O maior inimigo do estoque

Quando menino, era muito comum ir à mercearia para comprar mantimentos. Quase tudo era a granel. Podia-se comprar meio pão, meio litro de óleo, 100 g de margarina, meio quilo de arroz… Por essa razão, é possível deduzir duas coisas: primeiro que os garotos do bairro conheciam esse caminho “de cor e salteado”; segundo que era uma logística não menos fascinante pelo seu sistema de distribuição e modelo de consumo fracionado. Com pouquíssimos supermercados, as mercearias dominavam o comércio.

Ouvindo uma conversa entre adultos, alguém perguntava ao dono da mercearia como ele conseguia trabalhar com tantos itens e não deixar que nada faltasse em seu comércio. Ele respondeu que tinha sempre uma atenção maior com os itens mais vendidos – os fracionados – e que não tinha dificuldade alguma com isso. Sua dificuldade mesmo era com o maior inimigo do seu estoque: os ratos.

Com uma voracidade insistente que destrói mesmo o que não comem, os ratos continuam apavorando os estoques dos grandes estabelecimentos. Quem já viu um armazém de um supermercado sabe disso. Porém, após a Globalização, os inimigos se diversificaram. O roedor ganhou a companhia de vários agentes prejudiciais que também “destroem” uma organização com ações erradas ou pela omissão.

Se lhe perguntássemos qual o maior inimigo de um estoque, com certeza, você teria várias respostas. Contudo, a maioria das empresas não dá ao seu estoque a devida atenção. São muitos os possíveis inimigos e ignorar um deles pode trazer sérias consequências. Atenção triplicada ainda para o shelf life (vida de prateleira; prazo de validade) que possui métodos, sistemas e características próprias.

Já ouvimos muitos especialistas falarem acerca de gestões de estoques e da importância da sistematização e automação. Tudo isso é muito importante, mas se não extinguir “os ratos” do estoque, não haverá êxito em processos maiores.

Alguns classificam o estoque como o “coração” da empresa. Acho que é exagero. Eu classificaria como um “poço” que não pode ser muito fundo, nem muito raso; onde tudo precisa estar bem organizado, bem seguro e com rotatividade para que não seja enterrado ou seja sem fundo. Se ruir, levará junto boa parte do terreno.

A rotina e a responsabilidade devem ser as mesmas para todos SKU’s (Stock Keeping Unit – designa os diferentes itens codificados do estoque). É necessário conduzir bem o trabalho com a Curva ABC. A razão de um estoque é PROVER e ele deve ser visto como “um todo”, mesmo que se saibam quais os SKU’s possuem maior representatividade quanto ao valor ou ao ponto de ressuprimento. Não confundamos a ordem de valores com a ordem de necessidades.

Nessa relação de inimigos do estoque, além de uma gestão despreparada, podemos incluir, em especial, a equipe operacional. Se for uma equipe coesa, responsável e ciente de sua importância para o processo, dificilmente “os ratos” vão prejudicar o estoque. O maior problema a ser evitado é a parada da produção. Contudo, uma má gestão e uma equipe fraca acabam trabalhando para isso.

Podemos classificar os possíveis problemas de um estoque em cinco partes:

– Individual: não há fluidez com um membro na equipe sem aptidão e sem um bom senso de organização. As pessoas do estoque devem ser muito bem escolhidas e treinadas.

– Setorial: estoques mínimos ou de segurança e pontos de ressuprimentos mal definidos; acesso irrestrito; sem sinalização; sem organização, limpeza e endereçamento; saídas sem requisições e falta de atenção com o recebimento, lançamento de notas fiscais e, no caso de produtos acabados, com os embarques. O conhecimento acerca dos itens é fundamental.

– Intersetorial: o Financeiro aguarda sempre reduções; o Compras só quer o necessário; a Contabilidade acurácia; a Produção garantias; a Manutenção o aumento do estoque mínimo; a Expedição, o Faturamento e o Comercial a agilidade… O Estoque deve ser sempre assertivo.

– Fornecimentos: fornecedores sem compromissos com prazos e quantidades; exclusividade; consignações e concessões sempre trazem riscos. Material conferido, estocado e lançado é a receita básica para a programação.

– Macrologística: os problemas com a infraestrutura de estradas, ferrovias, aquavias e portos brasileiros fazem com que tenhamos um estoque maior e mais caro. Com uma média de até três dias a mais no transporte, a logística inbound (entrada) mantém um estoque de 10% além do que seria necessário; a logística outbound (saída) perde, pelo menos, mais 10% do poder financeiro na forma de estoques de acabados e na faixa de prazos concedidos. Além disso, se o produto não estiver bem protegido e bem acondicionado, não suportará os solavancos nas estradas e os danos nas operações com os equipamentos inadequados.

Têm “ratos” no seu estoque? Eles só estão lá porque são “alimentados”.