O software de nossos sonhos

Se Logística significa abastecer nossos clientes, puxando a oferta conforme pede a demanda, me perguntava como seria o software ideal, capaz de otimizar o atendimento aos clientes, sem exigir em troca exorbitantes investimentos em capital investido em estoques?

Com esta questão encerrei – há dez anos atrás – o último capítulo do livro “Dinâmica dos Estoques”, descrevendo a visão de uma ferramenta de Service & Inventory Optimization (SIO) que na época ainda não existia. O propósito foi desafiar os desenvolvedores em nos entregar sistemas concebidos para atender as reais necessidades dos profissionais de Planejamento e Controle de Materiais (PCM), superando os sistemas baseados em paradigmas ultrapassados. Neste intervalo de tempo muito mudou, mas ainda poucos estão informados disto.

Para investigar os problemas e suas causas realizamos uma pesquisa entrevistando 36 profissionais qualificados diretamente envolvidos com Gestão de Estoques em empresas brasileiras de médio e grande porte. Esta pequena amostra serviu para demonstrar que estes profissionais não estão nada satisfeitos com as suas caríssimas soluções. Vejamos alguns sintomas:

• Observamos diversos cargos envolvidos com a gestão de estoques, desde analistas de materiais, coordenadores, passando por supervisores, gerentes de suprimentos e até mesmo diretores e sócios, indica que este assunto é mesmo relevante e estratégico.
• Sobre gastos administrativos, as equipes de gestão envolvem vários profissionais. Na amostra estão alocados 4,8 pessoas em média (varia bastante). Como estas pessoas não estão dedicadas em tempo integral exclusivamente nesta atividade, estimar de forma conservadora que, em média, são dedicados três pessoas, sendo um gerente e dois analistas. Aos valores de mercado, incluindo encargos, uma empresa de porte mediano facilmente alcança gastos administrativos com esta mão-de-obra na ordem de R$ 500 mil/ano.
• Com relação aos métodos empregados, apenas dois respondentes foram específicos com relação aos cálculos para disparo de suas necessidades e aprovisionamentos, que chamamos de gatilho (triggers). Cada empresa emprega um ou mais métodos, de forma ainda subjetiva e empírica. Isto reforça as observações em campo, onde pode ser observada a falta de uma metodologia padronizada, bem como a predominância de estratégias de gestão limitadas e ultrapassadas. Esta constatação demonstra a importância de um corpo de conhecimento em gestão de estoques, bem como uma taxonomia de modelos de gestão e de governança baseada em indicadores e melhores práticas focadas em gestão de estoques. A maioria me pergunta do que eu estou falando.
• Com relação aos parâmetros de gestão, apenas um dos entrevistados afirmou que realiza revisões frequentes, de forma que esta amostra se revelou preocupante.
• Em termos de previsão de demanda e gestão, as maiores dificuldades apontadas residem nos itens de demandas independente, sazonais e na classe MRO (itens de Manutenção, Reparos e Operações), bem como nos itens de baixa popularidade (denominados classe R ou movimentação muito lenta), sazonalidades, incertezas dos fornecedores e na acurácia dos dados do fornecedor.
• Em termos de competência técnica, algumas empresas reconhecem que seus analistas não estão bem preparados, no entanto nenhuma declarou planos para promover programas de melhor qualificação no tema.
• Todos declaram que existe necessidade de melhorias em seus sistemas de gestão (ERP/SCM/APS), e 86% dos entrevistados não souberam relacionar quais são as funcionalidades ou modelos de que necessita no exercício de sua atividade. Os usuários contornam as fraquezas das ferramentas desenvolvendo internamente soluções improvisadas em MS-Excel. No entanto, sem os conceitos e técnicas adequados, experimentam resultados inadequados. Entre os recursos desejados foram relacionados treinamento, suporte, flexibilidade, diversas variáveis, estoques por local, valores orçados, sugestões automáticas, dados do fornecedor e EDI.
• Com os resultados da pesquisa observamos que a satisfação dos usuários está comprometida. Alguns usuários se dizem receptivos e propensos à mudanças, no entanto se justificam pela dificuldade que encontram em sensibilizar seus executivos quanto à necessidade de investimentos. Apenas um respondente demonstrou maior grau de interesse e compromisso com uma mudança imediata, enquanto a maioria dos usuários desconhece ou não pesquisaram a oferta de soluções SIO e tão pouco o investimento requerido.

O que está acontecendo? Em síntese, os atuais problemas identificados com as soluções existentes residem nos seguintes queixas:

• As soluções ERP/DRP/SCM/APS falham em cumprir suas promessas.
• O atendimento aos clientes (Nível de Serviço e OTIF) continua comprometido e está piorando em função de maiores incertezas, pressões para redução dos estoques e interferências entre redes de suprimentos.
• Mesmo com iniciativas de produtividade orientadas pela filosofia de manufatura enxuta (TPS), seis sigma (6δ) e Teoria das restrições (TOC), o capital de giro investido em estoques continua elevado.
• Existe expressivo desbalanceamento dos estoques, isto é, diversos itens apresentam saldos elevados enquanto diversos outros estão em falta.
• Os modelos para automação da gestão de estoques são genéricos e simplistas demais.
• A visibilidade é inadequada e os indicadores não são capazes de mostrar detalhes de cada SKU/depósito.
• Além de sobrecarregados, diversos planejadores estão despreparados, sem a qualificação conceitual e sem ferramentas capazes;
• Estes fatos geram insatisfação entre todos os entrevistados. É diferente na sua empresa?

Qual é a novidade? Bem… Recentemente, com o avanço da capacidade computacional, surgiram vários softwares mais modernos, dos quais já identificamos até o momento pelo menos treze soluções comerciais nesta nova categoria de softwares, cuja  abordagem é coerente com os modernos conceitos e técnicas da Gestão Dinâmica dos Estoques (GDE), maximizando o nível de serviço enquanto minimiza os custos totais, de forma holística.

Você conhece SIO? A otimização do atendimento e dos estoques (Service & Inventory Optimization, ou SIO) é uma categoria de softwares para regulação diária e automática dos saldos adequados para cada item e depósito, maximizando o nível de serviço de itens de demanda independente ao custo mais efetivo.

Fonte: Adaptado de Dinâmica dos Estoques, Gasnier (2002)

Sistemas APS (Advanced Planning Systems) são boas soluções para otimizar ambientes fabris restritos. Por outro lado, os modernos SIO são add-ons avançados que rodam junto aos ERP transacionais, e cuja abrangência pode alcançar toda a malha logística. No entanto, nem todos os softwares SIO são efetivos, de forma que para sua adequada seleção, é preciso ponderar alguns critérios, tais como:

• Capacidade de interpretar demanda e oferta, regulando os parâmetros de gestão em função do nível de serviço requerido, diferenciado por item com granulometria diária por depósito.
• Capacidade de previsão dinâmica da demanda (talves até aplicando Inteligencia artificial através de algoritmos genéticos) e com expurgo de anomalias, aprendizado pela experiência, provisionando estoques de segurança e quantidades coerentes com eventuais tendências.
• Capacidade de tratamento de itens em situações especiais fora de regime, tais como novos produtos, descontinuado, sob encomenda e com restrições de validade.
• Processamento lógico baseado nas variações e nas restrições, propondo e ajustando os parâmetros de gestão do ERP sem customizações.
• Geração de mensagens de alerta para excesso de estoque e pedidos críticos.
• Permitir a manutenção de um Plano Mestre (MPS), possibilitando a integração com o processo Sales and Operations Planning (S&OP);
• Capacidade de ponderar fretes, custos de vendas perdidas e cash-to-cash, bem como respeitar restrições de lead time, armazenagem e transportes.
• Visibilidade: Recursos visuais para que se compreenda o que está acontecendo, através indicadores relevantes e oportunos.
• Facilidade de uso (não podendo ser restrito a especialistas onerosos).
• Intervenção: capacidade para usuários realizarem eventuais ajustes, podendo simular o impacto de suas  interferências.
• Solução que assegure ótima aderência entre o que foi planejado e o realizado.

Concluindo, estas potentes e efetivas soluções SIO preenchem uma lacuna estratégica que tínhamos no mercado, num momento em que o atendimento aos clientes está cada dia mais crítico, e o custo do dinheiro justifica iniciativas neste tema. O alerta aqui é que todo gestor de estoques, seja de produtos acabados, matérias-primas, MRO, varejo, hospitais, utilities ou peças de reposição precisa conhecer e avaliar esta solução para não se tornar obsoleto.