Processo de qualificação de fornecedores: passos necessários para evitar futuros problemas

Quantas vezes Você ou sua empresa chegaram à conclusão que algo deu errado no processo de contratação de um fornecedor?

Esta pergunta é uma das muitas que aparecem, quando temos o desafio de definir a empresa mais adequada para o fornecimento de um produto ou para a prestação de um serviço, sem considerar tratar-se de um dos maiores dilemas que se enfrenta quando não há alternativas, senão a de depender de terceiros.

Processos de qualificação de fornecedores, seja para prestar um serviço específico de curta ou longa duração, seja para terceirização ou ainda para fornecimento de softwares, equipamentos e qualquer outra solução, é sempre um motivo de muita preocupação, uma vez que as dúvidas sobre qualidade final dos resultados, experiência da empresa, performance, preços e condições comerciais, garantia de atendimento aos SLAs (Service Level Agreements) ou níveis de serviço previamente estabelecidos e muitas outras parecem brotar à nossa frente.

Pois é com base nessa dúvida crucial e frequente, que o enfrentamento da questão precisa ter um forte embasamento profissional e técnico, apoiado, acima de tudo, no conhecimento profundo do processo como um todo.

Compartilho, portanto, algumas dicas sobre os passos que costumo adotar para desenvolver um processo seguro para essa atividade dentro dos meus projetos.

Comecemos pelo escopo de fornecimento: Muitas vezes, defronto-me com empresas que estão passando por determinados desafios, quer na sua operação, quer em algum processo administrativo. Elas conhecem bem os obstáculos, mas nem sempre conseguem colocar num documento, de forma clara e muito objetiva, quais são os problemas que vem enfrentando e muito menos explicá-los corretamente para o futuro fornecedor.

Assim, um escopo de fornecimento bem escrito e detalhado, é o primeiro e principal passo para um processo de qualificação bem-sucedido, pois é através desse documento que se mostrará, de forma abrangente, o desafio a ser enfrentado e os resultados esperados com a contratação de um fornecedor especializado.

O segundo passo é o desenvolvimento de um minucioso caderno de encargos ou RFP (Request For Proposal) ou RFQ (Request For Quotation). Escolha o que melhor se aplica à necessidade da sua empresa, sempre detalhando os pré-requisitos e os resultados esperados.

A próxima fase, aquela que sedimentará o caminho para o sucesso, é a pesquisa e qualificação dos potenciais fornecedores, que notadamente tenham condições técnicas, experiência comprovada e que prestaram serviço similar a outras empresas. Aqui, vale tudo; desde pesquisa na Internet (embora menos recomendada) até a busca por uma indicação junto a um cliente, profissional amigo ou parceiro comercial.

Esta fase depende fortemente da elaboração de um documento sobre os pontos a serem analisados junto aos fornecedores, mas, isto, merece ser objeto de um outro artigo, face extensão das informações a serem consideradas e como elas devem e precisam ser avaliadas.

Não se esqueça de considerar a possibilidade de uma visita dos fornecedores qualificados à sua empresa, para que vejam in loco o que está sendo demandado e enriqueçam seu processo, através de questionamentos e/ou comentários sobre desafios similares enfrentados em outros clientes. Creia-me, muita coisa boa e muito aprendizado podem surgir nessas visitas.

Por fim, desenvolva uma planilha que possibilite uma análise comparativa segura, através da qual se consiga avaliar, sob as mesmas bases, os custos, impostos, encargos, benefícios e tudo mais que esteja sendo ofertado e proposto pelos fornecedores concorrentes.

Seguindo esses passos, tenho a certeza que os seus próximos processos de qualificação de fornecedores serão menos árduos, garantindo a Você o sucesso esperado e evitando futuros problemas.

Boa sorte e até a próxima!