Logística Hospitalar: segurança do paciente e acuracidade dos processos permeiam todas as atividades

Um projeto de logística hospitalar de bom nível deve estar preparado para controlar todas as etapas dos processos, desde o recebimento dos produtos nos almoxarifados, internos ou externos, até a aplicação no paciente na chamada atividade de beira-leito.

A logística hospitalar é, sem dúvida nenhuma, de primordial importância, principalmente nestes tempos de pandemia (veja o box desta matéria). Afinal, através dela são movimentados medicamentos, insumos e equipamentos médicos que atendem às necessidades de clínicas, consultórios, farmácias, ambulatórios, laboratórios e hospitais e, portanto, requer uma operação logística que exige, além da especialização, atendimento à legislação e a responsabilidade de trabalhar com vidas, pois rupturas nessa cadeia podem gerar danos irreversíveis à saúde.

De fato, a logística hospitalar é uma especialidade, uma área da logística muito particular e com características especiais, principalmente por se desenvolver em um ambiente de conhecimento restrito. “Deve-se ter uma dedicada atenção sob o ponto de vista dos fluxos de materiais e como estes devem se acomodar e contemplar as especialidades médicas, diante de especificidades em diferentes tipos de produtos dentro da cadeia, e que envolvem desde a forma de armazenar, manipular, distribuir e assim por diante. Assim, um projeto de logística hospitalar de bom nível deve estar preparado para controlar todas as etapas dos processos, desde o recebimento dos produtos nos almoxarifados, internos ou externos, até a aplicação no paciente na chamada atividade de beira-leito.”

Ainda segundo a análise de Domingos Fonseca, presidente do Grupo UniHealth, todas as etapas destes processos devem ser feitas usando metodologias de rastreabilidade e unitarização, com controle de lote e validade, durante todo o percurso e sempre gerando informações e relatórios, que permitam monitorar todas as atividades e responder a qualquer questão que surgir e sempre voltadas para a acuracidade dos processos e a segurança dos pacientes. “Desta forma fica claro que logística hospitalar não é uma atividade comum, que o domínio de todos os recursos, técnicos e tecnológicos, além de equipes de trabalho bastante preparadas e familiarizadas, são questões fundamentais para ter sucesso nesta atividade e certamente estão diretamente relacionadas à qualidade e aos resultados dos projetos”, completa Fonseca.

Marcelo Azevedo, gerente Nacional de Operações da Ativa Logística, também comenta este ponto, ressaltando que quem opera nesse segmento precisa se adaptar, comprometendo-se com prazos de entrega mais agressivos e com senso de prioridade e responsabilidade para esse perfil de carga, já que muitas vezes a entrega correta significa a manutenção de uma vida humana. “Esta logística certamente exige processos com maior controle, geralmente voltados à temperatura e umidade, bem como há uma criticidade relacionada a prazo de entrega, visto a ‘perecibilidade’ de muitos produtos transportados”, acrescenta Guilherme Picolli, diretor Comercial da CCA Express – Caxias Cargas Aéreas.

Na visão de Fabio Gobor, diretor Comercial da Gobor Transportes & Logística, o diferencial da logística hospitalar está na preocupação com o usuário final, o paciente. Precisam ser seguidos, rigorosamente, critérios que garantam a qualidade do produto transportado, para que este não ofereça risco à saúde humana. “Temos de garantir que o produto não seja contaminado, que mantenha as característica físico-químicas inalteradas, do início ao fim de nossa prestação de serviços.”

A avaliação de Rui Borges Freitas, diretor Comercial da RV Ímola Transportes e Logística, segue pelo lado do que precisa ser usado nas operações logísticas hospitalares. No transporte, ferramentas de telemetria que possibilitem gerenciamento online da frota e o aumento de produtividade nas operações, em armazéns, com instalação de modernos sorters (esteira separadora de caixas), coletores de dados, a Logimat (máquina elevadora para armazenagem), além das ferramentas de comunicação e informação, tudo rápido, com agilidade e em real time.

Exigências especiais

Já que Freitas apontou os equipamentos e sistemas exigidos para atuação neste segmento, vale a pena destacá-los. Lembrando que a ANVISA, órgão que regula o segmento, é bem exigente e a novidade é o atendimento à RDC ANVISA 304/2019, que obriga, principalmente, a armazenagem e o transporte preservando temperatura ambiente em toda a cadeia – desde a saída do laboratório até o cliente final. Isto obrigou todos os OLs a terem armazéns e veículos climatizados. “Ação necessária, mas com grande dificuldade de adequação por conta dos altos investimentos”, completa o diretor Comercal da RV Ímola.

Picolli, da CCA Express, destaca que, para controle de temperatura e umidade, os veículos precisam possuir termohigrômetro e, se for exigência do cliente, há necessidade de ser refrigerado.

“Para transporte de mercadorias sensíveis a variações de temperatura, são necessários equipamentos de refrigeração e registradores de temperatura e umidade. Nossas filiais e frota possuem estrutura adequada para proteger as mercadorias de variações climáticas. Com a 304/2019, a Gobor iniciou o mapeamento térmico das rotas e a qualificação das áreas e veículos destinados ao transporte e armazenagem de medicamentos, atendendo a nova portaria”, aponta o diretor comercial da empresa.

Fonseca, do Grupo UniHealth, lembra que o uso de equipamentos é sempre uma opção a ser considerada, quando se vai planejar um projeto de logística hospitalar. Porém, é preciso saber onde se pretende chegar com o projeto, para poder avaliar a relação custo/benefício e ter um resultado que justifique o uso ou o investimento, ou seja, a utilização de equipamentos não é uma decisão aleatória, ela deve levar em conta as atividades que esse aparelho vai realizar.

“Importante lembrar que as máquinas a serem utilizadas devem estar monitoradas e conectadas fazendo parte do processo, de tal forma que a atividade de todas possa ser monitorada, com uma máquina apoiando a outra, em uma ou mais etapas dos processos. Assim, o uso de leitores óticos, unitarizadoras, robôs, dispensários e outros equipamentos são comuns e necessários, especialmente quando se necessita controlar um universo grande de itens, em movimento permanente, nas várias áreas das instituições de saúde públicas e privadas”, completa o presidente do Grupo UniHealth.

Neste contexto, Adriano Campos, diretor Comercial da Ativa, ressalta que os principais desafios no setor são a adequação do armazém para atender às especificações e demandas dos clientes e órgãos públicos, alta qualidade na gestão de estoques, manuseio, packing adequados e armazém condizente às exigências da ANVISA, além de entregas cada vez menores em quantidades e mais frequentes.

Exigências dos embarcadores

De fato, a logística hospitalar atende a um setor extremamente exigente, talvez o que mais demande responsabilidade. Em função dessa criticidade, os embarcadores são rigorosos na seleção de seus parceiros logísticos que, necessariamente, precisam operar com alta performance, realizar investimentos constantes em tecnologia e treinamento, ter atendimento ágil e eficiente com informações em tempo real de todo o processo logístico, além de estar devidamente certificados e homologados pelos órgãos competentes, lembra Azevedo, da Ativa.

Também se referindo às exigências impostas pelos embarcadores, de um modo geral, para se operar no segmento de logística hospitalar, o diretor Comercial da CCA Express vai pelo lado das regulamentações – exigências legais, sendo necessário possuir registro na ANVISA (órgão federal), Vigilância Sanitária Municipal, bem como, em muitos casos, possuir um Responsável Técnico (geralmente com formação em Farmácia). “Exigências operacionais também são bastante detalhadas, cada cliente possui necessidades diferentes, mas geralmente relacionadas a controle de temperatura e umidade”, completa Picolli.

Sem se esquecer, segundo Fabio, da Gobor, que o cumprimento de requisitos sanitários inclui limpeza e higienização constante da frota, controle de pragas, treinamentos, mapeamento rigoroso de processos que possam impactar na qualidade dos produtos transportados, controle de saída não conforme e monitoramento da temperatura, quando aplicável.

Freitas, da RV Ímola, também lembra que atender as determinações da ANVISA com certeza é a obrigatoriedade maior, bem como documentações, liberações, autorizações (ANVISA, Bombeiros, Polícia Federal, Polícia Civil etc.). “Hoje, os grandes laboratórios se preocupam com tudo e, se você, como OL, não tiver todas essas documentações, sua possibilidade de atendê-los é igual a zero. Cito como exemplo: um grande cliente nosso, um dos maiores laboratórios do mundo, verifica diariamente 100% todas as condições dos veículos que estão sendo utilizados para o transporte de seus produtos. Limpeza, higienização, estado do veículo, vazamentos, limpeza da boleia, eles verificam exatamente tudo. O que acaba trazendo uma tranquilidade para eles, mas também para nós, prestadores. Recentemente, a obrigatoriedade pela RDC 304 tem sido o diferencial de procura: as grandes companhias já colocam como básico você estar totalmente adequado à nova resolução, que, lembro, já está em vigor”, completa o diretor Comercial da RV Ímola.

Concluindo a questão das exigências impostas pelos embarcadores, Fonseca, do Grupo UniHealth, destaca que fazer projetos na área de logística hospitalar tem, como pressuposto, conhecimento prévio da vida interna das instituições de saúde e grande experiência na elaboração de processos consistentes, para monitorar e documentar todas as transações internas feitas com produtos ou materiais adquiridos e consumidos dentro dessas instituições, gerando registros auditáveis a qualquer momento dessas movimentações. Isso não se faz sem um conjunto de softwares, criados com esses objetivos e considerando as características de cada Instituição e das especialidades médicas que atende, de tal forma que elas estejam contempladas nos processos. Assim, para a contratação de qualquer projeto de logística hospitalar, que é algo tão especial e sensível, é preciso conhecer em profundidade a complexidade de seus fluxos e dos materiais em rota em toda a cadeia de atendimento, do CD até o beira-leito.

Tendências

Já falando sobre as tendências/perspectivas em termos de logística hospitalar, considerando os reflexos da pandemia na economia como um todo e a sua retomada, Azevedo, da Ativa, faz uma pequena lista: Adequação do armazém para atender às especificações e demandas dos clientes e órgãos públicos; entregas cada vez mais frequentes e em menores quantidades, visto que as áreas de estoques dos laboratórios, consultórios e hospitais estão diminuindo; armazenagem capacitada para atender a todos os tipos de produtos e equipamentos, pois há grande variação de dimensões e pesos dos itens estocados; e informação logística em tempo real.

“Acredito que, por um lado, a pandemia movimentou bastante a logística hospitalar, pois a situação demandou muitos equipamentos, EPIs e medicamentos. Por outro lado, há uma demanda reprimida de cirurgias e outros procedimentos que foram adiados por falta de disponibilidade nos hospitais, ou até mesmo pelo receio de contaminação pelo Covid-19. Ao passo que o vírus reduza sua contaminação, intensificado pelas vacinas em fase final de testes, acredito que essa demanda reprimida faça um novo movimento grande no mercado, demandando novamente a logística de qualidade”, avalia Picolli, da CCA Express.

Na visão de Fabio, da Gobor, a tendência também é de crescimento – as perspectivas são boas. “Apesar de extremamente regulamentado, o setor e as rotas que atendemos são evitadas por muitos de nossos ‘concorrentes’. Contudo, ações estratégicas em relação à infraestrutura das vias continuam sendo um desafio, como manter qualidade, prazos e preço, quando o principal desafio é chegar ao destino com pontualidade. Também há a questão da utilização de multimodais e a busca por empresas regionais com expertise de acordo com a geolocalização do país.”

Fonseca, do Grupo UniHealth, destaca que a logística vem agregar ao momento presente e futuro, ajudando os players de saúde a se prepararem melhor frente às inúmeras necessidades que advém da pandemia, sejam de fluxos de atendimentos, sejam de ordem financeira, onde todo o processo de gerenciamento de insumos e medicamentos médicos precisa ser muito assertivo para garantir mais economicidade e segurança das operações, como um todo.

“A minha percepção é que a grave crise que assolou o mundo contemporâneo demonstrou a importância do papel da logística de saúde para a sociedade. Já havia notado, há algum tempo, que os hospitais vinham enxergando a importância dos OLs em sua vida cotidiana. Já percebo em grandes redes hospitalares a preocupação de seus gestores de que o foco de um hospital deve ser atendimento ao paciente, criando melhores condições e estrutura, deixando um ponto importante, que é a cadeia de abastecimento, para quem tem expertise. Nós, da RV, já tínhamos este foco há algum tempo. Para citar como exemplo: em São Paulo, cuidamos de toda a cadeia de abastecimento (cadeia logística) de um dos maiores e mais eficientes hospitais da América Latina e os resultados que apresentamos mês a mês são excelentes. No final, o conceito de ganha/ganha fica evidente: estamos muito felizes com eles e a recíproca é verdadeira. Os resultados apresentados com excelentes resultados operacionais e econômicos demonstram o que falo. Estou absolutamente convicto que essa seja a tendência de mercado”, finaliza Freitas, da RV Ímola.

Efeitos da pandemia na logística hospitalar

Mais onipresente neste momento do que nunca, a logística hospitalar foi bastante impactada pela pandemia, fazendo parte essencial da prevenção e cuidados. Veja a análise feita pelos participantes desta matéria especial.

O que a pandemia exigiu dos Operados Logísticos e das Transportadoras?

Picolli, da CCA Express: Os piores meses foram abril, maio e junho, quando tivemos de fazer rotas rodoviárias com maior frequência para suprir a demanda, bem como buscar alternativas de fretamento de aeronave dedicado. Além disso, abrimos mais bases de entrega para agilizar as operações last mile, aproximando mais o cliente final da base de entrega.

Fabio, da Gobor: Apesar de desafiadores, os efeitos da pandemia foram sentidos de forma positiva, pois a Gobor entende que os serviços de logística são vitais para a saúde pública. Antes da crise mundial do coronavírus, a Gobor já tinha iniciado um processo de reestruturação, a pandemia acelerou a execução dos planos.

Fonseca, do Grupo UniHealth: Em nosso caso, as principais exigências foram a necessidade de se criar soluções para um aumento repentino dos volumes processados, assim como atuar para evitar que as equipes sejam contaminadas pela Covid-19, especialmente aquelas que operam dentro dos hospitais.

Freitas, da RV Ímola: A crise sanitária aportada em 2020 e que atingiu o mundo todo fez trazer novas atitudes e ações em todos os segmentos; na logística não foi diferente. Trazendo para nosso “mundo”, que é a logística relacionada à saúde, grandes transformações ocorreram. Coloco como destaque: melhorias nas práticas de higiene, cuidados com todos os processos que envolvem as operações (manipulação e higienização em embalagens, melhor higienização de frotas, controle de temperatura nos colaboradores, melhor utilização de EPIs, além do monitoramento total dos serviços de forma digital). Atrelado a tudo isso, uma intensiva procura por novas tecnologias e maneiras de como “se fazer melhor”.

O que mudou na logística do segmento

Picolli, da CCA Express: A logística hospitalar foi desafiada a buscar alternativas novas, principalmente na cadeia fria. As novas bases de entrega que expandimos e as novas rotas rodoviárias auxiliaram para compensar a redução brusca da malha aérea. Aumentamos muito a contratação de voos charter (dedicados) para operações aéreas. Nos meses de julho e agosto, as remessas retornaram gradualmente para o modal aéreo.

Fabio, da Gobor: A mudança mais significativa neste segmento foi a urgência: a demanda que antes era programada, passou a ser espontânea.

Fonseca, do Grupo UniHealth: Na operação em si não tivemos grandes mudanças, já que os grandes volumes operados não mudaram os processos fundamentais. Nosso foco, neste sentido, foi o de tratar a questão humana das equipes e a natural insegurança diante do volume de informações externas. Disponibilizamos recursos de proteção individual para todos ao mesmo tempo, fazendo uma campanha intensa de esclarecimentos e motivação para que as equipes se mantivessem firmes nas atividades. Foi muito emocionante como nosso pessoal reagiu, inclusive com iniciativas pessoais de algumas equipes de projetos, publicando fotos e vídeos mostrando seu comprometimento e seu compromisso pessoal de dedicação no combate à pandemia.

Freitas, da RV Ímola: A logística do segmento de saúde já vinha sofrendo alterações gradativas em seu curso e nas formas de se operacionalizar, mas o efeito pandemia fez com que todos os segmentos logísticos sofressem alterações em regime de urgência. Na logística de saúde isso não foi diferente: a necessidade premente de implantação de novos processos operacionais, os redobrados cuidados com a higiene por conta da pandemia, além do maior fator de relevância no segmento que foi a aprovação pela ANVISA da RDC 304 – a resolução ainda está, como podemos dizer, “em quarentena”, ou seja, ainda em fase de implantação, mas ela, sim, está sendo um grande divisor de águas dentro do segmento que, a meu ver, trará grandes benefícios para toda a população.

Quais as cargas mais transportadas e por quê?

Picolli, da CCA Express: Transportamos muitos produtos para saúde, como materiais odontológicos, oftalmológicos e produtos cardiovasculares, bem como equipamentos hospitalares em geral.

Azevedo, da Ativa: O segmento médico-hospitalar teve um incremento de transporte, com destaque aos insumos relacionados à proteção individual (luvas, máscaras, testes de Covid-19, etc.).

Fabio, da Gobor: A demanda por produtos para diagnóstico e tratamento, higiene e desinfecção e, claro, alimentícios, aumentou de forma significativa. Todos os itens de EPI´S e correlatos seguiram em alta de consumo no segmento hospitalar.

Freitas, da RV Ímola: Como trabalhamos em praticamente todos os segmentos ligados à saúde, percebemos em todos os quesitos considerável elevação nos números operacionais. A entrega de medicamentos, correlatos e, principalmente, entregas pelo sistema “delivery” aumentaram consideravelmente. Mas, atualmente, as grandes movimentações estão atreladas à crise sanitária: transportamos e armazenamos muitos testes para Covid-19, EPIs, materiais para higienização, enfim, tudo relativo à pandemia teve grande evolução em suas movimentações.

Qual a importância desta logística no auge da pandemia? 

Picolli, da CCA Express: A logística hospitalar foi (e está sendo ainda) fundamental para transporte de equipamentos hospitalares, EPIs e medicamentos.

Fabio, da Gobor: A logística hospitalar tem impacto direto na saúde pública. Pensando a nível Brasil, a produção ocorre especialmente nas regiões Sul e Sudeste, mas o consumo ocorre em todo o território nacional. As regiões Centro-Oeste e Norte, especialmente esta última, são carentes e de difícil acesso. Para nós é gratificante fazer com que as pessoas que vivem em regiões de difícil acesso também recebam os itens indispensáveis para sua sobrevivência.

Fonseca, do Grupo UniHealth: Numa situação de pandemia ou graves crises na saúde, é fundamental saber quais e quanto dos materiais e medicamentos necessários temos em estoque, quais são os fornecedores e qual o tempo necessário para receber ou repor o estoque consumido ou em processo de consumo, qual o tempo previsto de duração do estoque atual. Em resumo, um bom projeto de logística deve dar todas essas respostas e permitir que se faça uma gestão da crise, com bom nível de eficiência, sem compras ou gastos de dinheiro desnecessários. Com um sistema de automação e um bom gerenciamento do que ele pode nos gerar, conseguimos mapear bem o cenário para o atendimento das necessidades de forma customizada e em tempo hábil.

Freitas, da RV Ímola: A logística sempre teve papel preponderante em toda a sociedade, desde os tempos mais remotos, mas nada se compara ao que vimos e estamos vendo nos dias de hoje e o nome disso é “efeito pandemia”. Infelizmente, essa grave crise sanitária pela qual o mundo está passando ajudou a valorizar o segmento de serviços. A logística eficiente foi o carro-chefe para que, de uma forma ou de outra, conseguíssemos atravessar, e ainda estamos atravessando, esta fase tão difícil. Puxando para nosso segmento, fica mais evidente o quanto as operações logísticas eficientes contribuíram para que a crise não fizesse maiores estragos. O suporte à indústria farmacêutica, armazenando e entregando seus produtos nas mais longínquas distâncias, o apoio aos laboratórios de diagnósticos, o abastecimento aos hospitais, farmácias e ambulatórios não teriam sucesso se por trás não houvesse uma cadeia de logística eficiente e preparada. Com certeza existe ainda muito a se fazer, mas a crise demonstrou a alta capacidade do segmento de se reinventar de forma ágil.