Como planejar e conduzir projetos que dão resultados?

O futuro é imprevisível, no entanto podemos minimizar dissabores resultantes de determinadas ações através de decisões de planejamento.

Planejar é organizar sistematicamente as decisões relacionadas ao futuro, no entanto há gestores que acham planejar perca de tempo, quando na verdade este tempo “despendido” no planejamento é economizado na execução.

Geralmente as ações falham por duas maneiras: a primeira e mais comum é que não as programamos, acreditamos que no fim dá tudo certo, além de que algumas filosofias entre aspas pairam sobre o aspecto de que se não deu certo é por conta de não termos atingido o final de um determinado ciclo.

Nas empresas por vezes nos deparamos com a primeira situação principalmente em gestões sisudas que cobram o resultado a qualquer preço, e daí não tem jeito, poderá ser que por conta de pressões acima do adequado nos encontremos forçados a ignorarmos algumas fases do processo de planejar, tão importante quanto agirmos.

Já na segunda situação, por vezes o planejamento existe no papel, e por conta de “n” fatores não conseguimos colocar em prática efetivamente, geralmente postergações de ações intermediárias são o mais comum, seguidas de falhas no cumprimento do orçamento.

No processo de planejamento somos dependentes do coletivo, não há como implantarmos ações e desdobramentos em projetos sós, sem o comprometimento e a colaboração dos pares.

Em ambas as situações, se não forem monitoradas e cobradas adequadamente, poderão levar as empresas ao retrabalho, ao fracasso na realização e ao desligamento dos “encabeçadores do projeto”.

Se você foi cogitado para tocar um projeto, tenha em mente que a primeira coisa é fazer com que as pessoas “comprem” a ideia.

A forma mais comum de fazermos isso é sensibilizando os colaboradores em relação à necessidade da mudança a ser prevista.

A través do planejamento é possível:

a)           Estabelecer os objetivos e resultados a serem atingidos e meios para concretizá-los

b)           Termos atitudes assertivas na promoção de mudanças, tornando-as exequíveis

c)            Agir proativamente e reativamente fazendo acontecer verdadeiramente as transformações de maneira adequada, nem mais nem menos.

Segundo a “bíblia” do gerenciamento de projetos, o PMBOOK – “Project Management Body Of Knowledge”, ou “Livro de Boas Práticas no Gerenciamento de Projetos”, que está na sua 5ª Edição (2013), são dez as áreas do conhecimento envolvidas num planejamento de projeto: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisição e partes interessadas.

É preciso pulso firme quando estamos conduzindo o planejamento e determinada autonomia para cobrarmos desdobramentos e ações necessárias para atingirmos os resultados previstos.  

Recomenda o manual a estruturação por área de conhecimento, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento, contemplando:

1.            Integração: Desenvolver o termo de abertura do projeto e o plano de gerenciamento, orientar e gerenciar, monitorar e controlar, realizar o controle integrado das mudanças e encerrar o projeto ou suas fases.

2.            Escopo: Planejar o gerenciamento, coletar os requisitos, definir, criar a estrutura analítica do projeto, validar e controlar o escopo.

3.            Tempo: Para este que talvez seja um dos fatores mais críticos, pois “recuperar o tempo perdido requer ainda mais tempo”; planejar o gerenciamento do cronograma, definir atividades, sequenciar, estimar os recursos e as durações das atividades, desenvolver e o cronograma.

4.            Custos: Planejar o gerenciamento dos custos, estimá-los, determinar o orçamento, controlar os custos.

5.            Qualidade: Planejar o gerenciamento, realizar a garantia, controlar a qualidade.

6.            Recursos humanos: Planejar o gerenciamento dos recursos humanos, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto.

7.            Comunicações: Planejar o gerenciamento, gerenciar e  controlar as comunicações.

8.            Riscos: Planejar o gerenciamento, identificar, realizar a análise qualitativa e quantitativa dos riscos, planejar suas respostas.

9.            Planejar o gerenciamento das aquisições, conduzir, controlar e encerrar as aquisições.

10.          Partes interessadas: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento, gerenciar e controlar o envolvimento.

Por fim dou aqui uma importante dica, o “celebrate”, é importante comemorar, fizemos o que estava previsto, a empresa passou a ganhar mais, o patrão está feliz por ter alcançado seus objetivos e por qual razão não comemorarmos? Celebrar é preciso. Cria um clima de conquista no ambiente de trabalho facilitando assim o envolvimento dos colaboradores em desafios futuros.