Licitações e seleção de fornecedores por bidding process

O processo licitatório teve início no Brasil a partir da lei 8666/93, na época, também conhecida como “lei besta”, por conta dos três últimos dígitos seguidos. Trata-se de regramento na busca de transparência nas relações contratuais nos serviços públicos para empresas privadas que prestam serviços a órgãos públicos ou de capital misto.

Na iniciativa privada e também nas organizações públicas não são todas as situações em que os processos são feitos por “bidding”, há exceções por conta da criticidade, valor do contrato, emergenciais, etc.

Herança de padrões estrangeiros, o “bidding process” trata de seleção por concorrência ou pregão de empresas através de critérios múltiplos de escolha na seleção de fornecedores fabricantes ou prestadores de serviços, principalmente aqueles que atendem as multinacionais ou grandes companhias.

Geralmente os contratos são de médio a longo prazo, em sua maioria renováveis e que tem trazido resultados significativos e segurança nas relações contratuais tanto para os fornecedores quanto para os contratantes dos serviços.

Um dos vieses para uma equiparação igualmente válida talvez seja, no serviço público e na iniciativa privada, a desconcentração do processo de aquisição em ambas as organizações.

Mais especificamente nos casos de implantação de operações logísticas, e serviços de transportes num “bidding process”, são envolvidas várias áreas do contratante, pois interessa saber de seus fornecedores outros aspectos estratégicos que poderão suportar cenários futuros positivos ou negativos, como por exemplo: questões ligadas a sustentabilidade, meio ambiente, relações trabalhistas, saúde financeira, capacidade técnica de execução e diferenciais competitivos que poderão ser ofertados ou deverão ser seguidos a fim de manterem sólidas as operações de fornecimento.

Para isso não são observadas apenas as vantagens técnicas, o potencial financeiro e a expertise, um conjunto de fatores vão determinar viabilidade contratual ou não.

Constam no processo de seleção as seguintes etapas:

1.    A empresa contratante que pretende eleger seus melhores fornecedores faz uma ampla pesquisa de mercado, buscando entendimento sobre os principais aspectos que afetam os objetivos estratégicos de suas operações ou produtos a fim de criar soluções. Na iniciativa privada não são obrigatórias publicações, já no serviço público todas as condições do objeto são publicadas em diários oficiais nas esferas correspondentes (municipal, estadual, federal).

2.    São criadas metodologias para avaliação dos fornecedores alvo dentro dos perfis esperados, ou ainda a empresa pode ter um serviço novo e neste caso buscar empresas com expertise para desenvolver algo novo, do zero.

3.    A empresa contratante faz uma busca no mercado pelas melhores práticas no perfil esperado e realiza o convite às empresas consideradas aptas.

4.    Faz um convite aos fornecedores interessados, geralmente há criteriosos acordos de confidencialidade sobre as informações disponibilizadas por ambos.

5.    Firmadas as condições de confidencialidade, a empresa disponibiliza um caderno de encargos para que os fornecedores possam tomar conhecimento das principais necessidades dos clientes e os dados para precificação.

6.    É estabelecido um prazo para que possam ser remetidas as propostas, neste caso aqui existem várias situações, entrega da proposta impressa, proposta apresentada a um grupo de profissionais responsáveis pela condução do processo ou diretoria do contratante dos serviços, e o mais comum acontecer nos dias de hoje são os pregões eletrônicos.

7.    Nos pregões eletrônicos, os fornecedores que se cadastram recebem um login e senha para tomar conhecimento das informações e é por este canal que também poderão propor suas ofertas de preços pelos serviços a serem realizados.

8.    Muito comum também é que as empresas não façam a eleição de somente um fornecedor, geralmente dois ou mais disputam a oportunidade.

9.    Os contratos são regidos por cláusulas restritivas que poderão sofrer deméritos ou bônus, sempre prezando na manutenção dos indicadores de preço e qualidade nas operações. Em caso de boa prestação de serviços, poderão ser renovados, ou ainda a empresa atual prestadora participa de nova concorrência juntamente com os demais, sendo que a principal vantagem será a expertise já conhecida pelo contratante.

10.    No caso de logística e transportes, geralmente os contratos deverão pagar pelos investimentos nos períodos acordados.

Vantagens e desvantagens neste esquema de contratação:

1.    Poderá ocorrer um mau desenvolvimento do projeto, e como tudo é formalizado num caderno de encargos, tornarem o processo mais moroso. Hoje são facilitadas quaisquer alterações quando temos os recursos tecnológicos à disposição.

2.    Os critérios de avaliação deverão ter rigor suficiente para eliminar oportunistas; com dinheiro é muito fácil empresas sem condições de execução angariar o “bidding” através de “envergadura” financeira, e somente depois correrem atrás de realizarem as operações. Se o projeto é inédito isso não impacta muito, desde que bem apurada a estrutura da empresa candidata (fornecedora). Deverão constar indícios de que realmente tenha capacidade de realização do prometido.

3.    Quando não há rigor nos processos de seleção, novos entrantes poderão derrubar bons fornecedores com promessas vazias, e daí isso poderá comprometer todo o projeto.

4.    Por outro lado, novos entrantes são bem-vindos quando possuem o desafio de serem mais competitivos que os fornecedores tradicionais já estabelecidos no mercado.

5.    Já vi acontecer, erros no caderno de encargos tornaram empresas eleitas quando fizeram da falha uma oportunidade, jogando com transparência com o cliente e agindo na correção de detalhes propondo soluções. Hoje isso é muito raro, as empresas resguardam as soluções para serem propostas quando os contratos estão firmados.

6.    Talvez a empresa não tenha em seu quadro corpo técnico capaz de realizar uma bola seleção dos fornecedores, por desconhecerem o mercado, ou por conta de que o objeto do novo contrato é específico. Nestes casos existem profissionais independentes e até consultorias no mercado com expertise para conduzir processos de “bidding process”.

7.    Não minta, a mentira é punida com a exclusão do processo, se não for, cairá por terra tão logo o grupo mentiroso seja eleito, o que acho muito difícil ser sustentado até o final do certame.

8.    Para os fornecedores, a principal desvantagem que eu diria é que cada vez mais as empresas apertam no preço e no processo de redução de custo esquecendo-se dos níveis de qualidade nas operações. Isso deve ser bem pensado, pois se era somente o preço o critério, por quais razões existem outros citados no caderno de encargos?

9.    Para os contratantes diria que um dos principais desafios é arranjar um novo prestador de serviços na dimensão em que o projeto tomara, pois quanto maior e mais complexos forem, aqueles que já prestam o serviço saem na frente dos que não conhecem a operação especificamente.

10.    Por outro lado também é importante que os processos se renovem, sejam melhorados e até feitos de outras formas.

Por fim os processos nesta metodologia não garantem ausência de fraudes ou favorecimentos, bem como injustiças para com os fornecedores quando são esquecidos os parâmetros estabelecidos no caderno de encargos com vistas a um único propósito – o preço.