embora espera-se que a empresa compradora forneça todas as especificações técnicas inerentes ao que deseja adquirir.

Há situações nas quais uma RFQ pode ser precedida por uma RFP. Neste caso, a RFQ é aplicada na fase seguinte, para refinamento de valores e condições comerciais junto aos fornecedores que passaram pelo funil de qualificação das suas propostas.

Resumindo, RFI, RFP e RFQ são ferramentas que podem ser utilizadas de forma individual ou conjunta, com o objetivo único de se alcançar o pleno sucesso em uma aquisição, porém o seu uso dependerá muito do grau de profissionalismo e profundidade que se devotarão à preparação prévia e à sua aplicação no processo.

Essas ferramentas garantem um processo transparente, justo, honesto e de confidencialidade garantida para quem compra e para quem fornece.

Até a próxima!