Ferramentas de BI capacitam usuários de negócios e tomadores de decisão

A logística é cheia de desafios. É preciso conhecer bem cada processo para poder administrar a empresa da melhor forma, reduzindo custos e otimizando a operação, afinal, organizar esse setor é imprescindível para a sobrevivência no mercado. Por isso é importante atentar-se a soluções que colaboram para o aprimoramento das atividades. A dica aqui é o uso de ferramentas de business intelligence (BI), que ajudam a capacitar os usuários de negócios e tomadores de decisão, fornecendo acesso a análises e insights on-demand.

Bruno Guerra, gerente de Marketing da IN – Inteligência de Negócios (Fone: 11 3034.0229), cita quatro obstáculos da logística que podem ser transpostos com BI:

1. Sistemas fragmentados
As empresas em uma cadeia logística – do fornecedor de matéria-prima ao estoquista do supermercado – às vezes parecem viver numa “Torre de Babel”, cada uma falando sua língua. Os softwares, sistemas e até a cultura de cada organização não conversam entre si e os dados são coletados em várias bases e metodologias diferentes. Os números – que não podem ser administrados – começam a perder relevância. Assim, fica difícil saber se certa cadeia de transporte está cara ou barata, se os produtos vão chegar ao consumidor final dentro do prazo de validade ou se o preço que se paga por um espaço de estoque é justo. Os varejistas de forma geral gostam de usar programas de planilhas de Excel ou Access, que foram desenhados para a produtividade pessoal e não para lidar com a escala de uma logística sofisticada.

2. Identificação de pontos de falha
Um pequeno comerciante pode anotar as vendas do mês em uma caderneta. No começo, aqueles dados só têm significado isolado: qual mês foi melhor ou pior que outro. Entretanto, quando coletamos os dados e os apresentamos para nós mesmos de uma forma organizada, podemos descobrir padrões, desenvolver uma visão geral e perceber os “outliers”– os números muito fora da curva –, produtos que dão prejuízo ou que poderiam dar muito mais lucro.

3. Controle de estoque
Como os sistemas de várias organizações em uma cadeia logística nem sempre conversam entre si, a atualização dos estoques é lenta, imprecisa ou as duas coisas. Os resultados são: produtos sobrando na prateleira, prateleiras vazias e clientes perguntando: “vocês não têm mais X produto?”. A resposta: “tem, mas acabou”. Um sistema de BI impede ambos os problemas.

4. Análise de alternativas
O mundo dos negócios envolve mensurar resultados, e isso também significa testar cenários. E se a gente trocasse o transportador? E se entregássemos num horário diferente, com menos trânsito? E se fizéssemos encomendas menores ou maiores? Testar todos esses cenários na prática fica muito caro. Através do BI, é possível acessar os dados da organização, simular cenários e testar alternativas, experimentando outras cadeias de fornecimento, por exemplo, e comparar números antes de realmente tomar uma decisão.

Soluções
Sendo uma das Revendas Master QlikView mais premiadas do mundo, a IN atua no Brasil desde 2004 e agrega valor aos produtos da Qlik, considerada líder em visual analytics. Ambas já construíram uma série de apps para abordar e demonstrar as capacidades relacionadas com a área de logística, por exemplo:

• Oferece ganho de visão executiva em desempenho da cadeia de fornecimento e monitoramento de indicadores-chave (KPIs) em várias dimensões;
• Permite ver e analisar tanto os dados internos e externos em tempo real, em várias e diferentes fontes de dados, em contrapartida a ter de esperar por relatórios pré-definidos, que não suportam e entregam uma solução e resolução de problemas em curto prazo;
• Fornece escalabilidade completa em todos os departamentos de todo o negócio para permitir a análise e expor oportunidades do C-level para baixo;
• Garante acesso seguro a partir de dispositivos móveis para manter o usuário plenamente informado e tomar decisões on-the-go.
O principal software oferecido pelas empresas é o QlikView, que permite ao usuário saber como tomar decisões mais rápidas e inteligentes. Bruno conta que a ferramenta monitora a gama completa de desempenho de fornecedores a partir de scorecards e analytics, sem falar que consolida dados em uma única visualização. Além disso, colabora com os principais fornecedores a partir de partilha de dados e informações para melhorar a eficiência, eliminar custos e impulsionar o sucesso mútuo. Também identifica oportunidades para consolidar a base de fornecimento e monitora a produtividade do comprador. “O QlikView conecta diretamente a demanda e as operações de produção e reabastecimento, criando uma verdadeira cadeia de mantimentos centrada no cliente”, ressalta Bruno.

Outra solução ofertada é o QlikSense. “A diferença está, basicamente, no perfil de uso, pois ambos usam a mesma arquitetura associativa. O Sense é mais indicado para áreas de negócios pela simplicidade na construção e por ser responsivo. O View é normalmente desenvolvido pelo time de TI e entregue baseado em análises guiadas, mas com maior poder de customizações”, explica o gerente.

Segundo ele, a instalação do sistema no servidor é simples, e, com as regras de negócios aplicadas sobre as métricas, os resultados podem ser obtidos já nas primeiras semanas após aquisição.

O maior desafio da implantação é a resistência de usuários que não conhecem a plataforma. “Para resolver isso, demonstramos na prática e com dados reais os resultados e insights que não estavam sendo ‘vistos’, além de, claro, toda a interatividade e o prazer de uso que são proporcionados pelo Qlik”, expõe.

Bruno revela que a ferramenta é imbatível no quesito “experiência intuitiva e divertida”. De acordo com ele, com a tecnologia patenteada da Qlik e seu motor associativo, todos os dados são colocados na memória e qualquer pergunta é respondida com navegação interativa, viva e dinâmica, de forma rápida e objetiva.

As diferenças dessas soluções para outras do mercado, apontadas pelo gerente da IN, são: motor associado; 100% in memory; ETL embutido na plataforma (não requer outros softwares de apoio); alto poder de governança dos dados e objetos; e uso em grandes volumes e diferentes tipos de dados reais do dia-a-dia com alcance superior aos demais.

NA PRÁTICA
A WOW Nutrition, indústria de bebidas e alimentos saudáveis, otimizou seu sistema de gestão de pedidos a partir da ferramenta QlikView. A decisão de investir em BI surgiu quando a tarefa de gerenciar o volume mensal de pedidos se tornou um desafio. O ERP interno utilizado anteriormente no processo apresentava uma interface pouco amigável para os usuários e não permitia que as informações fossem transmitidas em tempo real.

Com fábrica de bebidas não-alcoólicas localizada em Caçapava, SP, a WOW atua na produção e distribuição de marcas como Sufresh, Feel Good, Gold, Doce Menor e Vitalon. “Os vendedores externos necessitavam de respostas rápidas sobre o status de pedidos realizados, mas isso não acontecia porque nossa equipe de backoffice ficava sobrecarregada analisando várias e extensas planilhas de cálculo para gerar os dados requisitados”, ressalta Guilherme Machado, responsável pelo BI na WOW Nutrition.

Ele explica que o QlikView foi a alternativa para solucionar essa questão, com aplicações que acompanham todo o ciclo de vida do pedido. “Agora, as informações obtidas são enviadas a todos os vendedores externos duas vezes ao dia. Isso só é possível porque o BI permitiu que todo o levantamento de dados, que antes levava horas de trabalho, passasse a ser realizado em apenas alguns cliques. Com esse ganho, inclusive as decisões financeiras estão mais eficazes e assertivas.”

Além desses benefícios, com a implantação da solução, foi criada uma nova cultura na WOW, com uma fonte única e precisa para obtenção de informações. “A ferramenta possibilita o desenvolvimento rápido de aplicações com alto grau de complexidade, além de ser extremamente amigável, mesmo para os usuários que não são técnicos em TI. No futuro, pretendemos investir na formatação de novas aplicações para o controle dos indicadores industriais, da cadeia de suprimentos e financeiros”, finaliza Machado.