Por que ter um ERP?

Com a globalização e a expansão das operações, cada vez mais as empresas necessitam de controles e processos bem definidos, por isso o ERP já é uma realidade nas grandes e médias empresas de todo mundo, pois a permite centralizar as informações, disponibilizando-as de maneira segura e organizada, com Dashboards para acompanhamento de dados de cada departamento das companhias. E as modificações não param por ai. Com a evolução do cloud computing, o ERP será ainda muito mais importante nas empresas, visto que o CRM já está totalmente pronto e funcionando na nuvem.

Executivos que ainda não adquiriram um ERP precisam se atentar à essa questão e investir na sua implementação o quanto antes. Algumas correntes defendem que o ERP “morrerá” nos próximos anos, mas isso não é verdadeiro, pois o mercado exige cada vez mais um maior detalhamento de informações em tempo real.

Vale lembrar que há pouco tempo as empresas faziam seus lançamentos das áreas: financeira, faturas, contábil, compras, vendas, entre outras apenas no fechamento do mês, ou seja, uma vez a cada 30 dias. Hoje, com o ERP, esses lançamentos são feitos em tempo real, visto que cada operação de compra, venda, ou de qualquer outro departamento podem ser analisadas a todo momento, seja ela em forma de relatórios ou via web.

Imagine no segmento educacional, por exemplo, o quanto o ERP é útil para uma universidade. Não é fácil unificar informações sobre milhares de alunos, cursos, classes, trabalhos e atividades apenas em papeis e planilhas. O ambiente virtual do estudante reúne informações de histórico, notas, presenças, calendário de eventos, mensalidades etc. Atualmente, já existem até cursos nos quais as avaliações são somente on-line.

Por tudo isso, não é justo associar ERPs à improdutividade. Pelo contrário, os projetos são muito benéficos, desde que sejam implementados corretamente. Principalmente no Brasil, que é tão carente de metodologias, parametrizações e procedimentos eficazes que simplifiquem o acesso à informação e agilizem processos.

Em instituições de todos os portes é comum nos depararmos com funcionários trabalhando de forma individualista. Cada um com seu documento de Excel, utilizando métodos administrativos próprios que geram confusão e retrabalho no momento da compilação de dados e relatórios. Estamos em um país onde boa parte dos negócios e organizações ainda são “verdes” e sem tradição em modelos organizacionais.

Com a expectativa da chegada de eventos de grande impacto econômico, como a Copa do Mundo e os Jogos Olímpicos, estamos em um momento propício para a mudança desse quadro. O problema é que poucas empresas de TI são realmente capacitadas para fazer uma instalação adequada, vantajosa e passível de trazer a tão esperada redução de custos para o cliente.

Implantar um ERP não é fácil ou rápido. Exige paciência, persistência, dedicação e, quando não é feito dessa maneira, o procedimento pode trazer problemas irreversíveis. De fato é um investimento de risco, mas ignorá-lo também pode ser perigoso se esse for o diferencial do seu concorrente. 

Há empresas que exigem rapidez para o término do processo, principalmente por conta da velocidade do mercado. Contudo, é preciso ser firme e convencê-las de que a metodologia bem aplicada, com envolvimento do cliente desde o início, é garantia de sucesso. A implementação em si é muito rápida, porém o tempo ideal de planejamento e consultoria leva de seis meses a um ano, o que às vezes equivale a 7 mil horas de trabalho.

Durante esse tempo, todas as “dores” da empresa devem ser ouvidas e os impactos previstos, pois, tais informações serão úteis para base e experiência em novos projetos. Ainda assim, cada caso é taylor made, ou seja, feito sob medida para atender exclusivamente às necessidades do cliente, conforme cultura e especificidade do negócio. Investimentos na qualificação dos funcionários também são sempre bem-vindos para atingir essa meta. Certificações como ISO 9.001, ISO 20.000, em ITIL e processos são o caminho para estar alinhado aos critérios cada vez mais exigentes de grandes fornecedores, além de ser um meio para promover maior reconhecimento e fidelização por parte dos clientes.

Claudio Torck – Diretor e Sócio da Digisystem