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Tecnologia 22 de maio de 2019

Torre de controle de logística permite monitoramento em tempo real da entrega de medicamentos

Com o objetivo de aperfeiçoar o processo de distribuição de medicamentos de alta complexidade e outros produtos hospitalares, garantindo a qualidade nas entregas ao público final, a Profarma Specialty – PFS (Fone: 0800 722 5060 – Opção 5) acaba de inaugurar a sua própria torre de controle de logística. A empresa possui um catálogo diversificado e oferece produtos oncológicos, dermatológicos, vacinas, medical devices e hospitalares em geral. Desta forma, a busca por soluções inovadoras é prioridade.

“O investimento em novas tecnologias garante a qualidade nas entregas ao monitorar 24 horas por dia os produtos em rota por meio de inteligência artificial com coleta de dados em tempo real. Essa nova central de monitoramento está instalada na sede da companhia em São Paulo, SP, e conta com uma equipe totalmente dedicada ao processo de monitoramento”, comenta Patrick von Schaaffhausen, vice-presidente de Estratégia e Operações da empresa.

Ele também lembra que medicamentos de alta complexidade são drogas produzidas por meio de biossíntese em células vivas, ao contrário dos produtos sintéticos que são produzidos por síntese química. Por se tratarem da maior fonte de inovação da indústria farmacêutica, exigindo investimentos altos em pesquisas clínicas que duram anos, são delicados e possuem um alto custo, por isso, precisam de atenção especial no momento da entrega ao cliente final.

Além disso, grande parte desses medicamentos é indicada para o tratamento de câncer, doenças raras e crônicas, como a esclerose múltipla. Desta forma, o recebimento no prazo e nas condições estabelecidas no momento da compra é essencial para a manutenção do tratamento desses pacientes, que, muitas vezes, encontram-se em situação debilitada de saúde.

Adicionalmente, a nova tecnologia permite também munir os clientes com informações mais precisas sobre as entregas e proteger de casos de roubo de cargas, facilitando o processo de implantação do plano de gerenciamento de risco a ser adotado pelas transportadoras e farmacêuticas envolvidas na cadeia logística dos medicamentos.

 

A ferramenta

Antes de falar da torre de controle, Schaaffhausen lembra que a empresa possui seis Centros de Distribuição próprios, localizados em São Paulo, SP, Curitiba, PR, Canoas, RS, Goiânia, GO, Rio de Janeiro, RJ, e Serra, ES. “A Profarma Specialty possui CDs próprios para controle e gestão da operação, garantia dos processos, qualidade e eficiência.”

Além disso, trabalha com frota terceirizada. No total, são mais de 10 parceiros que somam uma frota superior a 100 veículos. “Nosso foco é na gestão do processo e a frota terceirizada garante a capilaridade e abrangência necessária”, diz o vice-presidente de Estratégia e Operações, lembrando, ainda, que os pedidos são captados pelos seus consultores externos, pelas televendas e indústrias parceiras.

A torre de controle conta com duas plataformas digitais para acompanhamento do processo: portal para web e aplicativo para tablet e celular. No site, é possível acompanhar o status de cada entrega individualmente, por meio de mapas com rastreamento, alertas e notificações, imagem do canhoto com assinatura do recebimento do produto, painéis com indicadores-chave de desempenho e tempo de espera. O aplicativo funciona online ou offline e auxilia no trabalho do motorista, que pode indicar motivos de não-entregas e atrasos, pausas e tempo de espera, solicitar contato da base, conferência nas coletas e digitalizar o canhoto assinado.

Toda essa tecnologia permite evoluir para um modelo que prevê o horário da entrega e que sejam geradas métricas para maior visibilidade, inclusive, dos detalhes que precisam ser aprimorados durante o processo para que todos os envolvidos tenham as informações reportadas em tempo real.

Neste processo todo, a Inteligência Artificial cria um histórico das rotas e tempos de deslocamento, por entrega e cliente, permitindo a criação de um modelo preditivo a partir desses dados.

Por outro lado, o monitoramento em tempo real permite, ainda, oferecer aos clientes informações precisas sobre os produtos, além de garantir a segurança do processo, já que facilita a implementação do plano de gerenciamento de riscos envolvendo todos os players da cadeia logística. “A companhia está sempre em busca de oferecer o melhor serviço possível para o público, seja ele clientes ou parceiros. Por isso, fazer investimento em novas tecnologias, que otimizam o trabalho da equipe das três unidades de negócios – Distribuição, Farmácia de Especialidades e Suporte ao Paciente –, está no DNA da Profarma Specialty”, diz Schaaffhausen.

Sobre como foi instalada a torre, ele ressalta que utilizaram uma combinação da tecnologia da Comprovei aliada ao desenvolvimento interno para viabilizar a torre de controle. A estrutura foi montada dentro da sede da Profarma Specialty, em São Paulo, SP, em local próximo de onde fica localizada a equipe de atendimento de Distribuição. Todo o processo de instalação da tecnologia foi concluído em quatro meses, conforme o planejamento previsto inicialmente.

“O maior desafio foi a mudança de cultura dos motoristas, que passaram a utilizar um novo aplicativo. A solução foi aproximá-los do processo e esclarecer os benefícios. Já o treinamento do pessoal que opera a torre foi realizado na própria ferramenta, com um processo contínuo de aprendizado. Os operadores acompanharam toda a implantação e já participam presencialmente desde a fase piloto para se familiarizar com a ferramenta.”

Schaaffhausen também destaca que, para obter o sucesso na entrega desses medicamentos, contam não apenas com o auxílio da tecnologia, mas também com o apoio das transportadoras parceiras, que estão sendo treinadas para utilizarem a nova ferramenta.

“Seguimos com as transportadoras que já trabalhávamos e com a implementação da ferramenta poderemos avaliar a eficiência de cada empresa que atende a Profarma Specialty, seguindo sempre em busca de melhoria contínua. No caso do treinamento destas transportadoras, não tivemos problemas, pelo contrário, elas se mostraram parceiras por entender que também é um benefício para elas.”

Assim que a tecnologia foi adquirida pela Profarma Specialty, foi realizado um cronograma de treinamento para todas as transportadoras parceiras. Em um primeiro momento, representantes dessas empresas foram até a sede da PFS em São Paulo para um workshop no qual foram apresentados à ferramenta e às vantagens que a tecnologia ofereceria ao serviço prestado por eles. Depois, vários treinamentos online foram realizados com os colaboradores que estarão diretamente envolvidos com a torre de controle, seguindo um cronograma que finalizou em abril com o início das atividades do novo sistema. Com a torre de controle já em funcionamento, a Profarma Specialty continua à disposição das transportadoras para esclarecimentos de dúvidas e suporte em caso de eventuais ocorrências.

 

Resultados

A expectativa da companhia com a instalação da torre de controle é de que o serviço de distribuição oferecido seja cada vez mais preciso e de qualidade. “Essa tecnologia nos permite prever alguns pontos importantes, como horário da entrega, posicionamento do medicamento e trânsito no local, por exemplo. Desta forma, as métricas geradas pelo sistema dão maior visibilidade sobre o processo e os detalhes que precisam ser aprimorados para que todos os envolvidos na cadeia tenham as informações reportadas em tempo real”, lembra Schaaffhausen.

Os resultados esperados em termos de segurança da carga também são significativos. Como a torre de controle permite monitorar o local exato de onde a carga se encontra, caso ocorra alguma intercorrência, a informação sobre o acontecimento chegará mais rápido ao responsável por iniciar o processo de gerenciamento de riscos. Desta maneira, todo o processo a ser adotado pelas transportadoras e farmacêuticas envolvidas na cadeia logística desses medicamentos ocorre de forma mais efetiva e rápida.

“Certamente, cada vez mais os clientes demandam informações em tempo real e eficiência. A torre de controle vem para reforçar essa tendência”, finaliza o vice-presidente de Estratégia e Operações.

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A empresa

Fundada em 2014, a Profarma Specialty é uma joint venture formada a partir da associação da Profarma, player diversificado do setor de saúde, e a AmerisourceBergen, líder mundial em especialidades farmacêuticas. Atuando em parceria com reconhecidas farmacêuticas, é a única companhia do Brasil com serviços integrados em Distribuição, Farmácia de Especialidades e Suporte ao Paciente.

 

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