Falta de organização nas entregas pode gerar custos extras nos postos de fiscalização

Caminhoneiros que trafegam pelas rodovias brasileiras com entregas de produtos encontram um impasse quando as obrigações fiscais não estão de acordo com os padrões exigidos: ficam parados nos postos de fiscalização. As consequências são o atraso na entrega das mercadorias e uma demanda de tempo que representa custos extras para as empresas.

Nas barreiras fiscais, os caminhões precisam provar que todas as obrigações foram efetivamente cumpridas, ou seja, se o caminhão está transportando mercadorias com suas respectivas Notas Fiscais, se o transporte também está com o devido Conhecimento de Transporte e se as guias Estaduais são necessárias e foram pagas. “Isso evita fraude e também sonegação de impostos. Todo tipo de transporte precisa necessariamente cumprir todas as obrigações acessórias e pagamento dos respectivos impostos em dia”, aponta Thiago Souza, um dos fundadores da startup Dootax, que automatiza a emissão e o pagamento de guias tributárias.

A falta de comprometimento com essa questão gera perdas para todos os lados, como ele explica:

– Para o vendedor, que não emitiu os documentos ou não pagou os impostos e que agora deve fazê-lo com a inclusão de multa e juros;

– Para o transportador, que muitas vezes, devido a um único item, fica com todas as mercadorias paradas, o que gera atraso nas entregas e diárias extras para o caminhoneiro;

– Para o cliente, pois acaba atrasando a entrega de sua mercadoria. Se for uma indústria, por exemplo, pode inclusive atrapalhar/atrasar o processo de fabricação e vendas.

– Para o governo, pois não há capacidade nem espaço para fazer isso com 100% da frota, ou seja, muitas vezes acaba ocorrendo sonegação e não sendo pega.

A situação tem início nos departamentos fiscais, responsáveis por cumprir todas as obrigações tributárias para que os caminhões passem pelas barreiras de fiscalização nas estradas. “Eles devem acompanhar bem próximo todas as mudanças da legislação e até mesmo as mudanças tecnológicas envolvidas no processo. E garantir efetivamente que a empresa está cumprindo 100% o que está previsto na lei”, conta Souza.

Além de cuidar do dia a dia do pagamento dos impostos e das obrigações acessórias das empresas, o departamento fiscal também tem de ficar atento às mudanças legais dos procedimentos. “Com todas essas tarefas, e se forem feitas manualmente, muitas vezes pode ocorrer, sem o dolo, a emissão de uma guia ou o pagamento de um imposto… o que deixa o caminhão parado na barreira”, explica.

Outro grande erro cometido pelo departamento fiscal – o inverso de não pagar uma guia ou um tributo – é fazer isso em duplicidade. Além disso, pode ocorrer enquadramento indevido da mercadoria nas tributações e falta de acompanhamento nas alterações das regras.

Às vezes, o excesso de leis e regulamentos também é um entrave. É preciso sempre olhar com muita atenção o motivo pelo qual tanta burocracia foi criada. “Antes da invenção da Nota Fiscal Eletrônica, todas essas emissões eram em papéis e obrigava cada emitente, cliente e posto fiscal a armazenar uma cópia. A NFe foi algo que veio para facilitar e simplificar esse trâmite”, reconhece.

De acordo com Souza, o papel do governo é arrecadar as contribuições de impostos. Para isso eles criam artifícios de monitoração e acompanhamento das atividades das empresas e comércios. “Se eles usam esse dinheiro devidamente para o bem da população, infelizmente esse é outro debate. Cabe a nós utilizarmos a tecnologia e suas facilidades para simplificar nossa vida”, aponta.

Tecnologia

A Dootax é criadora de uma solução digital que possibilita a emissão e o pagamento das guias em até 15 minutos, assim as mercadorias saem das empresas em dia com as normas legais. No mercado desde 2013, a startup já recolheu mais de 1 bilhão de reais em tributos, por meio da robotização de processos, reformulando a rotina tributária de companhias como Magazine Luiza, Gerdau e Yamaha.

“A solução evita erros humanos, de digitação de valor incorreto, multa, juros e até mesmo pagamento em duplicidade das guias. Além da praticidade, é possível economizar muito dinheiro se colocar no papel todos os custos ocultos envolvidos”, explica Souza.

Sua carteira de clientes é formada por empresas de todos os portes e dos mais variados segmentos. Diariamente o software processa mais de 30.000 guias e, mensalmente, o valor passa de R$ 2 bilhões divididos nos mais de 5.000 CNPJs atendidos.

A Dootax está em processo de scale-up, ou seja, pretende expandir a solução para que todas as companhias possam usufruir da automação de processos para a área fiscal. “Todos os departamentos das empresas estão passando pelo processo de transformação digital. A TI cada dia mais estará presente em todas as áreas e em todos os processos, facilitando, evitando erros e reduzindo custos nas operações”, expõe.