FISCO exige Inventários Físicos

Por conta do SPED fiscal, a partir de fevereiro de 2014 os supermercadistas devem obrigatoriamente informar ao FISCO – pelo menos uma vez por ano – o valor de inventário nas suas lojas, depósitos e CDs, detalhados por item (SKU) e NCM.

O contador da empresa deve enviar ao Leão um arquivo digital deste inventário no formato do modelo 3 (veja aqui), exigência que aumenta ainda mais a importância das boas práticas exploradas em nosso curso sobre Inventários Físico de Materiais/Mercadorias.

Como consequência da SOA (Sarbanes-Oxley Act) aplicável às empresas com ações na Bolsa de Valores americana desde 2006, e agora com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) brasileiro, a demanda por cursos e assessorias neste tema vem aumentando muito nos últimos anos, trazendo mais confiabilidade às informações.

No setor do varejo, a maior dificuldade decorre das perdas com furtos, pois as lojas estão abertas ao público geral, diferente dos CDs e depósitos onde só é permitido o acesso de pessoas autorizadas. Se as perdas num supermercado ultrapassar a média do setor (1,95% do faturamento líquido, segundo a ABRAS), as divergências despertarão a atenção dos sistemas do FISCO, que pode enviar notificações à empresa exigindo ajustes e justificativas. Outros setores sofrem ainda mais, segundo o Provar: Calçados chega a 2,7%; Roupas está em 7,8% e Medicamentos em 15,5%. Os furtos internos e externos podem ser inibidos com tecnologias de prevenção como antenas (EAS), CFTV e softwares de controle de registros nos caixas.

Outra consequência muito frequente é a descoberta de que o cadastro de materiais está confuso, com unidades ou NCM trocados, e que a identificação dos materiais pode estar comprometida, no recebimento ou na venda. Por exemplo, no PDV o operador pode registrar leite integral, mas passar leite desnatado pelo mesmo preço, provocando duas divergências de saldo. O operador de caixa deve ser treinado para evitar estas divergências.

Para adequarmos a acurácia logística às boas práticas – hoje algo ao redor de 99,7% – é preciso investir em uma boa infraestrutura, que significa sanear seus cadastros (assunto tratado em nossos artigos e cursos sobre Padrão Descritivo de Materiais, PDM/MDM), e dispor de instalações físicas e sistemas de identificação e gestão adequados, com pessoas capacitadas e diciplinadas. Também é preciso mapear e otimizar processos consistentes para recebimentos, inspeções, estocagens, transformações (padaria e açougue), reposições e abastecimentos de gôndolas, transferências de mercadorias entre depósitos (físicos ou lógicos), bem como atenção no PDV, com equipes para prevenção e apontamentos de avarias, quebras, incinerações, devoluções, perdas e furtos, executando diariamente os ajustes de saldos.

Também convém avaliar o retorno sobre o investimento na automação dos inventários, pois um coletor com RFID que hoje custa cerca de R$ 2 mil incrementa a produtividade do processo entre 2,5 e 5 vezes, comparado aos métodos de contagem convencional com papel, e que ainda estão em uso em muitos depósitos menos estruturados.

Diferenciamos três tipos básicos de processo de contagens físicas: (a) Inventário geral ou periódico; (b) Inventário rotativo (recontagem cíclica); e (c) Inventário gratuito, estes dois últimos com inúmeras vantagens em relação ao primeiro.

É importante lembrar que as contagens não agregam valor, portanto realizar  muitas contagens não significa bom controle. A frequência ideal depende da acurácia e quantidade de itens… Empresas caóticas cujos saldos se deterioram rapidamente se vêem obrigadas a realizar contagens mais frequentes. Em virtude das perdas e furtos, no varejo é usual se realizar duas contagens físicas por ano.

Observe que nem sempre os inventários rotativos são aceitos pela contabilidade e/ou pelos auditores independentes, no entanto quando este procedimento se demonstra bem estruturado, pode ser o argumento suficiente para que seja abonado o geral, com ganhos em produtividade.

Por fim, um recurso efetivo para prestar contas com transparência, conquistar confiabilidade e manter um processo de melhorias contínuas consiste na publicação periódica da evolução do indicador de acurácia logística, que reflete o grau de consistência de seus processos internos. Então, como está a seu desempenho? Próximo dos 99,7%?