Reuniões eficientes precisam de um líder

Uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer concentrado em uma tarefa por no máximo 11 minutos. Uma vez que é incomodado, seja por um colega de trabalho, um e-mail ou um toque de telefone e sua atenção é desviada, essa pessoa leva em torno de 25 minutos para se concentrar novamente no que estava fazendo. Isso pode gerar uma perda de produtividade de até 2 horas diárias para esta pessoa, que se for uma empreendedora, normalmente vive reclamando do tempo escasso.

Afinal, como fazer reuniões eficientes? Quando discutir metas, trabalho e quando reunir a equipe para discutir resultados atingidos e realizar premiações por metas cumpridas? A presença da diretoria pode surtir mais efeito na reunião? Estas são algumas das questões que muitos empreendedores não sabem responder.

Ao conhecer Pavlov, Watson, Skinner, Rogers, McLelland e vários outros estudiosos da mente humana, tomei conhecimento de que comportamentos reflexos se dão pela ansiedade vivida ainda no ambiente uterino e que sensações do passado são atualizadas em nós o tempo todo.

Entretanto, descobri também que cobrar metas em uma empresa é muito mais eficaz na segunda-feira do que na sexta e que é melhor fazer pequenas reuniões para discutir temas específicos do que longos encontros que tratam de diversos assuntos da empresa.

Há muitas falhas na maioria das reuniões. Além destas duas citadas acima, poderia falar sobre os horários não cumpridos, o excesso de participantes em um encontro que discute assuntos não pertencentes a todos, um acúmulo de temas e, principalmente, a não objetividade e mantença de foco destas pessoas.

Para que a empresa seja organizada e os funcionários o vejam como um bom gestor, a sua presença, como líder nas reuniões, é essencial. Caso você tenha um outro compromisso inadiável no horário ou por algum motivo não possa participar do encontro, eleja um diretor de confiança para tomar as rédeas da reunião. No dia seguinte, chame estes participantes e mostre-se por dentro das pautas discutidas, se necessário, explicite seus argumentos.

Normalmente, os subordinados veem seus chefes como uma pessoa profissionalmente realizada e de sucesso. Devido a este pensamento, os inconscientes destes trabalhadores atuam de forma a venerar ou execrar os seus superiores. Este é mais um motivo para o qual seja necessária a presença do líder nas reuniões e no dia-a-dia do trabalho.

Luiz Fernando Garcia – Consultor especialista em manejo comportamental e empreendedorismo em negócios. É metodologista, empresário, palestrante e autor dos livros “Pessoas de Resultado”, “Gente que faz” e “O Inconsciente na sua Vida Profissional” da Editora Gente. É um dos quatro consultores certificados pelo ONU – Organização das Nações Unidas para coordenar os seminários e capacitar os coordenadores, facilitadores e trainees do Empretec/Sebrae.
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