Cronoanálise Assistida por Computador (CAC)

Popular na década de 1980, a importância da abordagem da cronoanálise está sendo gradualmente resgatada – após sua “grande depressão” durante a década de 1990 – e agora ganha força com o advento de recursos mais sofisticados para atender demandas mais complexas e, tanto manufatura como logística, podem capitalizar uma maior produtividade na otimização de seus processos.

Motivadas pelo bug do milênio, inúmeras empresas trocaram seus sistemas de Gestão Integrada (ERP) na década passada. Após alguns anos para estabilização, estas implementações provocaram a busca pela otimização dos processos, o que gerou a necessidade da “sintonia fina” das informações dos cadastros de materiais, estruturas de produtos (BOM), roteiros e tempos das atividades. Outra alavanca desta retomada foi a popularização das soluções de simulação computadorizada de processos, bem como dos sistemas de planejamento avançado (APS e SIO), gestão de depósitos (WMS) e de transportes (TMS), e ainda dos sistemas de execução da Manufatura (MES) e da Logística (LES).

No entanto, devido à baixa demanda na década de 1990, restaram no mercado de trabalho poucos profissionais efetivamente preparados nesta especialidade. Na maioria das empresas, as medições com cronômetros (cronometragens) e os respectivos estudos de cronoanálise estão sendo realizados por profissionais que aprenderam com colegas que estavam restritos às suas próprias empresas e, portanto, continuam empregando a mesma metodologia e instrumentos utilizados há vários anos, sem perceber que a tecnologia evoluiu. O fato é que desaprendemos um ofício, pois via-de-regra nos deparamos com técnicos formados, mas completamente despreparados, que sequer sabiam como segurar um cronômetro, sem mencionar sua habilidade na leitura e registro simultâneos.

A tecnologia da informação contribui, mas não está sendo bem explorada. Ainda é muito usual que estes estudos de Tempos & Métodos sejam realizados em planilhas eletrônicas, o que agiliza os diversos cálculos e assegura a aplicação da metodologia nas análises e apresentação dos tempos padrões. No entanto, a integração destas informações com os sistemas de Gestão Empresarial ainda está improvisada e, pior, a precisão e acurácia dos dados que estão sendo empregados está na maioria dos casos comprometida, pois falta uma bagagem conceitual e habilidade técnica e profissional nesta forma de trabalho.

Assim, é frequente encontrar estudos de tempos padrão com alguns campos negligenciados (não preenchidos), pois o analista desconhece sua influência no resultado, ou com preenchimento incorreto do produto, ou ainda dados sem vínculos com a atual estrutura do produto ou do roteiro de produção, comprometendo a confiabilidade dos processamentos MRP-II. Estas planilhas eletrônicas se tornaram arquivos isolados do restante do sistema, desatualizadas, e apesar de ser possível estabelecer uma conexão entre estes arquivos, seria requerido um razoável conhecimento dos campos para o adequado vínculo destas planilhas com o sistema ERP. Por consequência disto, quantas empresas estão com seus custos de fabricação ou de serviços acurados? Pouquíssimas, podemos assegurar.

Outra preocupação importante é o grande número de planilhas que são geradas nas empresas. Sabemos de empresas aonde há milhares destes arquivos espalhados pelos computadores da engenharia de processos, com estudos de tempos redundantes e descrições de atividades sem padronização e sem que estejam vinculados com os roteiros de produção. Uma verdadeira confusão, que passa despercebida porque falta a referência de como deveriam ser realizados e arquivadas estas informações, as boas práticas da Cronoanálise.

Consideremos os roteiros de produção ou serviços que estão cadastrados no sistema ERP. Nestes roteiros são registradas todas as atividades para execução de um determinado produto ou serviço. Infelizmente, estas informações de roteiro ainda não têm nenhum vínculo direto com os respectivos estudos de tempos (no atual estágio da informatização com a computação nas nuvens isto é surpreendente, não é mesmo?). De qualquer forma, o lançamento dos tempos de cada atividade em cada roteiro ainda é realizado e mantido de forma manual, ou seja, é preciso localizar o estudo de cada atividade na pasta de planilhas e digitar as informações que são necessárias no roteiro.

Todo sistema ERP tem uma funcionalidade para manter o cadastro dos roteiros. Este cadastro bem estruturado deve ser continuamente atualizado, possibilitando calcularmos informações sobre a efetiva capacidade da operação de manufatura ou logística, isto é, o tempo-homem, tempo-máquina, carga-máquina, identificação de gargalos, programas de sequenciamento da operação e os roteiros alternativos para cada processo. Na indústria, estas informações geralmente estão mais estruturadas do que nas atividades de logística, mas os operadores logísticos estão progressivamente percebendo a necessidade e os benefícios em aperfeiçoar seus processos rotineiros.

Se estas informações estiverem comprometidas, todos as programações das operações e os respectivos custos não serão confiáveis. Então imagine qual é a probabilidade destas transcrições estarem erradas ou desatualizadas.

A novidade para os analistas e profissionais de cronoanálise é que já é possível integrar todas as atividades dos estudos de Tempos e Métodos, através de soluções que automatizam todo este processo, via tablets e internet. Chamamos a isto de Cronoanálise Assistida pelo Computador (CAC). Estas soluções informatizadas foram desenvolvidas para auxiliar na execução de todas as etapas de definição do Tempo Padrão, cadastro de Roteiros da Operação (produção ou serviços), gerenciamento dos Estudos de Tempos e atualização automática dos roteiros no sistema de gestão ERP.

Na solução CAC que empregamos, por exemplo, é possível elaborar o estudo de tempos completo, descrevendo todos os elementos da operação, cronometramos os tempos de cada ciclo num tablet, avaliamos os tempos de cada elemento in-loco sem malabarismos com pranchetas, formulários, cronômetros e calculadoras. Enfim, apuramos o tempo padrão, classificamos aquilo que agrega e não agrega valor, e a solução calcula todas as estatísticas relevantes, instantaneamente.

Aliás, como já abordei a importância do padrão de descrição de materiais (PDM) em outro artigo nesta coluna da Logweb (Uma questão de semântica), nesta solução é possível cadastrar todas as atividades conforme um formato padronizado de elementos das atividades do roteiro, para então poder vincular os tempos cronometrados à cada etapa do roteiro, de forma automática, e compatível com os formatos de folhas de cronometragem mais comuns.

Numa solução CAC, qualquer usuário da informação acostumado com os formulários de cronoanálise não deve encontrar dificuldades para interpretar a lógica do sistema, pois estas ferramentas são projetadas para serem intuitivas, ajudando os profissionais em aplicar todas as avaliações necessárias para calcular o tempo padrão, reunindo tudo o que é necessário para gerenciar as atividades de Tempos e Métodos. As funções básicas de uma solução CAC são:

• Cadastros básicos (produtos, setores produtivos, centros de custos, máquinas, ferramentas e pessoas).
• Cadastros dos fatores de avaliação (Habilidade, Esforço e Fadiga).
• Cadastro de roteiros e as etapas.
• Criação, cronometragem, processamento e fechamento do estudo de tempos.
• Relatório do roteiro do produto.
• Relatório do estudo de tempos.
• Avaliações e aprovação dos estudos.
• Gerenciamento dos estudos de tempos, através de status do estudo: criado, lido, calculado e aprovado. Um estudo aprovado não pode mais ser alterado.
• Acesso via internet e controle de usuários.
• Sincronização das informações com o ERP.
• Cronômetro incorporado ao software.

Benefícios das ferramentas CAC no processo de cronoanálise:

• Facilidade e Consistência: Depois que o estudo de tempos é criado no sistema, são selecionados os elementos da operação através das descrições padronizadas que contém palavras pré-determinadas, utilizando apenas um “pick-list”.
• Levantamentos Ágeis: As medições (tomada de tempos) podem ser realizadas em tablets ou netbooks, utilizando o cronômetro do próprio computador. Além da precisão e conveniência, isto evita erros nas transcrições dos tempos.
• Gestão dos Roteiros: É possível cadastrar um roteiro completo para cada produto ou serviço executado. Em cada atividade do roteiro é cadastrada uma operação, que deve ser codificada de forma padronizada, consistida pelo software. Assim que for concluído o estudo de tempos para cada operação cadastrada, o sistema vincula automaticamente este estudo à atividade do roteiro, e marca esta atividade como “cronometrada”.
• Fechamento: Após realizadas as tomadas de tempos, o estudo já está salvo e pode ser processado instantaneamente. O cálculo é realizado no mesmo padrão dos formulários de cronometragem, empregando as melhores práticas. São feitas as avaliações de ritmo, fadiga, frequência, agrega e não-agrega valor e o nivelamento da amostra de tempos, sendo identificado o tempo-homem e tempo-máquina. Pronto, na maioria dos casos, um estudo de tempos é calculado em menos de 5 minutos e está salvo no banco de dados, e já disponível para ser consultado via internet, com login e senha.
• Sincronização: A atualização dos roteiros do ERP é realizada com base na última versão disponível no sistema, para cada produto, através de uma rotina de migração de dados.