Integração Sistemática

Pensando em um sistema de integração em seu CD? Veja algumas dicas.

Pensar em integração de sistemas pode ser assustador.  O processo de reunir múltiplas tecnologias, pressupõe tempo e recursos… e claro, riscos.

O objetivo é conectar cada uma das peças e formar em um sistema único. O sucesso do projeto, e até de sua carreira, depende do bom resultado de sua implementação. Aqui vale o termo “falhar não é uma opção”, assim como no projeto Apollo XIII da NASA, então apresentamos alguns conselhos:

1. Obtenha o valor de investimento: este tipo de investimento requer suporte da alta administração, visto que envolve diversas áreas, como: vendas, operações, manufatura, TI, etc. O que requer uma orquestração quanto as e expectativas, bem como orientar os interesses da empresa como um todo, e não apenas deste ou daquele departamento em especial.

Mas o ponto aqui não é exatamente apenas a relação com as questões de estratégias, táticas e relacionamentos interdepartamentais. O foco é o recurso necessário para completar o projeto, tanto em termos de horizonte de tempo, como recursos humanos e financeiros para a implementação. Decisões de redefinir escopo e simplificações por conta de orçamento mal dimensionados são verdadeiros desastres.

2. Planeje com contingências: apesar de parecer óbvio, é comum projetos desenvolvidos com base no “mundo ideal”, sem considerarem qualquer desvio de rota ou problemas potenciais. O segredo desta etapa está no planejamento, e não na execução. Quanto mais tempo dedicamos ao planejamento, mais robusto e consistente este deve estar. Riscos, como mitigá-los, planos de contingências, etc., tudo considerado. Note que quanto mais tempo temos para a atividade de planejamento, melhor será seu resultado. Postergar o início de um projeto/estudo pode ser um grande problema a ser administrado futuramente. É certo que temos expectativas de pronta resposta, de tomada de decisões, e tudo mais, mas precipitar é mais crítico do que você pode imaginar.

3. Desenvolva um cronograma realista: encurtar prazos é outro risco desnecessário. De uma forma imediata ele compromete a fase d planejamento e muito provavelmente demonstrará um outro risco: de que não temos muito tempo e possivelmente faltará também recursos físicos e financeiros para o projeto de integração.

O ponto aqui não é exclusivamente sobre a pressão por redução de tempo, mas também, o cuidado para não acreditarmos tanto nos imprevistos, problemas, e tudo que nos leva a alargarmos demais o prazo do projeto, desde o planejamento até sua implementação. Neste particular, o fato das premissas irem se ajustando, as referências se modificando e as tendências alteradas, fará com que seu projeto seja realmente sem fim. Vamos reavaliando em uma frequência, que passamos as reuniões de concepção para validação de dados e cenários, e então o projeto entra em um “looping”, uma espiral sem fim, e que se arrastará por muito tempo…

4. Forme a equipe correta: em um projeto de integração, um dos primeiros passos é definir a equipe de trabalho, a função de cada um e o compromisso para com a implementação. Ainda, questões como autoridade devem ser estabelecidas. Como dito anteriormente, integração pressupõe envolvimento de várias áreas, então estabelecer quem será o responsável pelo projeto, quem irá gerenciá-lo, pode ser uma questão fundamental. Algumas empresas mais estruturadas possuem uma equipe e escritório de projetos (PMO – Project Management Office), com isenção e imparcialidade na condução do projeto, com foco em atendimento do escopo, prazos, orçamentos, metas, etc. Outra alternativa é contratar uma empresa de terceira parte para gerenciar o projeto e conduzir para o sucesso.

5. Comunicação constante: especialmente importante para a manutenção dos prazos, reuniões frequentes para feedback, não apenas dos diretamente envolvidos, mas de outras partes interessadas (stakeholders) é outro ponto de atenção em seu projeto de integração. Note que a informação a tempo e precisa assegura a boa decisão no caso de correções e oportunidades.

6. Devida atenção ao prazo: claro que parte do sucesso de um projeto é medida pelo cumprimento dos prazos, mas mais importante do que cumprir prazo é atender ao escopo e objetivos do projeto.  É frequente encontrarmos projetos em conclusão com um frenesi na hora de concluí-lo, com foco exclusivamente no prazo. É aquela hora quando como observamos em uma obra que o pessoal começa a “correr” e sacrificar a qualidade daquilo que será entregue – “tudo bem se não ficou tão bom, o importante é que entregamos, e ficamos livres das multas por atraso…”. Neste quesito, também identificamos o sacrifício da etapa de testes. Aprovamos o go live, pois com o prazo “estourado” os testes já não são tão necessários… ledo engano.

7. Engaje o pessoal da operação: este passo é particularmente importante quando uma força de trabalho existente terá que fazer uma transição para um novo sistema. Podemos exemplificar com a transição de um sistema de separação manual, com listas de separação impressas e tudo mais para um sistema de separação por rádio frequência e sistema de gerenciamento de armazém (WMS). Fatalmente o pessoal da operação reclamará que o processo ficou mais confuso, demorado, e que o anterior era melhor… Quanto antes envolvermos este pessoal e treinarmos esta mão de obra, melhor será!

8. aprenda com processo: o final do projeto é apenas o começo da operação. Ajustes devem ser previstos e o aprendizado considerado. Faça uma revisão do projeto e considere as lições aprendidas. Tenha em mente que em ambientes dinâmicos, implementações de novos conceitos e tecnologias são cada vez mais frequentes.

Esperamos que estas sugestões contribuam para seus projetos atuais e futuros.