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Case 16 de maio de 2018

Toyota Material Handling passa por reorganização interna com ajuda da tecnologia oferecida pela TOTVS

A Toyota Industries Corporation – TICO, por meio da sua unidade de negócios, Toyota Material Handling Mercosur – TMHM, decidiu apostar no Brasil e planejou uma nova fase, de reorganização interna, para se preparar para a retomada da economia brasileira. A companhia japonesa estruturou um importante projeto de virada tecnológica, que suportará uma operação integrada e com maior eficiência de processos. O Grupo é considerado líder mundial no segmento em que atua – desenvolvimento, produção, venda e prestação de serviços de veículos industriais de elevação/empilhadeiras – e está focado em conquistar essa posição, também, nacionalmente.
“Diferentemente de outras empresas multinacionais, que retiraram a sua operação do Brasil neste período de oscilação econômica, a Toyota continua apostando no país. Além de ser uma das poucas plantas mundiais de produção de empilhadeiras – a fábrica foi construída no final de 2013, e teve investimento de mais de R$ 100 milhões –, emprestamos da cultura e filosofia japonesas a paciência oriental para avaliarmos o momento atual e nos fortalecermos para o futuro, nem tão distante assim”, comenta Kalil Petermann Choueiri, gerente de Tecnologia da Informação da Toyota Material Handling Mercosur (Fone: 11 3511.0400).
A TMHM entendeu que o seu desafio de negócios precisava passar pela inovação tecnológica e procurou por uma fornecedora capaz de atender a uma empresa do seu porte, com soluções integradas e flexíveis.
Após um longo período de avaliações, a TOTVS (Fone: 0800 709.8100) venceu a RFP – Request for Proposal, como parceira mais aderente ao modelo e necessidades da Toyota.

Software
Serão implementados o software de gestão e diversos módulos complementares para apoiar todo o BackOffice e suporte da companhia, além da área de produção, com uma fábrica dimensionada para manufaturar de 18 a 20 empilhadeiras por dia. Ao todo, são 300 acessos, 200 na parte organizacional e os demais para a unidade fabril.
O objetivo é garantir uma operação mais enxuta e eficiente, com aumento de produtividade e realocação de talentos humanos para funções analíticas, com menos retrabalho. As melhores práticas foram importadas do novo software e a expectativa é, de forma geral, de uma economia 15% a 20% em todas as áreas de BackOffice, em função das melhorias geradas para as atividades. O resultado é um ROI de projeto estimado em até três anos e meio.
Vale destacar que a companhia não utilizava um ERP de mercado, mas um conjunto de aplicações legadas do Japão, que não eram totalmente integradas, o que tornava a mensuração de resultados uma atividade mais morosa e delicada, ainda mais para reportar as informações financeiras à matriz. Além disso, era custoso e difícil ter equipe técnica para suportar os sistemas e, principalmente, conseguir mantê-los atualizados do ponto de vista fiscal. Quesito este que foi decisivo na escolha pela TOTVS, pois o módulo fiscal da companhia se destacou por ser o mais aderente à legislação brasileira. “Resumindo: A companhia utilizava aplicações legadas, oriundas tanto do Japão, quanto customizadas localmente, que não possuíam integração entre as mesmas. Como consequência, a consolidação de reportes financeiros era uma tarefa árdua, além de tornar complexa e morosa a introdução de melhorias necessárias à evolução da companhia e acompanhamento das constantes mudanças de adequação fiscal”, comenta Choueiri.

O projeto
O gerente de TI explica que o projeto abrange a adoção de inovações tecnológicas em conjunto com uma reestruturação de processos em todas as áreas de negócios. Serão atendidas tanto as áreas de BackOffice e negócios – faturamento, compras, vendas, recebimento, estoque, GFE – Gestão de Frete Embarcador, financeiro, contábil, controle de frotas e gestão de contratos –, além das áreas fabris – módulos de qualidade, para avaliação de defeitos de produção, manutenção industrial e otimização da estrutura logística para recebimento de materiais nacionais e importados.
Tudo isto para que o novo projeto proporcione aumento da produtividade e eficiência operacional, permitindo uma operação mais enxuta, com menos retrabalhos, e aumentando os controles de gestão para melhor definição de táticas e estratégias. “Outro importante objetivo é propiciar aos talentos humanos internos a oportunidade de focar em atividades analíticas, reforçando a missão da TMHM de ser a empresa de maior credibilidade no mercado de movimentação de materiais, oferecendo as melhores soluções aos nossos clientes”, acrescenta o gerente de TI.
Choueiri também destaca que este é um projeto de dois anos, compreendendo as fases de avaliação de processos de negócios, desenvolvimento e customização necessária da solução, implantação (go-live) e acompanhamento e ajustes necessários. O go-live – adoção plena da solução – se deu em 4 de janeiro último. Por um período de seis meses após a implantação ocorrerá a fase de acompanhamento das áreas de negócio e adequações que se façam necessárias, encerrando esta última fase agora em junho.
Todo o projeto segue com o acompanhamento e atendimento às diretrizes da matriz japonesa, com o devido cuidado no atendimento ao “Toyota Way” – diretrizes, valores e cultura organizacional –, porém, o time do Brasil tem total autonomia para as tropicalizações e qualquer tipo de adaptação à realidade brasileira.

Implementação
Antes da assinatura de contrato, a TOTVS fez uma avaliação aprofundada sobre todos os processos existentes na TMHM, se apropriando do “Toyota Way” para desenvolver um projeto certeiro e sem erros. Com a operação inteiramente revisada, definiu-se pela implementação do ERP e dos módulos complementares: vendas, faturamento, compras, estoque, recebimento, controle de qualidade, GFE – Gestão de Frete Embarcador, manutenção, fluxo de caixa, aplicações e empréstimos, contábil e fiscal, controle de frotas, produção, custos e engenharia, manutenção industrial, gestão de contratos e formação de preço de venda.
Para a parte fabril, que vem para complementar os processos já definidos pela matriz japonesa, os destaques são o módulo de qualidade, para análise de defeitos de produção, e a otimização da estrutura logística de recebimento de materiais nacionais e importados. “Um projeto tecnológico do porte do que estamos conduzindo na Toyota reflete em benefícios diretos para toda a operação. Com o novo sistema, conseguiremos, por exemplo, fazer a gestão dos materiais nacionalizados, de forma a complementar os sistemas globais da empresa. Além disso, atualizamos o nosso processo de conferência, que passa a ser 100% automatizado, o que proporcionou ganhos de performance significativos para a produção”, detalha Choueiri.
A Toyota ainda usará o fluig, plataforma de digitalização de negócios da TOTVS, que vai garantir uma série de recursos em uma única interface. Com a funcionalidade de workflow, por exemplo, a companhia definiu fluxos de aprovação por hierarquização, de forma organizada e registrada. O fluig também será utilizado para a gestão eletrônica de documentos (GED) em diversos setores na Toyota, como o jurídico e o RH, além de já armazenar todo o projeto tecnológico que está em andamento. Ainda está previsto o uso da TOTVS Smart Analytics, solução de Business Analytics desenvolvida em parceria com a GoodData, para análises gerenciais.
Mas, nem tudo está sendo fácil. Choueiri lembra que um projeto dessa natureza é extremamente complexo, pois envolve os pilares de sustentação para obtenção de resultados com pleno sucesso, que são: sistemas, processos e colaboradores. “A revisão e adequação de processos de negócios foi muito intensa e consequentemente o modus-operandi para os colaboradores. Daí, aliado à utilização de novas tecnologias sistêmicas, há, naturalmente, uma forte necessidade de adaptação pelos colaboradores a esse novo universo.”
A superação de todas as dificuldades da condução e implantação desse projeto só está sendo possível pelo forte engajamento das áreas de negócio, entendendo que todo eventual sacrifício relacionado a essa mudança e adaptação trará oportunidades de aprendizado, de aderência às melhores tecnologias de mercado, onde todos sairão vencedores: clientes, colaboradores e fornecedores.
“Estamos na última fase de um projeto grandioso e complexo, que engloba diferentes verticais e áreas de atuação da TMHM. Conquistamos essa tranquilidade com esforço conjunto das equipes da TOTVS e da Toyota, que se engajaram pelo sucesso dessa parceria”, finaliza Angela Gheller Telles, diretora dos Segmentos de Manufatura e Logística da TOTVS.

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