As auditorias internas

Desde que ouvimos falar em processos administrativos com seus indicadores de desempenho, conhecemos o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act/Planejar-Fazer-Checar-Agir). Antigos, mas eficazes, esses quatro passos trazem um elemento importantíssimo: a auditoria interna que, se bem elaborada e bem realizada de forma coerente e responsável, liga todos os outros passos determinando mudanças, valorizando os acertos, melhorando continuamente e conduzindo os processos ao sucesso.

Hoje, pensar que auditorias internas integram apenas o terceiro passo (checar) é um grande engano. Os processos exigem um envolvimento substancial de todos os setores, mas são os auditores internos peças fundamentais cujos apontamentos contribuem com as ferramentas para o planejamento e com o sucesso das tomadas de decisões.

Já na execução dos processos, todos podem e devem ser considerados auditores internos. E suas observações não são menos importantes do que as de um auditor experiente que não consegue estar em todos os lugares o tempo todo.

Como dizem que para conhecer um restaurante basta conhecer sua cozinha, para conhecer uma empresa é necessário conhecer os comportamentos dos seus funcionários. E isso vai desde o uso adequado de coisas consideradas insignificantes até as mais importantes. Para se iniciar um processo ambiental, por exemplo, isso é crucial. As questões culturais podem levar uma boa ideia ao fracasso em um piscar de olhos.

São muitos os obstáculos que comprometem a eficiência de uma auditoria interna. Embora paradoxal, o excesso de normas internas para descrever os processos é um dos pontos mais observados hoje. Algumas empresas partem para o A1, A2 e A3 quando deveria ser A, B e C. São normas que nada dizem “roubando” a energia das que realmente conduzem os processos. Não que tudo não possa estar normatizado, mas é necessário conhecimento, cautela e bom senso antes de exageros que em nada agregam aos processos e/ou ao escopo de uma auditoria.

Sem dúvidas, o sucesso ou o fracasso de um processo tem tudo a ver com o foco da auditoria, e este não é obtido apenas com o bom planejamento. Ele envolve também o preparo do auditor e conta ainda, não só com os conhecimentos técnicos, como com questões comportamentais desses auditores que envolvem desde sua total isenção até questões de ego.

É muito comum auditores que acreditam que a importância de sua checagem é medida com a quantidade de não conformidades encontradas e, às vezes, até forçam situações que fogem do foco do processo. Na verdade, isso não precisa ser assim. Uma auditoria interna já é um processo independente. No relatório de conclusão pode haver destaques ao cumprimento dos procedimentos e isso tem o mesmo peso de um apontamento não conforme, pois o foco é CHECAR. O importante mesmo é a constatação do auditor da observância ou não às normas e o que foge a isso é absoluto ego que em nada contribui, a não ser para o fracasso que vem aos poucos, mas vem!

O auditor não deve ser visto como “O Bicho Papão” porque o auditado não é um inimigo, ele é um setor, um processo. Ambos com o mesmo objetivo: o sucesso da empresa. Muitos consideram o auditor como aquele “puxa-saco” que vem para interferir e condenar aquele menos conhecedor das normas. Mas, contrariando o que muitos pensam, essa condição muitas vezes é plantada pelo próprio auditor que não compreendeu seu real papel diante da importância de suas atividades e age em benefício próprio com o “poder” a ele, temporariamente, concedido.

É verdade que um auditor não está para ensinar, porém não deve perder sua condição e necessidade de aprender. Não está para ser omisso, como não está para ser juiz. Flexibilidade na dose certa e “overdose” de profissionalismo. Comunicativo e objetivo sem parecer doutrinador. Checar sem perder o foco, examinar com responsabilidade. Ego magro e trabalho bem feito. Assim, os processos correm apenas seus próprios riscos.