Gestão de inventários – O segredo para a manutenção do controle do “banco” chamado estoque

Você já parou para pensar o quanto o estoque da sua empresa se assemelha a um banco?
Deixe-me ajudá-lo: Assim como em um banco, o acesso de pessoas deve ser controlado (no caso do estoque, pelo menos, deveria sê-lo e de forma muito rígida); para se fazer um depósito (dar entrada em um material e aumentar o saldo), precisa-se de um certificado (aqui, a nota fiscal de entrada); o mesmo ocorre para um saque através de cheque (retirada de um material e baixa no saldo via documento de requisição de materiais); a transferência entre contas, seria o mesmo que deslocar a reserva virtual de um item de uma ordem de produção para outra.
Se formos um pouco mais longe, até os itens obsoletos ou inservíveis podem ser comparados ao saldo sem movimentação, pois que não agregam valor ao seu patrimônio.
Nos casos de desvios e roubos, apesar de muito preocupantes, as comparações são dispensáveis.
Pode-se concluir, portanto, que a diferença entre um banco e um estoque, é que o primeiro movimenta dinheiro em espécie, enquanto que o segundo, dinheiro (e muito!) em matérias primas, peças, componentes e outros materiais.
Se isso faz sentido, então eu pergunto por que, nas empresas, os estoques não são tratados com o mesmo rigor e controle como em um banco?
Caso não tenha a resposta, vou ajudá-lo novamente: É que empresas falham ao fazer a gestão dos seus inventários, pelos principais motivos a seguir:

a) Falta de políticas claras de planejamento de consumo, de níveis de estoque e de regras de reposição;
b) Processos e controles com pouca ou nenhuma robustez;
c) Ferramentas de baixo desempenho, usando critérios pouco ou nada confiáveis;
d) Ineficiências no curso do ressuprimento; e
e) Falta de conhecimento técnico e experiência prática dos seus profissionais.
Em mais de duas décadas na logística, tenho visto, em dezenas de empresas, uma mistura de um pouco de cada coisa e o que mais me chama a atenção, é que a maioria não consegue ter a percepção clara e, consequentemente, calcular o quanto representam:
a) As perdas por não produzir, devido à indisponibilidade de material na quantidade certa e no prazo justo;
b) As rupturas em vendas, pela indisponibilidade de produtos para entregar aos seus clientes;
c) As perdas no processo produtivo e seus respectivos custos;
d) Os custos dos itens com prazo de cobertura fora do planejado;
e) Os custos com os materiais excedentes e com os inservíveis;
f) Os riscos de obsolescência (especialmente nos dois últimos casos acima); e
g) A exposição fiscal gerada pela necessidade recorrente de ajustes nos saldos contábeis.
Quando perguntado à média gerência, aos executivos e aos acionistas dessas empresas qual é a acurácia dos seus inventários, invariavelmente as respostas são evasivas ou, no mínimo, são apresentados números imprecisos. Raramente vi segurança na resposta, mesmo quando ela foi “não sabemos” ou “não medimos isso”.

Chego à conclusão, portanto, que nem todas as organizações encaram a gestão de inventário como um assunto estratégico e, por isso mesmo, acabam perdendo oportunidades únicas de redução de custos e consequente alavancagem dos seus negócios.

Como, então, mudar esse cenário? Certamente, não é uma tarefa simples, por tratar-se, em muitos casos, da necessária transformação de comportamento e de conceitos da gestão de materiais, e também pela revisão ou estabelecimento de políticas internas.

Veja só porquê e se lhe parece familiar: Em muitas organizações, a área de planejamento extrapola seus níveis de segurança na projeção de demanda; suprimentos, por sua vez, prefere comprar altos volumes, seja para facilitar a sua negociação ou para atingir a sua meta de descontos; a produção quer garantir sua eficiência, produzindo além do necessário e sem perder tempo com setups; e o comercial, quer ter grandes volumes de produtos acabados, para garantir a entrega ao mercado.

Logo, trata-se de passar a administrar expectativas e equilibrar metas altamente conflitantes, pois o objetivo é manter os estoques a níveis seguros e controlados, de forma a liberar recursos financeiros para outros fins.

Assim, como recomendação, comece pelo planejamento da demanda e conheça claramente seu ciclo de reposição, lembrando sempre que há lead times internos e externos a serem considerados.

Estabeleça suas políticas de inventário, tais como tempo de cobertura desejado, estoques de segurança e pontos de pedido, e dedique-se a melhorar continuamente o seu planejamento de produção, suportado por uma boa ferramenta de MRP (Material Requeriments Planning).

Finalizando, compartilho uma dica simples, de grande valia em resultado e que é uma receita de sucesso na gestão de inventários: Estabeleça um programa sólido e regular (regular!) de contagem cíclica, de forma a manter os seus saldos absolutamente atualizados. Isso lhe trará benefícios contínuos na sua gestão e minimizará muito a necessidade de conciliação do seu inventário anual.

Boa sorte e até a próxima!

Dedico este artigo ao meu irmão, Wagner Roscito, que me ensinou a enxergar os estoques e a gestão de inventário sob a ótica de um banco, além de ser o meu farol-guia em minha carreira e o porto seguro em minhas incertezas pessoais e profissionais.