Uma questão de semântica

Muitas perdas, atrasos e confusões recorrentes nos pedidos, separações, entregas e recebimentos de mercadorias decorrem de falhas na infraestrutura dos dados de identificação e especificação dos materiais, serviços e locais (endereços). A solução envolve revisitar seus cadastros e colocar ordem na casa, promovendo uma faxina nos dados porque, se deixados a sua própria sorte, estes tendem ao caos. Você convive com tais transtornos? Como resolvê-los?

Cada dia mais empresas despertam para a importância de um sistema próprio de catalogação ou Padrão Descritivo de Materiais (PDM), como também é conhecido aqui no Brasil, ou ainda Master Data Management (MDM), ao redor do mundo.

Na prática, avaliando a Gestão dos Estoques em inúmeras empresas e melhorando o atendimento aos clientes/usuários, enquanto minimizamos o capital de giro investido em materiais através da regulação dinâmica dos estoques, temos nos confrontado com inúmeros problemas de baixa confiabilidade das informações dos cadastros.

A semântica trata da identificação inequívoca das coisas. Assim, temos recomendado aos nossos clientes que implementem sua Gestão de Cadastros iniciando pela elaboração de um manual que estabeleça e esclareça os procedimentos e ferramentas que facilitam a identificação, especificação, classificação, ontologia e parametrização de todos os materiais armazenados e ainda os serviços  controlados contabilmente em uma empresa e em suas relações comerciais, de maneira padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Em síntese, o PDM é um sistema de protocolos de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

•    Permite precisão na identificação dos materiais e serviços na empresa e nas suas relações comerciais.
•    Organiza processos e informações cadastrais, documentação e contratos.
•    Minimiza erros operacionais, não-conformidades e devoluções.
•    Previne falhas e, portanto, reduz custos operacionais.
•    Possibilita sanear e otimizar o capital de giro imobilizado nas empresas.
•    Agiliza os processos de suprimentos, armazenagem e atendimento de pedidos.
•    Viabiliza sistemas de resposta rápida através de códigos uni, bidimensionais e RFID.
•    Melhora a acurácia das informações, saldos e controles.
•    Melhora a rastreabilidade na cadeia de abastecimento.
•    Unifica sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento.
•    Auxilia nas incorporações e consolidações de diferentes estoques.
•    Suporta os processos de compras e vendas através de catálogos eletrônicos.

Em síntese, os principais elementos deste sistema envolvem a elaboração de um manual PDM, um sistema de identificação com máscara de códigos, um modelo inteligente de taxonomia, modelos PDM para especificação dos itens, procedimentos operacionais e, eventualmente, softwares de apoio, os quais comentaremos a seguir.

1.    Manual PDM: Estabelece e comunica as políticas, estratégias e regras operacionais relacionadas com a manutenção do cadastro de materiais e serviços de uma empresa. Este manual esclarece os termos, o formato do código e das especificações, unidades de medida e abreviações. Enfim, nivela o conhecimento entre os envolvidos relacionando todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como organização e estrutura da central de cadastramentos, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos e contratos, Indicadores para governança e processos de auditoria, bem como as atribuições e responsabilidades funcionais.

2.    Sistemas de identificação: Importante esclarecer que “a finalidade do código reside na identificação, não na catalogação”. Temos constatado que o equívoco mais usual nas empresas consiste em codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que “diferentes aplicações não deveriam determinar diferentes códigos”. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes atributos:

a.    Unicidade: Apenas um código para cada SKU (Stock KeepingUnits, ou unidades distintas mantidas em estoque).
b.    Simplicidade: Deve ser fácil de ser compreendido e utilizado por todos.
c.    Formato: Deve ser estruturado, de preferência com uma numeração sequencial automatizada.
d.    Conciso: Deve ser sucinto e objetivo.
e.    Expansividade: Deve suportar o crescimento das empresas usuárias.
f.    Operacionalidade: Deve ser prático e robusto.
g.    Versatilidade: Deve prever suas diversas aplicações.
h.    Estabilidade: Deve ser praticamente perene.
i.    Confiabilidade: Deve assegurar a identificação esperada.

3.    Descrições: Seja a curta ou a detalhada, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de sintaxe (redação), tamanho máximo, abreviações permitidas, caracteres separadores e vetados, bem como um modelo padronizado e um processo de qualidade para a sua validação.

4.    Modelos PDM: Entende-se por modelo, template ou estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e, eventualmente, complementares de cada família de itens, necessárias e suficientes para descrever o material ou serviço (endereços são mais simples). Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos. O resultado da estrutura PDM é uma descrição padronizada compreendida pelo mercado fornecedor, como por exemplo: “Chave Allen Formato: L Dimensão: jogo 1,5-10 mm Tamanho: curta Material:aco cromo vanádio Acabamento: fosfatizado Encaixe: reto”.
As características técnicas mandatórias servem para especificar ou caracterizar qualquer SKU. Adicionalmente, empregamos características complementares, que não distinguem uma SKU das demais, no entanto servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes, para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas se torna útil empregar algum software especializado para gerenciar os procedimentos operacionais durante a catalogação dos itens na central de catalogação.

5.    Taxonomia: Para classificar com semântica o universo de materiais e serviços com que opera a empresa, se faz necessário montar uma “árvore de PDM”, que é o agrupamento de SKUs baseado em critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características técnicas) mais relevantes daquele grupo. Aliás, dois modelos de classificação populares são:

o    Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Baseada no “Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias” para facilitar as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns. No Brasil a NCM está conjugada com a tabela de incidência de impostos sobre produtos industrializados (IPI), fundamental na fiscalização em aduanas.

o    A Lei 12.546 de 14/dez/2011 instituiu a Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS), especificamente para taxonomia de serviços tributados.

o    Classificação UNSPSC (Universal Standard Productsand Services Classification): Classifica os itens dentro de ramificações, seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais.

6.    Procedimentos:Formalizam os procedimentos para orientar os processos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro central. Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PDM, bem como para requisitar o cadastramento de novos materiais, a sincronização de dados e o saneamento de itens similares.

Encerrando, procuramos neste artigo esclarecer aos interessados pela organização e saneamento dos cadastros algumas práticas que temos empregado para que este processo não seja subestimado, invertendo a triste constatação que temos observado nas empresas que ainda não perceberam a importância deste tema. Pense nisto, jamais negligencie seus cadastros e termine com as confusões em seus processos logísticos.