Uma política de gestão dos estoques é determinante para a vida de uma empresa

Uma política de estoques reflete diretamente nas atividades de uma empresa cujo planejamento obedece a parâmetros para a utilização de seus recursos. O estoque é o principal instrumento que dá seguimento às suas tarefas e ele precisa ser dimensionado conforme os padrões adotados para que o fluxo seja bem atendido. Saber o que e quando a empresa tem que comprar para saber o que, quanto e quando deverá produzir, com absoluto controle dos custos, são os principais pontos de uma política de estoques eficiente e desejada por qualquer empresa que perceba seu estoque como seu maior bem – junto com seus clientes.

Dentro de uma organização, o estoque é visto de forma diferente pelos setores cujas atividades dependam de um alinhamento entre seu planejamento e a disponibilidade de recursos. Para que o setor de produção não produza além do necessário de sua margem de segurança; para que o setor comercial não eleve demasiadamente o estoque para garantir o atendimento aos clientes; para que o setor financeiro não comprometa seu fluxo de caixa e para que a empresa não exceda seu projeto de capital total investido, sendo o estoque o elemento-chave para todo esse controle, é necessária a criação e orquestração de uma política de estoques bem definida e adequada ao tipo de mercado.

Para a definição de uma política de estoques adequada e eficiente, o objetivo sempre será o menor estoque possível com o maior nível de atendimento aos clientes, internos e externos. Para isso, ao planejar, os itens considerados estratégicos, a relação de demanda e a homologação de fornecedores com o controle das reposições jamais podem ser desprezados. E muitas empresas vêm errando nisso fazendo com que as rédeas de seu estoque deslizem por suas mãos.

O correto manuseio dos itens no recebimento e na disposição, adotando o melhor layout na armazenagem, e inventários periódicos para a checagem da quantidade e do estado dos itens, reforçam um olhar de dentro para fora muito importante para que se olhe a empresa depois de fora para dentro.

O ponto mais importante a se observar ao definir uma política de estoques é que, mesmo com a definição de metas e com um acompanhamento rigoroso, as normas jamais devem perder sua flexibilização diante das mudanças do mercado, da adequação ou da expansão da empresa e nem das mudanças relativas ao ciclo de vida dos produtos. O engessamento coloca em risco a harmonia entre os setores, a modernização dos produtos, os processos de melhoria contínua, o uso racional do estoque, a satisfação dos clientes e, assim, a própria vida da empresa.

Muitas empresas se confundem quanto à importância de seu estoque e acabam gerando um aprisionamento de suas operações. O estoque deve estar a serviço dos interesses comerciais da empresa e muito bem alinhado com a oferta e com a procura para que não gere problemas no fluxo de atendimento.

Quanto maior for o estoque mais custos com armazenagem e controles. A empresa deve dimensionar seus estoques para que ocupe o menor espaço possível e permaneça o menor tempo possível para que haja o retorno de seu investimento também no menor tempo.

Com o acompanhamento da conformidade dos processos através do monitoramento e da análise dos custos e do nível de serviço, os indicadores de desempenho representam a ferramenta mais importante da gestão dos estoques. São eles que aproximam a gestão das soluções e auxiliam nas definições de matrizes utilizadas nas políticas de gestão dos estoques.

Não basta definir parâmetros. A preocupação em aumentar constantemente a confiabilidade dos apontamentos sobre a demanda dos estoques deve nortear os gestores para que as políticas definidas surtam os efeitos desejados através de um estoque enxuto e com maior nível de serviço ofertado aos clientes. Os gestores devem estar voltados para a melhoria contínua dos processos para diminuir o tempo de reposição e os custos, como aderir a programas de qualidade e de monitoramento para o ganho em eficiência dos estoques.