OTIF: Como você mede a eficiência de seu Supply Chain?

Introdução

O termo “OTIF” (On Time In Full) é uma métrica fundamental de desempenho logístico usada para avaliar a eficiência nas operações de entrega de produtos. Essa métrica se tornou cada vez mais relevante no setor de varejo e logística, especialmente com o aumento do comércio eletrônico. A crescente pressão para cumprir prazos de entrega e fornecer produtos completos e em boas condições está diretamente relacionada às altas expectativas dos consumidores por entregas rápidas e precisas. É importante destacar que a métrica é utilizada tanto por empresas B2B como B2C — ou, seja, qualquer negócio que trabalhe com entregas aos seus clientes. Nas empresas nas quais trabalhei, o indicador era usado dentro de um contexto abrangente e holístico, priorizando uma forma de gestão que envolvia não apenas Supply Chain, mas, inclusive, as perspectivas financeiras e até mesmo a agilidade na avaliação do crédito do cliente.

Assim sendo, o OTIF não é apenas uma métrica de Supply Chain, mas uma ferramenta de gestão que abrange diversas áreas organizacionais. Ele busca medir a capacidade de uma empresa de cumprir seus compromissos de entrega dentro dos prazos acordados e nas quantidades especificadas. O desempenho do OTIF está diretamente ligado à satisfação do cliente, pois entregas atrasadas ou incompletas podem resultar em insatisfação, perda de vendas e danos à reputação da empresa.

A importância do OTIF também está relacionada à necessidade de otimização dos processos de cadeia de abastecimento. As empresas são desafiadas a melhorar a eficiência, ter planejamento preciso e colaboração com fornecedores para atender aos padrões exigidos pelo OTIF. Além disso, ele se alinha com a crescente demanda por sustentabilidade e práticas de negócios responsáveis, incentivando as organizações a buscarem operações mais eficazes e sustentáveis.

Considero o OTIF uma métrica essencial para as empresas que desejam se destacar na entrega de produtos e serviços, garantindo a satisfação do cliente, a reputação da marca e a eficiência de sua cadeia de abastecimento. Ele transcende as operações de Supply Chain e exige uma abordagem abrangente para a gestão e o aprimoramento das operações logísticas. Neste contexto, exploraremos em detalhes o significado do OTIF, sua importância, os desafios associados e as melhores práticas para garantir seu sucesso na gestão da cadeia de abastecimento.

Mas o que é OTIF?

Como já explorado na introdução de nosso texto, o OTIF (On Time In Full) é um indicador fundamental na gestão da cadeia de abastecimento. Ele avalia o cumprimento de prazos e quantidades na entrega de produtos ou serviços. Garantir que os itens sejam entregues no prazo e conforme o solicitado é essencial para a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

Cálculo do OTIF

As métricas principais associadas ao OTIF (On Time In Full) desempenham um papel fundamental na gestão da cadeia de abastecimento. Aqui estão as principais métricas e os métodos de cálculo relacionados:

– Entrega no Prazo (EP): Esta métrica avalia a capacidade de uma empresa em entregar produtos ou serviços dentro do prazo acordado. O cálculo do EP envolve a comparação entre a data de entrega planejada ou prometida, com a data efetiva da entrega.

– Entrega Completa (EC): A EC mede a capacidade de atender às quantidades das mercadorias solicitadas pelo cliente. Para calcular a EC, é necessário comparar a quantidade solicitada com a quantidade que foi efetivamente entregue, levando em consideração todos os componentes do pedido.

– Método de Cálculo do OTIF: O OTIF é calculado combinando as métricas EP e EC. Significa que um pedido é considerado OTIF quando é entregue dentro do prazo, com as mercadorias e as quantidades corretas.

A fórmula básica do OTIF é:

OTIF (%) = (Pedidos OTIF/Total de Pedidos) x 100

Onde “Pedidos OTIF” são os pedidos entregues no prazo e na quantidade correta e “Total de Pedidos” refere-se ao número total de pedidos dentro de um prazo estabelecido.

Dependendo da característica do negócio, o OTIF pode ser diário, com consolidações semanais e mensais. Caso a empresa possua centros regionais de distribuição ou postos avançados é interessante realizar esta medição também por centro geográfico, a fim de avaliar o desempenho de cada local.

Essas métricas e cálculos são fundamentais para avaliar o desempenho da cadeia de abastecimento e garantir que os objetivos de entrega sejam consistentemente atendidos, contribuindo para a satisfação do cliente e o sucesso da empresa.

Algumas empresas podem estabelecer metas muito altas de 98% ou mais para o OTIF, visando atingir um nível excepcional de desempenho na entrega de produtos e serviços. Outras empresas, especialmente aquelas em setores com margens mais baixas ou onde a variação na demanda é mais comum, podem ter metas um pouco menos ambiciosas, como 95% ou até menos. Contudo, é importante entender o porquê de as variações ocorrerem para atuar nos problemas e na causa raiz.

Importância e benefícios

O OTIF (On Time In Full) é essencial para as empresas por diversas razões que impactam diretamente em seu sucesso e competitividade.

Listo a seguir alguns pontos que entendo serem de extrema importância:

– Melhoria na Satisfação do Cliente: Cumprir prazos e quantidades estabelecidos fortalece a confiança do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a permanecer fiéis à marca e a recomendá-la a outros, contribuindo para o crescimento do negócio.

– Redução de Custos: Cumprir prazos e entregar a quantidade correta reduzem os custos relacionados às devoluções, reclamações e retrabalho. Também ajudam a evitar custos extras de armazenamento de estoque excedente.

– Vantagem Competitiva: Empresas que consistentemente atendem aos requisitos de OTIF ganham uma vantagem competitiva. Isso ocorre porque a confiabilidade na entrega é um fator-chave na escolha de fornecedores, e empresas que se destacam nesse aspecto têm maior probabilidade de conquistar e manter clientes.

– Eficiência Operacional: Melhorar o OTIF exige uma otimização dos processos da cadeia de abastecimento, resultando em maior eficiência. Isso pode incluir aperfeiçoamentos na gestão de estoque, logística e planejamento de produção.

– Redução de Perdas e Desperdícios: Cumprir prazos e quantidades contribui para uma operação mais enxuta, reduzindo perdas e desperdícios de recursos. O Lean Supply Chain pode ser aplicado com êxito para obter a melhoria continuada dos processos e obter número factíveis e consistentes.

Enfim, o OTIF não é apenas uma métrica – é um indicador crítico que afeta a satisfação do cliente, os custos operacionais e a posição competitiva de uma empresa. Priorizar o OTIF é essencial para a prosperidade e o crescimento sustentável dos negócios. Particularmente, eu gosto do OTIF pela sua característica direta e a capacidade de mostrar claramente o desempenho da operação como um todo.

Desafios e barreiras

Logicamente, nem tudo é tão simples quanto parece ser. As organizações frequentemente enfrentam diversos desafios e obstáculos comuns ao buscar alcançar um desempenho elevado em OTIF (On Time In Full). Aqui trago alguns desses desafios que devem ser tratados em sua raiz:

– Gestão de Estoque: Equilibrar os níveis de estoque para atender à demanda sem estoque excessivo ou insuficiente pode ser desafiador. Uma gestão de estoque inadequada pode resultar em atrasos na entrega ou pedidos incompletos.

– Atrasos no Transporte: Problemas imprevistos no transporte, como congestionamentos, interrupções relacionadas ao clima ou atrasos na alfândega, podem afetar os cronogramas de entrega e impactar o desempenho do OTIF.

– Problemas de Produção: Problemas no processo de produção, como falhas em equipamentos, problemas de controle de qualidade ou escassez de mão de obra, podem levar a atrasos na disponibilidade do produto e no cumprimento de pedidos.

– Confiabilidade dos Fornecedores: Dependendo de fornecedores, qualquer inconsistência ou falta de confiabilidade em suas entregas pode interromper a cadeia de abastecimento e afetar o OTIF.

– Problemas de Comunicação: Uma comunicação deficiente entre os parceiros da cadeia de abastecimento, incluindo fornecedores, fabricantes e provedores de serviços logísticos, pode levar a mal-entendidos e erros no cumprimento de pedidos.

– Variação na Demanda: Flutuações na demanda do cliente, sazonalidade ou aumentos repentinos nas encomendas podem desafiar a capacidade de atender às metas de OTIF sem uma previsão e planejamento robustos.

– Precisão de Dados: Dados imprecisos relacionados aos níveis de estoque, quantidades de pedidos ou prazos de entrega podem levar a discrepâncias e dificultar o alcance do OTIF.

– Infraestrutura e Tecnologia: Infraestrutura inadequada e tecnologia desatualizada podem limitar a capacidade de uma empresa rastrear remessas em tempo real, otimizar rotas e responder prontamente a circunstâncias em constante mudança.

– Conformidade Regulatória: A conformidade com regulamentações específicas da indústria e requisitos alfandegários pode ser complexa e impactar os cronogramas de entrega e a disponibilidade de produtos.

– Fatores Geopolíticos e crises: Eventos geopolíticos, disputas comerciais ou mudanças nas relações internacionais podem interromper cadeias de abastecimento globais e afetar o desempenho do OTIF, especialmente para empresas com operações internacionais. O evento COVID-19 é um exemplo bastante característico de disrupção.

– Restrições de Recursos: Recursos limitados, incluindo mão de obra e restrições financeiras, podem dificultar investimentos em tecnologia, melhorias de processo e esforços de otimização da cadeia de abastecimento.

Superar esses desafios requer uma combinação de planejamento eficaz, colaboração com parceiros da cadeia de abastecimento, investimentos em tecnologia e infraestrutura e estratégias sólidas de gerenciamento de riscos. Empresas que conseguem abordar esses obstáculos estão mais bem posicionadas para alcançar consistentemente um alto desempenho em OTIF.

Impacto na satisfação do cliente

O desempenho do OTIF exerce um impacto direto e significativo na satisfação do cliente e na fidelidade à marca. Isso ocorre devido aos seguintes fatores:

– Cumprimento das Expectativas: Quando uma empresa entrega produtos ou serviços no prazo acordado e na quantidade correta, ela atende às expectativas do cliente. Isso cria uma experiência positiva, pois o cliente recebe exatamente o que esperava, sem surpresas desagradáveis.

– Confiança e Credibilidade: Um histórico consistente de cumprimento do OTIF constrói confiança e credibilidade junto aos clientes. Eles confiam na empresa para fornecer de forma confiável e, consequentemente, são mais propensos a continuar fazendo negócios com ela.

– Redução de Inconveniências: Entregas atrasadas ou incompletas podem causar inconvenientes significativos para os clientes. Isso pode afetar seus próprios processos de produção, estoque ou compromissos com seus clientes. Quando o OTIF é cumprido, esses inconvenientes são evitados.

– Satisfação e Lealdade: Clientes satisfeitos tendem a ser mais leais à marca. Eles têm menos motivos para buscar alternativas, uma vez que estão satisfeitos com a experiência de compra e entrega. A lealdade à marca é essencial para o crescimento sustentável dos negócios.

– Retenção de Clientes: Custa muito menos manter um cliente existente do que adquirir um novo. O OTIF contribui para a retenção de clientes, pois os clientes satisfeitos têm menos probabilidade de procurar outras opções.

O OTIF desempenha um papel fundamental na construção de relacionamentos sólidos com os clientes. A entrega consistente no prazo e na quantidade correta não apenas satisfaz as expectativas, mas também constrói confiança, promove a lealdade à marca e contribui para o sucesso a longo prazo das empresas.

Melhores práticas

Compartilhar melhores práticas para alcançar um alto desempenho em OTIF (On Time In Full) envolve uma abordagem abrangente que aborda várias áreas da gestão da cadeia de abastecimento (e fora dela!!!). Aqui estão algumas das melhores práticas que considero fundamentais. Talvez possa contribuir com mais algumas que eventualmente tenha usado em suas experiências:

– Previsão de Demanda Precisa: Utilize métodos avançados de previsão de demanda, como análise histórica, dados de mercado e tendências, para prever com precisão as necessidades futuras dos clientes. Isso ajuda a evitar excesso ou falta de estoque.

– Gestão de Estoque Eficiente: Implemente práticas de gestão de estoque eficientes, como o sistema Just-In-Time (JIT), se possível, para manter níveis adequados de estoque sem excessos. Mantenha uma visão clara do estoque disponível e estabeleça alertas para reabastecimento.

– Comunicação Colaborativa: Estabeleça canais de comunicação eficazes com fornecedores, parceiros logísticos e outras partes da cadeia de abastecimento. A comunicação regular e transparente ajuda a resolver problemas rapidamente e a alinhar expectativas. Melhor se antecipar, quando necessário dar uma notícia ruim, do que deixar o cliente ou consumidor descobrir por conta própria.

– Tecnologia e Automação: A tecnologia não pode faltar. O seu uso adequado pode fazer a diferença no contexto holístico da cadeia de abastecimento. Portanto, implemente sistemas de gerenciamento de cadeia de abastecimento e automação de processos para melhorar a visibilidade, rastreamento e eficiência. Isso inclui o uso de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) e rastreamento de remessas em tempo real, assim como aplicações voltadas à gestão de transportes e de armazém.

– Análise de Desempenho: Acompanhe métricas de desempenho, como EP (Entrega no Prazo) e EC (Entrega Completa), regularmente. Identifique áreas de melhoria e tome medidas corretivas quando necessário.

– Treinamento e Desenvolvimento da Equipe: Invista no treinamento das pessoas conectadas à cadeia de abastecimento, dentro e fora dela, para garantir que compreendam a importância do OTIF e estejam preparados para realizar efetivamente suas operações e também tomar decisões coerentes.

– Reserva de Capacidade: Mantenha uma capacidade de produção e logística reservada para atender a picos de demanda inesperados. Isso ajuda a evitar atrasos devido à sobrecarga de capacidade. É claro que esta alternativa deve estar em completa sintonia com as estratégia e objetivos da organização.

– Avaliação de Riscos e Planos de Contingência: Identifique riscos potenciais que possam afetar o OTIF, como desastres naturais, greves ou interrupções na cadeia de abastecimento. Desenvolva planos de contingência para lidar com esses cenários.

– Feedback dos Clientes: Ouça atentamente o feedback dos clientes e use-o para melhorar continuamente seus processos. Os clientes muitas vezes fornecem informações valiosas sobre áreas que precisam ser melhoradas.

– Benchmarking e Melhores Práticas do Setor: Esteja atento às melhores práticas do setor e benchmarking com empresas que têm um forte desempenho em OTIF e causam um impacto positivo em seus clientes e consumidores. Aprender com os líderes do setor pode inspirar melhorias.

– Responsabilidade e Responsabilização: Defina claramente responsabilidades e responsabilização dentro da organização e com parceiros da cadeia de abastecimento. Isso garante que todos compreendam seu papel na entrega do OTIF. Por isso a comunicação é tão importante para permear a cadeia de valor.

– Feedback Interno: Promova uma cultura de feedback interno, onde os colaboradores possam relatar problemas e oportunidades de melhoria sem medo de represálias. Isso pode ajudar a identificar problemas antes que afetem o OTIF. Ninguém melhor que as pessoas das operações para trazerem contribuições efetivas sobre os problemas do dia a dia.

Ao adotar essas melhores práticas, as organizações podem aumentar sua capacidade de cumprir prazos e quantidades, alcançando, assim, um desempenho consistente em OTIF e melhorando a satisfação do cliente.

Conclusão

O OTIF (On Time In Full) é uma métrica fundamental para avaliar a eficiência das operações de entrega de produtos nas empresas. O cumprimento de prazos e a entrega de produtos e pedidos completos e em boas condições são fundamentais para atender às expectativas dos clientes. O OTIF não se limita apenas às operações de Supply Chain, mas abrange várias áreas organizacionais.

A importância do OTIF está relacionada à necessidade de otimizar processos de cadeia de abastecimento, colaborar com fornecedores e atender às demandas dos consumidores, contribuindo também para a sustentabilidade e práticas responsáveis de negócios.

No entanto, as empresas enfrentam desafios comuns ao buscar um alto desempenho em OTIF, como gestão de estoque eficiente, atrasos no transporte, problemas de produção, confiabilidade de fornecedores e muito mais. Superar esses desafios requer planejamento, colaboração, investimento em tecnologia e estratégias sólidas de gerenciamento de riscos.

O desempenho do OTIF tem um impacto direto na satisfação do cliente, na confiança do cliente na marca, na redução de custos operacionais e na vantagem competitiva. Entregar produtos dentro do prazo e nas quantidades corretas é essencial para construir relacionamentos sólidos com os clientes e promover a lealdade à marca.

Para melhorar o desempenho em OTIF, as empresas podem adotar melhores práticas, como uma melhor previsão de demanda, gestão de estoque eficiente, comunicação colaborativa, uso de tecnologia e automação, análise de desempenho, treinamento da equipe, reservas de capacidade e muito mais. Além disso, é importante ouvir o feedback dos clientes e aprender com as melhores práticas do setor.

Em resumo, o OTIF é uma métrica fundamental que afeta vários aspectos das operações de negócios e desempenha um papel importante na satisfação do cliente e no sucesso a longo prazo das empresas.

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