O estoque é o grande ponto de atenção quando se fala da logística no segmento de material médico-hospitalar e farmacêutico

Devido aos altos custos e ao grande fluxo de demanda nesse departamento, os Operadores Logísticos e as transportadoras são fundamentais para otimizar todo o processo, reduzindo custos e garantindo a disponibilidade dos itens.

O “core business” de um hospital é cuidar de pessoas e salvar vidas, que, em outras palavras, é o grande desafio e a razão de sua existência. Por conta dessa complexidade, a logística precisa estar completamente alinhada com todos os processos, para não haver faltas e nem atrasos.

As instituições de saúde utilizam uma grande quantidade de produtos diferentes em relação ao tamanho, finalidade, requisito de armazenagem e critério de manuseio que, inclusive, variam de acordo com o paciente, como próteses e ferramentais cirúrgicos.

“Os Operadores Logísticos podem atuar desde a entrega diária, garantindo o abastecimento de todos os insumos hospitalares, produtos para diagnóstico e medicamentos, até a gestão interna de seus estoques, assegurando suas rotinas”, destaca Ricardo Navarro, diretor de logística da Ativa Logística.

Além da questão do cuidado à vida, a logística é fundamental para ajudar a evitar desperdícios. Segundo Adriana Oliveira, diretora de qualidade da RV Ímola, materiais e medicamentos são as maiores despesas de um hospital, ficando atrás apenas dos gastos com recursos humanos.

Portanto, evitar desperdícios, como perda de produto por vencimento ou avaria, é fundamental para a gestão financeira. Além disso, o estoque representa dinheiro parado no armazém e reduzir estoques é sempre saudável. “As empresas de logística ajudam os hospitais a manter estoques adequados, oferecendo locais ideais para armazenagem e ferramentas que auxiliam na gestão dos materiais”, expõe.

Paulo Falanga, diretor executivo da MXP Multimodal, comenta que, apesar de toda a tecnologia disponível, não são muitos os casos de automatização da reposição de estoques. “Portanto, as maiores contribuições dadas pelos Operadores Logísticos e transportadoras são o aperfeiçoamento dos processos internos de faturamento e delivery, através dos quais se consegue diminuir significativamente o tempo de entrega dos medicamentos e produtos em geral”, conta.

Há aproximadamente 20 anos, Falanga participou de um projeto no qual a MXP elegeu um número de farmácias com condições mínimas para suportar o lançamento de uma insulina, que demandava geladeira para sua estocagem, e uma farmacêutica na função de orientadora para explicar ao paciente a forma correta de armazenar e utilizar o medicamento, bem como outros cuidados importantes para conviver com o diabete e ainda ter qualidade de vida.

“Acredito que essa foi uma das primeiras iniciativas que permitia o reabastecimento automático da farmácia, mediante algumas premissas de consumo e estoque mínimo previamente definidos. Esse programa foi um sucesso e ainda hoje se mantem ativo”, ressalta o profissional.

Ricardo Baumann Chammas, gerente comercial da TPC Logística, responsável pelo canal Farma, diz que o estoque é um dos departamentos que apresentam altos custos e grande fluxo de demanda, por isso a importância do Operador Logístico. “A proximidade dos Operadores com as instituições hospitalares vem crescendo bastante, pois os gestores estão percebendo os ganhos efetivos que podem ter com relação ao tempo de entrega dos pedidos e ao tempo de análise e execução dos processos”, expõe.

Segundo ele, a maior necessidade do setor é o ressuprimento diário, de uma forma cada vez mais estruturada, com redução de custos e otimização de processos.

De acordo com Elio Gobor, diretor operacional da Gobor Transporte & Logística, a demanda hospitalar vem exigindo dos Operadores Logísticos flexibilidade e comprometimento em entregas noturnas com equipes devidamente treinadas, seguindo as normas da vigilância sanitária do início ao fim da prestação de serviço.

Por sua vez, Rafael Belfiore, Sales & Vertical Pharma na DC Logistics Brasil, ressalta que para evitar o desabastecimento de toda a cadeia, são necessários departamentos de compras bastante estruturados internamente que consigam aliar a demanda interna da empresa com os prazos mínimos necessários para transporte do material.

“Devemos levar em consideração que não basta considerar o tempo de trânsito entre o ponto A e o ponto B, mas, sim, desde a negociação de compra junto aos fornecedores, fechamento de contrato, prazo de produção, liberação e emissão documental. Somente aí, entraremos no âmbito do frete e transporte”, expõe.

Segundo ele, o sucesso logístico se dá somente se todas as etapas apresentarem a sua contribuição dentro dos prazos preestabelecidos na negociação inicial, isto é, produção, liberação e documentos disponibilizados corretamente, atendimento do prazo de coleta no exportador, liberação documental no porto/aeroporto, embarque, desembaraço e, por fim, transporte até o importador.

Na etapa do transporte, Belfiore diz que é importante que o parceiro contratado pelo exportador ou importador tenha capilaridade, conhecimento e capacidade na compreensão das necessidades específicas que este mercado demanda.

A capilaridade se dá, basicamente, na abrangência do Operador Logístico em trabalhar com diversos prestadores de serviço. No caso do Freight Forwarder, isso acontece através dos contatos com transportadoras, vias aéreas e marítimas e agentes parceiros ou estrutura própria no país de origem que tragam diversas possibilidades logísticas.

Planejamento

Em se tratando de estratégias para otimizar custos logísticos no setor, Luis Alberto Costa, diretor executivo do Grupo Troca Logística, comenta, em especial, sobre momentos de crise. Nesse período, torna-se vital que os processos de Supply Chain sejam constantemente reavaliados.

“No que tange ao processo logístico de abastecimento, são itens importantes para a otimização dos custos logísticos a consolidação de remessas, a eliminação dos desperdícios, o investimento em automação dos processos, o controle do consumo de combustível, o pensamento estratégico e a formação e capacitação de líderes”, conta.

Navarro, da Ativa Logística, cita como estratégia planejar adequadamente com os hospitais os estoques mínimos, proporcionando a redução de viagens e, consequentemente, maior consolidação de carga.

“A gestão dos estoques dentro dos hospitais também é extremamente importante para esta otimização de custos, mantendo a armazenagem correta dos produtos de acordo com suas especificações de temperatura e posição e fazendo a gestão dos produtos consignados, cuja remuneração se dá somente após a utilização”, expõe.

Na opinião de Belfiore, da DC Logistics Brasil, para que haja otimização dos custos logísticos, é de extrema importância que o parceiro logístico consiga oferecer segurança durante todo o processo.

“Com cada vez mais players se aventurando no setor, é comum que a diferenciação entre eles se dê exclusivamente pelo custo, mas há fatores alheios a este que devem ser considerados na escolha do fornecedor”, salienta.

Estratégias vitais

Os custos da área de logística representam metade do faturamento de uma instituição, uma vez que materiais e medicamentos utilizados pelo paciente representam 50% do que se cobra pela prestação dos serviços dentro de um hospital, que também é hotel, lavanderia, limpeza, serviços médicos, restaurante, limpeza, vigilância, recursos humanos e relacionamento com o paciente.

Para otimizar os custos logísticos no setor médico-hospitalar, Falanga, da MXP Multimodal, cita algumas estratégias vitais: Rever e redesenhar processos internos e externos; Automatizar os processos, sempre que possível; Identificar os principais KPI´s – Indicadores chave de performance; e Definir “dashboard” com esses indicadores para monitoramento das operações.

Como o custo do inventário é a maior parte do investimento de um hospital, Falanga detalha alguns conceitos para aprimorar a administração e compra dos insumos hospitalares.

Uma forma para controle de estoques é estabelecer a curva ABC dos insumos, tanto em razão do número de unidades utilizadas num dado espaço de tempo (dia/semana/mês/ano), quanto em função do valor unitário de cada insumo. O cruzamento destas duas curvas permite o controle ideal do volume dos produtos a manter em estoque.

Para a definição da curva ABC, cada empresa pode usar critérios próprios em função do perfil dos produtos utilizados e características do negócio. Nos exemplos a seguir, foram considerados como produtos A aqueles que fazem 50% do volume, B, de 51% a 80% e C, o restante. (Figura 1)

Já no próximo exemplo mostrado por Falanga, o foco é cuidar dos produtos em função do alto valor agregado de cada unidade, ou seja, em função do maior desembolso em adquiri-los. (Figura 2)

No último exemplo, o diretor executivo da MXP Multimodal faz a ponderação entre volume e valor unitário dos medicamentos, sugerindo uma curva ABC consolidada. (Figura 3).

Entretanto, após segmentado o estoque na curva A, B e C ou com algum outro critério estabelecido pelo hospital, é preciso considerar ainda fatores como: Custos do estoque; Estimativa de consumo; Prazo de validade dos produtos – considerar o método de controle de estoque: FEFO – “first expired, first out” (primeiro que vence, primeiro a sair do estoque); Estoques mínimos e de segurança; Dimensionamento dos pedidos – é importante considerar também o prazo de produção e entrega dos fornecedores (deadline). Exemplo: se o fornecedor entrega os produtos 30 dias após a colocação do pedido, esse prazo precisa ser considerado no estoque de segurança e, consequentemente, no dimensionamento do pedido; Pedido mínimo – valor econômico; Sazonalidade – o ideal é um histórico mínimo de 24 meses para analisar o comportamento do consumo ao longo do ano; Relacionamento com o fornecedor – esse ponto é muito importante, como explica Falanga, caso no decorrer de um mês ou período, surgir a necessidade de uma quantidade adicional do produto, através de um pedido emergencial.

“Nos quadros apresentados, colocamos apenas 10 produtos, portanto podemos imaginar o que seria controlar algumas centenas, com fornecedores e sazonalidades distintas, entre outras características”, comenta.

Por exemplo, o Hospital Samaritano, em São Paulo, faz a gestão de aproximadamente seis mil itens no seu estoque. “Vale acrescentar que a pandemia alterou totalmente os números do histórico de consumo e deadline de entrega, o que dificulta ainda mais esse trabalho, que já é complexo por natureza”, acrescenta.

Para Falanga, o que torna tudo isso possível são os diversos sistemas de controle automatizados de estoques, com customização produto a produto. Concluída a fase de gestão do estoque e compra de insumos, é fundamental automatizar o processo de dispensação de medicamentos, que é o fornecimento do insumo no ponto de uso, seja ele um setor, um ambulatório ou mesmo o paciente.

Também pode fazer parte deste processo a unitarização de medicamentos, que é seu fracionamento em doses individuais, embalados e rotulados para que sejam diretamente administrados ao paciente. “Essa estratégia possibilita o uso do medicamento de forma mais ágil, segura e previne desperdícios e extravios”, explica.

A logística reversa interna, quando implementada, dá ainda mais eficiência ao sistema de dispensação de medicamentos, pois insumos não utilizados retornam ao estoque, evitando desperdícios.

In house

Na opinião de Chammas, da TPC Logística, uma das principais estratégias para a redução dos custos existentes na cadeia hospitalar é a realização de operações in house, por parte dos Operadores Logísticos nas farmácias e almoxarifados das instituições, acompanhando as demandas diárias e realizando os pedidos de reposição e o controle dos estoques.

E, ainda, quando existem farmácias satélites, o OL também gerencia a distribuição interna dos medicamentos e insumos hospitalares. “Neste tipo de operação, ocorre uma redução significativa de custo de mão de obra para a instituição e ganho nos processos, pois em vários casos esta operação é realizada pelo quadro de enfermagem.”

A área de compras de cada instituição tem de estar muito integrada com as indústrias, com os distribuidores e com os prestadores de serviço, além de acompanhar as alterações de mercado e uma possível falta de insumos, que pode ocasionar a ruptura de estoque de medicamentos importantes para os tratamentos dos pacientes.

As operações precisam ser programadas com antecedência para que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estipulados, não interrompendo os tratamentos. “Por esta razão, a parceria entre o Operador Logístico e as instituições nos serviços de armazenagem, expedição e transporte das cargas é fundamental para a redução dos custos e aperfeiçoando as operações”, resume Chammas.

Tecnologias

Para o controle de estoque, propriamente dito, a maioria dos hospitais e clínicas utiliza a informação de compra recebida dos fornecedores, através de arquivos XML da nota fiscal, que contém as informações dos produtos, tais como quantidade, preço, etc., para alimentar o sistema de estoque. Para a dispensação na farmácia dos hospitais, o próprio código de barras impresso na embalagem do produto ou fração (sistema interno de consumo) é a base para a baixa no estoque. É o que explica Falanga, da MXP Multimodal.

Ele conta que a implementação do QR Code nos equipamentos hospitalares tem facilitado o trabalho das equipes, pois permite ler facilmente, em qualquer smartphone, todas as informações e instruções necessárias para a correta calibração dos equipamentos médicos.

O uso de QR Code, ainda que mais concentrado em medicamentos, é sem dúvida um grande avanço, na opinião de Adriana, da RV Ímola, pois permite o controle de informações como lote e validade, sem a necessidade de gerar novas etiquetas para os produtos.

“Porém, o setor vem se aprimorando e investindo, por exemplo, em tecnologias que permitem o monitoramento on-line de temperatura, e equipamentos que auxiliam o processo de expedição e separação dos produtos, garantindo mais confiabilidade e reduzindo erros de separação e expedição”, conta.

Chammas, da TPC Logística, ressalta que a rastreabilidade dos medicamentos se faz cada vez mais necessária e se tornará obrigatória a partir da RDC 430, da ANVISA, de 08/10/2020 (Veja o box nesta matéria).

“Os Operadores Logísticos estão se adequando às novas regras e cada vez mais os sistemas de controle e gestão de remessas que possuem Inteligência Artificial se tornam um diferencial para a implementação deste novo processo de logística na área da saúde”, expõe.

Belfiore, da DC Logistics Brasil, diz que há uma série de possibilidades para envio de carga delicadas, como insulinas, imunizantes e outros tipos de medicamentos que sejam sensíveis, como as soluções passivas, ativas e, mais recentemente, híbridas. Esta última é responsável por conseguir, em alguns casos necessários, o alcance de temperatura de -80° C, por exemplo.

O acompanhamento do embarque também obteve avanços importantes, como o aperfeiçoamento dos Data Loggers, que conseguem monitorar temperatura, umidade, índice de calor e ponto de orvalho, não só como uma média do lote completo, mas também para uma embalagem pequena específica.

“O agente logístico também deve contar com um sistema de monitoramento do embarque bastante eficaz (Track & Trace); além de um EDI (Electronic Data Interchange) passível de integração com o seu cliente e Nuvem para armazenamento de informações”, aponta.

Sobre tecnologia, Elio, da Gobor, conta que a cada 45 dias a empresa recebe solicitações de integração junto a novas plataformas, startups e grandes empresas de tecnologia, aplicando novos controles e integrando 100% todo o processo externo, que fica sob gestão dos Operadores Logísticos e Transportadoras.

“As principais hoje tem sido interface entre monitoramento de frota, espelhamento de rastreadores, monitoramento de temperatura conectando os ERP das indústrias e distribuidores. O monitoramento em tempo real em nossa torre de controle é a maior procura que estamos tendo”, revela.

Logística reversa

A logística reversa consiste em recolher medicamentos e insumos vencidos, danificados ou que tiveram algum tipo de recusa pelo cliente e encaminhar para o processo de análise para reintegração no estoque ou envio para destruição. Segundo Chammas, da TPC Logística, cada cliente tem seu modelo de recebimento e análise dos materiais recolhidos e forma de envio para descarte.

Existem empresas especializadas em processos sustentáveis que se responsabilizam pela descaracterização e destruição destes itens, além de realizar assessoria para compensação tributária (IRPJ/CSLL) com aproveitamento dos custos contábeis e outras despesas, buscando tornar as perdas com impostos dedutíveis. “Estas empresas são importantes parceiras dos Operadores Logísticos, pois facilitam a operação da cadeia completa, desde a coleta dos itens até a restituição de impostos”, ressalta.

Elio, da Gobor, lembra que os medicamentos, vencidos ou não utilizados, contribuem para impactos negativos ao ambiente e à saúde pública quando descartados indevidamente no lixo comum e ou no vaso sanitário/pia. “Seguimos as normas da Vigilância Sanitária e retornamos à empresa resíduos de medicamentos para destinação final segura, devidamente segregados e tomando as devidas precauções de acordo com cada procedimento e orientação de nossos clientes”, explica. A empresa monitora passo a passo o processo até a destinação final, com margem de erro zero.

No Grupo Troca, a logística reversa opera com o retorno de macroembalagens, contêineres destinados a mercadorias específicas e com paletes destinados ao acondicionamento de produtos concentrados importados, como o paracetamol, por exemplo, explica Costa.

Fabiano de Oliveira, diretor da Exlog Distribuição, diz que a empresa realiza a logística reversa de acordo com a necessidade de cada cliente, seja prazo de validade vencido, falta de material na caixa ou avarias.

A logística reversa realizada na MXP Multimodal consiste no retorno de produtos rejeitados no recebimento do cliente no ato da entrega, normalmente por estar em desacordo com o pedido ou ajustes com o fabricante, como explica Falanga.

Nova RDC publicada pela ANVISA entra em vigor

A Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) nº 430 entrou em vigor no dia 16 de março último. Visando a atualização do guia de boas práticas na armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) revogou a resolução que estava em vigor anteriormente e instaurou novas medidas, a fim de fazer melhorias nos processos. Segundo o diretor da Especialidade de Transporte de Produtos Farmacêuticos do Sindicato das Empresas de Transportes de Carga de São Paulo e Região – SETCESP, Gylson Ribeiro, as definições que se destacaram foram o monitoramento das condições de transporte relacionadas às especificações de temperatura e umidade do medicamento utilizando instrumentos calibrados; aplicação dos sistemas passivos ou ativos de controle de temperatura e umidade que sejam necessários à manutenção das condições requeridas pelo registro sanitário ou outras especificações aplicáveis ao medicamento durante o transporte, bem como na armazenagem em trânsito, que são os armazéns utilizados para o cross docking; e o fornecimento ao contratante de todos os dados relativos às condições de conservação durante o transporte, bem como durante a armazenagem em trânsito. Em termos econômicos, segundo dados da Câmara Técnica de Carga Fracionada da Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística – NTC&Logística, o setor de transportes de medicamentos precisaria de um montante em torno de seis bilhões de Reais em investimento, sendo 60% para climatizar os pontos de armazenagem em trânsito e 40% para climatizar a frota. Somados a este investimento, o setor terá também o custo de energia elétrica, combustível e manutenção de equipamentos e sistemas que ultrapassariam um bilhão de Reais ao ano. À vista das adequações necessárias para a conformidade com a nova resolução, o transporte de medicamentos e as transportadoras de tal modalidade terão que iniciar o processo de preparação operacional com certo grau de complexidade. “São desafios que exigem muito trabalho e competência, desde uma boa negociação na compra dos equipamentos necessários, passando pelo desenvolvimento dos sistemas de monitoramento, controle e armazenamento de dados, implantando uma gestão de pessoal com excelência através de treinamento adequado ao cumprimento da norma e incorporando à tabela de frete os custos que esta medida gerou”, finaliza Ribeiro.