Gestão, guarda e transporte de informações terceirizados viram solução para excesso de papelada corporativa

Doze mil. Está é a média de coleta e entrega diária realizada pela IS Logística (Fone: 11 3385.2750), companhia especializada no transporte B2B via mala expressa de documentos e outros materiais. O alto número é condizente com a crescente demanda de companhias que precisam manter seus documentos impressos guardados, já que, de acordo com a legislação nacional, a maioria das informações apenas é incontestável em papel.

Como explica a advogada Rita Regina Petroni, do escritório Ferreira Júnior Advogados, segundo o Artigo 223 do Código Civil, apesar de o documento digitalizado, por meio do certificado digital, ter a mesma validade de um documento em papel, não é recomendável a eliminação do original. Caso se questione a integridade e autenticidade do conteúdo do documento digitalizado, o original pode comprovar os atributos questionados.

Aliada a esta questão, a crescente agilidade com que os processos precisam ser feitos também impulsionam este tipo de transporte. “O serviço de transporte de mala expressa está em total crescimento no país devido às necessidades de agilidade muito maiores em um mundo cada vez mais globalizado”, analisa Thiago Oliveira, sócio fundador da IS Logística. “Além disso, diante da crise econômica que o país enfrenta, empresas de diversos setores têm procurado serviços mais econômicos e as que optam pela terceirização do transporte de documentos economizam até 30% na operação”, continua.

Hoje, a companhia atende em grande parte clientes do varejo, seguradoras e companhias de tecnologia que precisam manter documentos em papel físico, que vão de contratos a nota fiscais, e transportá-los entre matriz e filiais. Somente na área de TI atende quatro grandes instituições. Com sede em São Paulo e 24 filiais divididas em todo o território nacional, a empresa atua por meio de frota própria com mais de 400 veículos leves.

“Mesmo com a crescente digitalização, a necessidade da mala expressa é cada vez maior, devido às empresas estarem se aproximando de outros mercados, ampliando seus negócios, abrindo suas filiais. O papel físico é algo que não vai acabar tão cedo, principalmente em função da legislação brasileira”, afirma Oliveira. Apenas para 2015, a estimativa de crescimento da empresa é de 35%.

Por não se tratar de uma carga visada, uma vez que os documentos só têm valor para a empresa que os detém, um dos benefícios do transporte exclusivo de documentos é a segurança da operação.

O gerenciamento do conteúdo das malas expressas está sendo feito por um software de gestão recém-desenvolvido que garante que apenas o cliente saiba sobre as informações transportadas. Nele, um código de barras colocado em cada mala expressa permite que tanto empresa quanto o cliente saibam qual documento está ali. “Isso também facilita o trabalho do cliente e rende maior economia de tempo na conferência dos documentos”, comenta Oliveira.

Gestão e armazenagem de documentos

E, se por um lado, a IS Logística realiza toda a logística de transporte dos documentos, a P3Image-Access (Fone: 11 3612.6070) atua na gestão documental e armazenamento, ajudando as empresas a dinamizarem o manuseio com o excesso de papelada. “Gerenciar toda a papelada, organizar tudo com códigos de barras, ter o acesso digital de todos os documentos e ainda saber que os documentos estão armazenados em galpões apropriados, com as mais avançadas tecnologias de segurança, compõem a oferta de gestão documental da P3Image-Access e têm sido a saída para as empresas driblarem o caos com o acúmulo de documentos e gerir o negócio com total segurança de que todos os processos estão devidamente formalizados”, explica Paulo Carneiro, fundador da empresa.

Segundo Leandro Pervelli, gerente de contas da P3Image–Access, a crescente procura das operadoras logísticas por serviços de gestão documental é um reflexo do momento desafiador que a economia nacional atravessa, “cuja busca por meios de melhorias nos processos internos estão fazendo toda a diferença”. E neste cenário, o gerenciamento de documentos já é uma vantagem competitiva, pois, terceirizando a gestão documental, os clientes conseguem se dedicar, integralmente, ao core business do próprio negócio. Isso tudo com a certeza de que todos os documentos estarão corretamente armazenados, caso haja a necessidade de consultá-los para comprovar algum processo. “A possibilidade de consulta virtual também é outro fator que está auxiliando bastante este mercado”, afirma.

Entre os serviços da companhia apontados por Pervelli para o setor de logística estão a guarda documental que reduz o excesso de papelada dentro das empresas e a digitalização que possibilita o acesso online a toda remessa de documentos e garante maior rapidez na localização das informações.

Há também o Portal All Store, uma ferramenta estratégica para a gestão documental, via web, com diversas funções para agilizar os processos internos das organizações. Por meio do portal é possível importar, classificar, armazenar imagens digitalizadas, fazer anotações nas imagens, incluir índice de textos e processar automaticamente todo tipo de documento.

Atualmente, a P3image-Accessdispõe de cinco galpões localizados nas cidades de São Paulo e Itupeva, SP, e Rio de Janeiro, RJ, que totalizam 168 m³para guarda de documentos, dois birôs de digitalização e storage e servidores próprios, onde todas as informações e imagens são armazenadas.

“O mercado de gestão documental é uma tendência irreversível e as condições para o crescimento deste tipo de serviço são totalmente favoráveis, pois além dos benefícios citados, o processo ajuda a incentivar a responsabilidade socioambiental, já que a proposta é guardar os documentos impressos que são exigidos pela legislação brasileira e digitalizar as informações que devem ser guardadas para fins de análise operacional. O Brasil é um país extremamente burocrático e qualquer processo é válido por um papel impresso através dos contratos. A tendência é que o país ainda movimente bastante papelada empresarial pelos próximos anos”, conclui Pervelli.