Processos e indicadores no armazém

Introdução

Em um mundo moderno, complexo e cheio de adversidades, creio que há algo comum na qual todos podemos concordar: mais e mais os dados estão sendo gerados e numa quantidade exponencial. E nos armazéns e centros de distribuição logísticos isto não tem sido diferente. Dado é o rei nos armazéns de hoje. É o ouro negro que nos permite gerenciar e administrar. Será? Humm. E dados nada são, se não os transformamos em informação que nos deem um norte. Acredito que estamos coletando mais dados do que temos a habilidade de saber o que fazer com eles.  Mesmo como indivíduos, somos bombardeados com toneladas e toneladas de dados diários. E não temos a capacidade de processá-los. Não temos escolha. Temos que priorizar. Mas para priorizar temos que conhecer os processos. A experiência aqui tem enorme peso. Dado ao crescimento exponencial da importância logística durante os últimos meses – logística sempre foi relevante – tenho conversado muito com gestores de logística e algumas questões que me fazem estão centradas nos processos e indicadores dos armazéns e centros de distribuição. Pois bem, vamos “tricotar” este tema e falemos um pouco dos processos comuns à maioria dos armazéns e a partir daí vamos elencar alguns indicadores de desempenho pertinentes. Pode-se usar outros, claro. Mas é importante ter um ponto de partida.

Entendendo os processos

Nas minhas aulas e nos meus trabalhos consultivos, priorizo meia dúzia de processos convencionais dentro do armazém, que são:  recebimento, conferência e inspeção, armazenagem, separação, embalagem ou unitização (quando houver) e a expedição ou transporte. Otimizar esses processos pode levar a uma simplificação da operação, reduzir custos e erros e alcançar aquele que entendo seria um dos mais importantes indicadores que é a obtenção de uma taxa mais alta no atendimento do pedido ou da ordem. Vamos lá!

Recebimento

As operações do armazém se iniciam com o recebimento, e quaisquer ineficiências gerarão impactos nos processos que se seguem. Comumente, essa operação é feita nas plataformas ou docas, onde ocorrem a descarga das mercadorias do veículo. Dependendo das características é válido incluir as atividades de recebimento já a partir do pátio e da chegada do veículo incorporando pesagens e tempos de espera para validações dos documentos e informações administrativas. Com isso é possível monitorar gargalos que não são visíveis aos olhos de quem administra o armazém apenas dos pontos de descarga para o interior do armazém ou centro de distribuição. Ou como costumo dizer: da porteira para dentro. A eficiência holística do recebimento é muito importante. Checagens prévias da existência de pedidos dos itens a serem descarregados podem economizar tempo e evitar transtornos enormes.

Conferência e inspeção

Ao descarregar, a conferência dos produtos é necessária visando identificar a conformidade entre o físico e o discriminado em documento, além de possível avaliação da qualidade do insumo recebido.

Armazenagem ou estocagem

Uma vez que as mercadorias são recebidas, o processo de colocação nas estruturas de armazenagem, estantes, porta paletes, paletes ou mesmo no piso é disparada. Cada item deve ter o seu local designado para facilitar e agilizar o processo de “picking” ou separação, um dos processos importantes no armazém.

Separação

O processo de separação, mais conhecido como “picking”, impacta diretamente na agilidade e desempenho do armazém. Quanto maior a precisão na identificação dos locais, menor o tempo dispendido na busca e deslocamento, aumentando a produtividade. E não é apenas coletar o produto ou insumo correto. Deve-se considerar elementos de armazenagem importantes como o período de vigência e obsolescência – PEPS – Primeiro a entrar e primeiro a sair. Do inglês FIFO – First In First Out.

Embalagem ou unitização

Dependendo das características do negócio o acondicionamento se faz necessário. Muitas vezes esta atividade é realizada simultaneamente ao “picking” o que aumenta a velocidade e a agilidade no chão de depósito, evitando o duplo manuseio do item.

Expedição ou transporte

É a operação onde os pedidos estão prontos e preparados para serem transportados para o destino com todas as suas documentações, assim como eventuais atividades de roteirização.

MÉTRICAS

Embora os indicadores de desempenho aqui apresentados tenham uma vertente operacional, nem sempre considerada pelos gestores logísticos, é fundamental conhecê-las e aplicá-las para uma administração eficaz do armazém. A ideia aqui não é esgotar todos eles. E ademais podem variar de segmento para segmento, ou mesmo em função da característica do negócio e o estágio em que se encontra o item armazenado: se insumo, produto acabado, produto em processo, assim como suas características como sólidos, líquidos ou gases. Ao se dar prioridade aos indicadores mais relevantes do armazém é possível identificar o quão eficiente está sendo a operação, permitindo melhor entender as necessidades de melhoria e até mesmo utilizar o que eu chamo de indicador filho ou indicador subordinado. Em um primeiro momento, monitorar de uma forma genérica e priorizada é importante. Depende logicamente dos objetivos. Gosto de priorizar os indicadores da seguinte forma em um primeiro momento: no recebimento é importante identificar o tempo gasto nas operações desde a descarga na plataforma, ou similar, até guardar no estoque. Trata-se do ciclo da chegada até guardar. Por isso o “cross-docking” é tão importante. Embora exista uma demora entre as operações, o manuseio é reduzido pois não ocorre a armazenagem. O segundo indicador importante a considerar é o custo para atender uma ordem ou pedido. Se a empresa possuir mais armazéns é possível estabelecer comparativos entre estes custos. O meu terceiro indicador preferido é a acuracidade ou acurácia do estoque. Ou seja, aquilo que está sendo dito que existe realmente existe e não vai causar surpresas ou rupturas de pedidos. E por fim é importante monitorar as devoluções ou retornos e suas causas, e classificá-las. A taxa de retorno e porque retornaram possibilita criar iniciativas, ou mesmo projetos, para eliminar ou reduzir os problemas. Muita atenção com as movimentações desnecessárias. É o que mais acontece nos armazéns. A seguir apresento outros indicadores que podem ser utilizados para fazer a gestão à medida que o processo se consolida.

Indicadores de recebimento

Jamais desqualifique ou dê pouca atenção para este processo e seus indicadores. Eles são extremamente críticos. Eles ajudam a identificar as ineficiências nas operações de recebimento. Considero importantes os seguintes indicadores, que pode variar de acordo com as características da operação.

• Custo de recebimento por insumo recebido

Refere-se aos custos incorridos no processo de recebimento de cada item, levando em conta pessoas e equipamentos, e quaisquer outras despesas de manuseio.

• Produtividade

É definido considerando o número de horas gastos pelo volume de mercadorias recebidas. Pode ser feita por equipe ou por pessoa, depende dos objetivos e das características do negócio.

• Acuracidade

Percentual de recebimentos físicos corretos comparados às ordens recebidas além da comparação com os pedidos de compra, um problema extremamente sério nas organizações.

• Tempo de ciclo de recebimento

O tempo necessário para efetuar o processamento de cada recebimento.

• Utilização de Ponto de descarga

Pode ser medido de duas formas. Uma maneira é a utilização dos pontos existentes e a outra é o tempo de uso do ponto de descarga. São medidas que podem dar uma orientação sobre a capacidade física de recebimento do armazém.

Indicadores para “guardar” os materiais

A seguir apresento alguns indicadores que são importantes para medir a eficiência para armazenar ou guardar os itens no interior do armazém deixando os alocados para uso futuro. Os indicadores de desempenho aqui descritos trazem uma visão clara de potenciais ineficiências no processo. Identificar as barreiras, ineficiências, imprecisões ou mesmo falta/excesso de mão-de-obra ajudará na otimização do processo e eliminação dos obstáculos.

• Custo de armazenagem por item (ou por agrupamento)

Corresponde aos gastos incorridos para colocar o material em lugar designado. Considera os custos envolvidos na operação, como equipamentos e mão de obra.

• Produtividade

Este indicador fornece a capacidade que cada funcionário possui de guardar um volume de itens dentro de um espaço de tempo pré-definido, podendo ser hora, turno, dia ou semana.

• Acuracidade

Incrível. Deveria ser 100%. Mas nem sempre é. Corresponde à quantidade de itens que são guardados corretamente nos locais designados. Existem empresas cujos sistemas de gestão indicam os locais, mas por determinadas razões os funcionários não colocam no espaço determinado. Este comportamento leva a problemas de localização quando se realiza o “picking”. Acredite se quiser!

• Utilização de mão de obra e equipamentos

Corresponde ao uso de equipamentos de manuseio de material e de mão-de-obra normalmente medidos em percentual durante este processo de colocação dos itens em lugares designados.

• Ciclo de tempo total da operação

Tempo total gasto durante todo o processo de colocar os itens nos seus locais. Pode ser considerado por descargas de veículos, por ponto de descarga ou outra forma que possa trazer elementos que permitam a avaliação da operação. Asas à imaginação pode ser interessante aqui para extrair o melhor da operação.

Indicadores gerais do Armazém

Independentemente do uso de sistemas automáticos ou manuais, é importante medir a eficiência de armazenagem. Os KPIs (Key Performance Indicators) de gestão do armazém ou centro de distribuição e gestão dos estoques são de imenso valor quando se trata de maximizar os espaços e reduzir o custo de estoques. Por exemplo, uma baixa rotatividade dos estoques de determinados itens, mesmo insumos, pode significar queda nos volumes de vendas. Rastrear a razão da não movimentação pode levar a ações estratégicas através de um indicador operacional. São sinais importantes que conduzem a uma melhoria na gestão de maneira global.

• Custo de Estoque

O custo de manter estoques em um determinado período, inclui os custos dos estoques, custos de capital, custos de serviço, custos de possíveis danos e até custos de obsolescência. Quanto maior for o ciclo de permanência de um item no armazém, maior será o seu custo.

• Produtividade do armazém

Este indicador oferece informações sobre o Volume de estoque armazenado por metro quadrado. Trata-se da ocupação física, que pode ser medida também por posições paletes no armazém, atentando para a capacidade máxima e a melhor utilização possível envolvendo inclusive a disposição e layout ou arranjos físicos.

• Uso do espaço

Trata-se do percentual de espaço usado por itens armazenados sobre o total do espaço físico disponível para armazenagem.

• Giro ou Rotatividade de estoque

Corresponde ao número de vezes que todo o estoque gira durante um período. Este número varia de segmento para segmento e de tipo de material ou produto. Via de regra, itens perecíveis giram rápido. Importante estabelecer benchmarking com o mercado.

• Relação estoque-vendas

É uma medida dos níveis de estoque em relação às vendas. Esta relação ou taxa, ajuda a identificar oscilações semanais ou mensais no estoque contra as variações das vendas.

Indicadores para separação e acondicionamento visando atender pedidos

O processo de “picking” ou separação, envolvendo ou não o acondicionamento, impacta diretamente os prazos de entrega ao cliente. Quanto mais precisa for esta operação, maiores as chances de entregas em tempo gerando uma experiência positiva para o cliente final, interno ou externo à organização.

• Custo de separação e embalagem

O custo incorrido por ordem ou por item da ordem, incluindo manuseio, rotulagem e acondicionamento.

• Produtividade:

O número de linhas de pedidos separados dentro de um período.

• Precisão ou Acuracidade

A porcentagem de pedidos separados e embalados sem erro.

• Utilização de mão-de-obra e equipamento

O percentual de utilização de mão de obra e de equipamentos para realizar a operação de separação e acondicionamento.

• Tempo de ciclo do “picking”

Tempo consumido para separar e embalar cada pedido ou ordem.

Indicadores de Expedição ou Distribuição

Já mencionei previamente sobre a visão holística das operações logísticas. Os indicadores de desempenho aqui apresentados acompanham as mudanças orquestradas pelos modelos de negócios, onde os papéis e responsabilidades dos armazéns tornam-se mais amplos. Com a cadeia de abastecimento conectada e sempre em operação, há uma maior pressão sobre as atividades logísticas do armazém.  Tais indicadores podem apoiar no diagnóstico de problemas indiretamente conectados ao armazém ou centro de distribuição, mas que interfere no desempenho holístico da organização. Uma constante falta de produtos leva a identificar que os volumes estocados podem estar abaixo do nível requerido. Isso leva à necessidade de entender o comportamento do cliente final e melhorar as previsões, em um trabalho conjunto com outras áreas da organização. A seguir apresento alguns indicadores relevantes para a distribuição.

• Prazo de entrega do pedido

Este é um dos KPIs mais cruciais para armazéns e centros de distribuição pois interfere diretamente na satisfação do cliente. Refere-se ao tempo médio levado por um pedido para chegar ao cliente a partir do momento em que foi colocado. Portanto sua medida engloba os tempos operacionais e os administrativos, caso existam, como aprovação de crédito.

• Pedido Perfeito

Número de pedidos entregues pelo armazém e sem erros. Indica a taxa de sucesso do armazém/centro de distribuição. Indicador bastante discutido na década de 1990 e que passou a fazer parte do conjunto de indicadores dos armazéns logísticos.

• Pedidos em atraso

A flutuação da demanda e variações de mercado ou capacidades de produção pode levar à falta de estoque para atender pedidos. Este indicador tem um significado relevante: caso a taxa de pedidos em atraso permaneça consistentemente alta, pode vir a ser uma indicação de que há falhas no planejamento e nas estimativas de compras e produção.

Indicadores de Retornos ou Logística Reversa

Embora não seja o foco aqui, é importante entender que muitas vezes as operações dos armazéns estão expostas a retornos e logística reversa, considerando aqueles produtos e materiais devolvidos por clientes. Assim, os KPIs são necessários para medir a eficiência e a eficácia desse processo.

• Taxa de Retorno:

Este indicador mede a taxa de devoluções sobre as mercadorias vendidas. Mas não para aí. É importante segmentar as razões pelas quais as mercadorias retornaram e que ações devem ser tomadas para que não volte a ocorrer.

Conclusão

Estas são algumas dicas de importantes indicadores de desempenho utilizados nos armazéns e centros de distribuição.  Seguramente eles podem apoiar os gestores a diagnosticar eventuais problemas e as razões exatas as quais há um ônus de custos, baixa agilidade e insatisfação dos clientes. Tais indicadores ajudam a investigar as causas que levam aos problemas de desempenho, sejam eles operacionais ou financeiros. Entender a operação e seus processos, identificar, implementar e rastrear os indicadores do armazém consistentemente e com foco é um salto gigantesco para melhorar a produtividade, a eficiência e reduzir custos no armazém. Tenha uma visão holística. Pense no cliente e em sua satisfação e na organização como um todo. Não se foque apenas na sua parte operacional dentro de um limite de quatro paredes.

Para o infinito e além. Que a força esteja conosco. Nos cuidemos e muito! Estou no Linkedin. Me procure por lá e vamos trocar ideias. É sempre saudável!