10 dicas para que as transportadoras se mantenham produtivas, e competitivas, mesmo com o trabalho remoto

Com nunca antes na história a digitalização que coloca produtos e serviços na palma da mão (e na nuvem) foi tão útil e necessária.

A restrição de circulação e contato social fechou o comércio (como em São Paulo, por exemplo), e mesmo supermercados e farmácias têm sua ocupação limitada para prevenir a transmissão do vírus que assusta o mundo. Todas as necessidades passaram a ser atendidas, ou orientadas, por meio de sites e aplicativos, o que corrobora a tendência de que a transportadora que não se fizer presente nesses plataformas, está fora do mercado.

Mas como operacionalizar tamanha demanda cumprindo as medidas sanitárias impostas (de forma acertada) às empresas?

Primeiro, adotando medidas extras de higienização de objetos que inevitavelmente são compartilhados, garantido a sanidade dos profissionais que precisam estar em seus postos de trabalho. Ao mesmo tempo que adota regras seguras para o home office.

A Loggup, com o objetivo de ajudar as transportadoras nesse momento difícil e de grande responsabilidade do setor de garantir o abastecimento com segurança e respeito ao que determina o governo federal, elaborou dicas importantes de conduta para que se mantenham produtivas e competitivas também no home office. Confira:

• Dica 1 – Estude caso a caso e dê preferência à modalidade remota

Lembre-se que o mais importante e a proteção do seu profissional. A preferência deve ser, nesse momento, pelo home office. É melhor o trabalhador protegido e trabalhando em casa, do que se contaminando e disseminado o vírus no transporte público, em casa e no próprio ambiente de trabalho, afastando os que impreterivelmente precisam estar presentes. Essa atitude faz parte de uma gestão de riscos e deve ser considerada prioritariamente.

• Dica 2 – Registre um aditamento ao contrato de trabalho e negocie o fornecimento de equipamentos

O consentimento para o teletrabalho deve ser registrado em um aditamento ao contrato de trabalho, para garantia da transportadora e de seu funcionário. Lembre-se que a legislação prevê ainda, que ambas as partes devem negociar a responsabilidade pelo fornecimento dos equipamentos para a realização do home office. Caso os dispositivos sejam concedidos pela empresa, em hipótese alguma podem ser considerados como parte da remuneração do funcionário.

Assim, neste caso, cabe à transportadora arcar com o aumento das despesas do empregado em relação às contas de energia elétrica, telefonia, internet, etc. Como nesse período não haverá deslocamento do funcionário, o vale-transporte pode ser suspenso. O vale-refeição e o vale-alimentação, contudo, devem ser mantidos.

Mesmo com o funcionário trabalhando em casa, a legislação determina que a empresa se responsabilize pelas condições de trabalho, provendo orientações sobre medidas de segurança com o objetivo de evitar doenças, como a Covid-19, ocupacionais ou acidentes.

• Dica 3 – Crie um canal de contato e monitoramento para garantir a produtividade

          Essa dica é importante para mensurar o resultado das operações realizadas remotamente. É recomendável que a empresa se certifique que o profissional esteja comprometido com o cumprimento de uma rotina ou horário de trabalho, permanecendo online para interagir com a equipe e cumprir os prazos das tarefas. Cabe a esse trabalhador a consulta regular dos

canais de comunicação estabelecidos, como e-mail, WhatsApp, Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts, etc.; lembrando sempre que o sigilo dos dados acessados remotamente deve ser preservado, sempre.

Combinar com o seu time é a melhor estratégia para comunicação. Abuse dos canais que supram todas as necessidades de trabalho. Lembre-se que é melhor combinar de acordo com o perfil dos funcionários, evitando a dificuldade de se adaptar a uma tecnologia desconhecida.

• Dica 4 – Priorize reuniões por videoconferência

          A tecnologia está disponível para ser utilizada e com ela é possível promover reuniões com toda a equipe da transportadora que está trabalhando remotamente, assim é possível, em determinada hora do dia, reunir um responsável do financeiro, da expedição, de compras, contas a pagar, etc. É uma forma eficiente de fazer o balanço do dia e se programar para as próximas metas.

As videoconferências (ou vídeo chamadas) são eficientes para eliminar os ruídos de comunicação, pois não se confunde a intenção das falas ao ver a expressão dos participantes.

Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe ficar atualizada do contexto geral e tirar a sensação de isolamento. A medida também ajuda como aviso para marcar o fim do expediente, mostrando que não será cobrada uma resposta por mensagem ou e-mail do funcionário após certo horário.

• Dica 5 – Eleja uma liderança para lidar com os profissionais remotos

Essa liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com a mudança abrupta. Um cuidado especial é com a cobrança e com a administração do tempo: estar mais tempo online não significa que a equipe está mais presente ou produtiva. A dica é combinar entregas periódicas, seja no primeiro horário, dia ou semana, para cada time.

• Dica 6 – Recomende que trabalhador mantenha uma rotina de trabalho

      Manter a rotina normal é uma dica valiosíssima. Oriente o seu funcionário que, mesmo em casa, precisa manter a mesma rotina da empresa, ou seja, precisa tirar o pijama e se arrumar como se fosse para o escritório. Claro, não precisa colocar terno e gravata, mas é bom estar arrumado para o dia e para uma eventual videoconferência. A prática também ajuda a manter a confiança e evitar a preguiça, uma cilada quando se trabalha em casa.

• Dica 7 – A qualidade de vida deve ser priorizada no home office

O trabalhador no escritório está sob os cuidados da empresa, com horário de almoço determinado e momentos para um café. No home office essas pausas podem ser negligenciadas e é importante o cuidado com a qualidade de vida desse trabalhador.

Cabe as transportadoras orientar seus profissionais que estão trabalhando remotamente a pausar a atividade vez por outra, caminhar um pouco pela casa e a respeitar os horários de alimentação e hidratação.

• Dica 8 – Incentive o autoconhecimento, o trabalho remoto oferece essa possibilidade

      Uma das vantagens do home office e possibilitar ao trabalhador conhecer melhor o seu perfil produtivo e descobrir qual é a sua melhor dinâmica de trabalho. Algumas pessoas são mais produtivas de manhã e quando interagem com colegas; outros preferem a tarde. A flexibilidade do home office permite que o profissional entenda como é seu ideal de trabalho. Valorize essa descoberta.

• Dica 9 – Mantenha a humanidade do processo, a distância não muda as relações

      Mesmo que o trabalhador esteja do outro lado na cidade, trabalhando remotamente, as relações de trabalho continuam as mesmas. Por isso é recomendável que se mantenham as atitudes um pouco mais informais. Assim se prioriza o compartilhamento das experiências entre os trabalhadores, como envio de imagens do horário do almoço ou da pausa para o café. Essa é uma forma eficiente de manter os relacionamentos entre os profissionais e minimizar o sentimento de isolamento. A liderança tem um papel primordial também nessa questão, mostrando iniciativas positivas que os colaboradores podem copiar.

• Dica 10 – Paciência e empatia, essa é a melhor equação para superar essa crise

Lembre-se que qualquer processo de mudança no trabalho tem seus desafios (muitos inesperados) e exige um tempo para adaptação. Com o risco de infecção pelo novo coronavírus a peculiaridade está na tenção que envolve a saúde de todos nós.

Mantenha os canais já destacados acima abertos para se comunicar e tirar todas as dúvidas dos seus colaboradores que estão em home office. Essa é uma maneira eficaz de transmitir segurança funcionários sobre a evolução da pandemia, o modelo de trabalho remoto, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos.

Seja remoto ou presencial, higiene é a ordem

Por fim, é imperativo que os empresários sigam (e indiquem) as seguintes orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS):

• Mantenha o local de trabalho limpo, com destaque para superfícies (como mesas), além de objetos como telefones e teclados. Tudo deve ser limpo regularmente com desinfetante.
• Incentive a lavagem de mãos de funcionários e clientes. Certifique-se de que ambos tenham acesso a locais ondem possam lavar as mãos com água e sabão.
• Espalhe postos de álcool em gel 70% pela empresa em locais visíveis e sinalizados.
• Mantenha os ambientes arejados.
• Divulgue internamente e externamente com pôsteres e cartazes sobre a importância de se prevenir do coronavírus.
• Forneça máscaras faciais e lenços de papel para pessoas que desenvolverem coriza ou tosse no ambiente de trabalho. O descarte desses materiais deve ser feito em lixos fechados com tampa.