Sistemas de gestão de frotas são essenciais para reduzir custos e aumentar produtividade

Afinal, ao não fazer o controle de sua frota, certamente a empresa está perdendo dinheiro. Para ter mais eficiência logística, organização e disponibilidade dos veículos para atuar, é preciso investir em tecnologia.

Diante do atual cenário econômico, e ainda vivendo uma pandemia, ter controle, automatização dos processos e redução de custos é essencial para qualquer operação, independente da atuação da empresa. Para isso, o sistema de gestão de frotas tem sido estratégico, já que é uma tecnologia que oferece total controle e visibilidade de todo o processo, podendo, ainda, reduzir o custo do quilometro rodado e aumentar a produtividade dos veículos.

Segundo Anderson Benetti, head de Produto para Logística da Senior Sistemas, esses benefícios são possíveis através do controle de manutenções preventivas, manutenções corretivas, integração com meios de abastecimento de veículos, controle de pneus, etc. “O sistema de gestão de frotas permite que você faça toda a gestão das manutenções do veículo, controle de documentação, além do monitoramento e rastreamento desses veículos em tempo real dentro das operações.”

Mauro Telles Guimarães, head Comercial da Veloe, também destaca que, em um momento em que é primordial otimizar recursos, os sistemas de gestão de frotas, como o do Alelo Frota, oferecem uma solução integrada para despesas de combustíveis e automotivas. Ou seja, além da redução de custos, ajudam a consolidar informações, dando à empresa maior gestão e praticidade, concentrando os pagamentos. “Nós também acreditamos em mais segurança no trânsito, capacitação profissional do setor e reconhecimento, tudo isso é nossa crença.”  Além das ofertas em gestão de frotas, a Veloe conta com os adesivos Veloe. Desde o início do ano a solução Alelo Frota passou a integrar o portfólio da Veloe voltado ao mercado PJ (pessoa jurídica). A marca é uma unidade de negócios da Alelo, especializada em mobilidade urbana e gestão de frotas. Com a chegada da solução, que até o ano passado era outra unidade de negócios Alelo, a Veloe passa a oferecer a primeira plataforma do mercado com uma solução integrada em Manutenção, Frete, Abastecimento, Estacionamento e Pedágio, ressalta Guimarães.

Já Frederico Menegatti, CEO da Getrak, lembra que as plataformas de gestão de frotas estão crescendo muito nos últimos anos, e a pandemia vem apenas para catalisar esse processo.

Estima-se que no Brasil, hoje, menos de 10% dos veículos estão utilizando algum tipo de software de gestão de frota em todo parque instalado.

E plataformas de gestão de frotas são usadas para basicamente três atividades: monitoramento de motoristas, monitoramento dos veículos e monitoramento de cargas. Cada um desses itens é utilizado de forma específica.

“Vamos falar um pouquinho do motorista. Hoje você consegue acompanhar em tempo real o motorista, para saber se ele está cumprindo a jornada estabelecida, inclusive respeitando as leis trabalhistas que regem a forma que ele deve conduzir, envolvendo tempos em movimento e descanso. Também existem as câmeras internas, e esses softwares conseguem trabalhar as imagens de dentro dos veículos e, inclusive, perceber fadiga do motorista, alertando uma central, por exemplo.”

Menegatti diz, ainda, que também estão disponíveis botões de alerta em caso de pânico ou algum tipo de sinistro. Em alguma eventualidade, o motorista consegue apertar um botão para que o veículo seja prontamente atendido.

A outra forma que as plataformas também trabalham é o monitoramento do veículo. Aqui você tem a telemetria e o rastreamento, permitindo acompanhar em tempo real o veículo para saber se ele está efetivamente cumprindo um trajeto específico dentro do tempo predeterminado. A telemetria desse veículo permite saber como ele está sendo conduzido, incluindo freada e aceleração brusca e uma série de outros itens de monitoramento.

“E também, hoje, com uma camada de Inteligência Artificial que efetivamente essas plataformas já possuem, é possível agir de forma preditiva. Por meio da telemetria do veículo você consegue saber, por exemplo, se ele está sendo conduzido por um ou outro motorista, já que este sistema consegue guardar em seus bancos de dados as informações referentes ao motorista da empresa – e consegue comparar com as do condutor em um determinado momento.”

O CEO da Getrak diz, ainda, que, obviamente, as plataformas também trabalham com cargas, monitorando-as em tempo real, além de mostrarem o percurso dessas cargas, bem como a umidade e temperatura para se manter a carga da maneira como ela deve ser efetivamente transportada.

Também falando sobre os benefícios do uso dos softwares de gestão de frotas neste momento em particular, Leopoldo Suarez Filho, COO da KMM, separa o conceito de “gestão de frotas” do conceito de “gestão logística”, e diz que entendem “gestão de frotas” como responsável por cuidar da disponibilidade e saúde dos veículos.

“Separamos essa responsabilidade do nosso TMS, que fica com a responsabilidade de otimizar as operações, fretes, viagens, coletas e entregas. Para gestão de frotas, oferecemos uma suíte de funcionalidades que vão de gestão de abastecimento, gestão de pneus, gestão de manutenção como principais frentes, além de módulos menores, como controle de multas e documentação. Apoiamos a gestão através de integração com tecnologias distribuídas (IoT). Falamos com rastreadores, aplicativos e sensores instalados nos caminhões. E temos uma iniciativa forte junto às montadoras para trazer o painel do caminhão para dentro do sistema, oferecendo oportunidade de gestão ativa dos controladores de frota.”

Ainda de acordo com Suarez Filho, usar uma ferramenta de gestão de frotas direciona a empresa para um caminho de otimização de recurso. “Falo isso pois, com uma ferramenta dessa, o gestor pode entender o consumo de combustível, analisar a performance por motorista, por rota e por equipamento, olhar o consumo de pneus, entender qual modelo e marca funcionam melhor para o escopo de atuação, cuidar também do processo de manutenção preventiva e corretiva, com o objetivo de manter o equipamento mais horas disponível e com o menor custo possível.”

Essa otimização de recurso, ainda segundo o COO da KMM, é importantíssima num momento como o que vivemos, onde essa razão ganha força com um mercado cada vez mais competitivo.

De fato, Diego Gonçalves, CEO da Opentech Sistemas de Gerenciamento de Riscos, também destaca que o uso de soluções tecnológicas para fazer a gestão de frotas é a melhor opção para quem busca otimizar a operação e reduzir custos. “Gestores logísticos têm um trabalho difícil, precisam manter todos os processos e atividades sob controle e tomar as decisões de maneira assertiva, e com uma tecnologia como aliada ele terá muito mais base para tomar essas decisões.”

Agora, em um momento de crise – prossegue Gonçalves –, essas soluções se tornam muito mais essenciais. É inegável o impacto da Covid-19 no andamento da logística no Brasil. As demandas foram reconfiguradas e os processos precisaram ser reorganizados. É um novo momento para o setor, e para assegurar a competitividade é primordial uma gestão logística aliada a tecnologias de ponta.

“Alguns dos principais benefícios que uma gestão logística atrelada a soluções tecnológicas traz, principalmente durante esse momento de crise, são maior eficiência nos processos, com monitoramento on-line e em tempo real, visão total da Supply Chain, redução de custos logísticos, entre outros. Não tem segredo, investir em tecnologia evita uma gestão baseada em suposições.”

Adotando os softwares

Sobre o que levar em consideração para se partir para o uso dos softwares de gestão de frotas, Menegatti, da Getrak, lembra que, como em qualquer negócio, é preciso partir do objetivo ou da meta – o que você espera conquistar com o uso do software de gestão da sua frota, considerando que ele é utilizado basicamente para três funções: segurança, eficiência logística e redução de custo.

Na parte de segurança, hoje é possível monitorar e prestar serviços de segurança para o motorista, para o veículo e para a carga. Na parte de eficiência logística, ainda mais nesse tempo de pandemia, existe uma demanda muito forte para melhorá-la.

“Então, caminhos, rotas, menores trajetos, caminhos com menos periculosidade, isso tudo aumenta muito a eficiência logística. Imagina um veículo que precisa sair de um ponto e durante o dia entregar itens e cargas em 10 ou 20 lugares diferentes. Se ele não tiver um bom planejamento logístico e um bom acompanhamento através de um software de gestão de frota, não se vai conseguir o resultado esperado.”

Em termos de redução de custo, Menegatti destaca que hoje é possível, por meio das plataformas de gestão, uma redução do consumo de combustível, de óleo, de pneus e uma série de outros aspectos que envolvem o caminhão ou o carro que está fazendo aquele trajeto, através do volume grande de telemetria aplicada, controle e acompanhamento dessa telemetria vinculada ao motorista.

“Temos uma conta mágica aqui: entendemos que se você tem mais de três veículos, já precisa de uma gestão mais digital. Até dois veículos, a gestão pode ser mais informal, mas acima de três já demanda alguns cuidados. Fazer gestão de frota é complexo, dada a quantidade de variáveis existentes, e negligencia-la, desde o início, gera efeitos nocivos à segurança e também econômicos”, aponta, de modo resumido, Suarez Filho, da KMM.

Gonçalves, da Opentech, lembra que, antes de tudo, é preciso avaliar a maturidade da empresa para investir em softwares de gestão de frotas. Entender a necessidade de transformação de cada processo, o investimento a ser feito e os benefícios são passos importantes a se considerar antes de procurar pelo melhor sistema de gestão.

“Na hora de avaliar a melhor empresa para fornecer o software, tenha em mente os seus valores, pois deve haver muita confiança e credibilidade em uma parceria como essa. Avalie a carteira de clientes dela para ver se o porte e potencial da empresa está de acordo com as suas necessidades. Não esqueça também de avaliar o quão importante a tecnologia é para a empresa no médio/longo prazo, pergunte sobre investimentos no desenvolvimento de novas soluções. Também é interessante que você peça cases de sucesso, acompanhe os resultados da empresa junto a outras. Avaliando esses pontos, acredito que você estará no caminho certo para contratar uma empresa que possa fornecer o melhor software de gestão de frotas”, completa o CEO da Opentech.

Mais enfático, Benetti, da Senior Sistemas, profetiza: “A partir do momento que você tem uma frota e não faz o controle, certamente a sua empresa está perdendo dinheiro. Para ter mais eficiência logística, organização e disponibilidade dos veículos para atuar, é preciso investir em tecnologia. A inserção dessa tecnologia também precisa estar conectada a outras aplicações da empresa, para que seja possível ter ganho de produtividade em todas as dimensões: na parte de documentos, custos de cada veículo, etc.”

O que pode dar errado

Como com qualquer software que você vai adotar na sua empresa, primeiro, se ele não for bem escolhido dentro dos objetivos propostos e se ele for mal conduzido na instalação e no acompanhamento do seus resultados, você não vai conseguir o resultado esperado e, claro, vai gastar dinheiro a toa. Então, é muito importante escolher um bom fornecedor, e que você tenha o histórico desse fornecedor e dessa tecnologia que está sendo contratada.

Segundo – ainda na análise do Menegatti, da Getrak –, estabelecer os objetivos, porque, assim, você vai escolher os módulos do software que efetivamente vai contratar e depois entender que ele faz efetivamente muita coisa – acompanha, gera relatórios e outras atividades, inclusive de forma preditiva e interativa – seja com o gestor da frota, seja com o motorista.

“Mas se você não tiver pelo menos uma equipe ou pessoas envolvidas nesse processo de acompanhamento, todo esse investimento vai por água abaixo. Então, é muito importante que você tenha, também dentro da empresa, pessoas envolvidas nesse processo de acompanhamento e gestão das informações geradas pelo software”, aconselha o CEO da Getrak.

De fato, Suarez Filho, da KMM, também destaca que normalmente o que dá errado na adoção de softwares de gestão de frotas é basicamente quem será alocado para essa atividade. Existem muitos softwares bons no mercado, e normalmente o que diferencia o sucesso dos projetos dessa natureza é o nível de informação que é repassado e, também, o engajamento do time e da empresa acerca desse tema.

“Olhando para nossa carteira, temos clientes que conseguem extrair um grande valor da ferramenta, e outros que não. O produto é o mesmo, mas as pessoas que conduzem e o engajamento são distintos.”

O erro está nos gestores que levam a frase “tempo é dinheiro” até as últimas consequências. Querem economizar em curto prazo e esquecem do médio/longo prazo, diz, agora, o CEO da Opentech

Gonçalves lembra que, como diz o escritor e especialista em produtividade e sucesso, Neil Fiore, é um mito dizer que tempo é dinheiro. Tempo é mais precioso que dinheiro. Citando Fiore, o tempo “é um recurso não renovável e, assim, uma vez que você o gasta, ele se foi para sempre”.

“O que quero dizer com isso é que você pode estar economizando hoje, mas amanhã aquela empresa e seus softwares de gestão de frotas trarão problemas e custos que poderiam ter sido evitados se você tivesse feito uma avaliação mais cuidadosa e planejada. Você não está gastando mais quando se alia a parceiros que podem oferecer as melhores tecnologias disponíveis no mercado, você está investindo agora para colher os resultados depois.”

Benetti, da Senior Sistemas, também lembra que todo projeto depende muito da união da empresa que está contratando com o fornecedor de software escolhido. Isso porque é preciso que o fornecedor tenha certa liberdade para mergulhar dentro da realidade da empresa, compreendendo as suas necessidades e desenhando uma estrutura que leve à resolução dos gargalos dessa empresa por meio de tecnologias.

O objetivo aqui é inserir o investimento em inovação dentro de um contexto de negócios para otimizar uma atividade, trazendo benefícios para todo o negócio. Portanto, é essencial essa parceria entre os dois lados – empresa e fornecedor de software.

Guimarães, da Veloe, completa, ressaltando que é difícil dizer o que pode dar errado, mas colocaria como o que pode ser um entrave e, como em todo novo sistema, seria no processo de adaptação do usuário à interface.  “E é um fator que nós nos preocupamos muito, e para que não dê nenhum problema nós oferecemos, dentro do Portal Alelo Frota, um ‘Manual do Cliente’. Nele, o usuário vai encontrar detalhadamente o passo a passo de cada processo do qual o portal é capaz de fazer. A central de atendimento, tanto do gestor quanto do usuário, funciona 24hs, sete dias por semana.”